業務マニュアル・手順書のテンプレート（Word・Excel・画面の写真の枠つき）

業務マニュアル・手順書とは、ある業務を、担当でない人でも同じ手順で、同じ結果になるように進められるよう、目的・前提・操作の順番・確かめることを書いた文書です。読む人がまず知りたいのは「何を、どの順で押せば終わるか」と「ちゃんとできたかをどう確かめるか」で、背景の説明はそのあとです。

このテンプレートは、1つの業務の手順書を、上から目的・対象・前提・手順・困ったとき・改訂の履歴の順に並べたものです。手順の表は、1行に1つの操作と、その画面の写真、終わったときに確認することを横に並べました。WordとExcelは同じ欄・同じ記入例で、Excel版には、部署の手順書を1行1つで並べて、月にかかる時間と見直しの期限を数式で出す「手順の一覧」のシートがあります。

テンプレートの中身（手順書と手順の一覧）

空欄のファイルの手順の表は6行で、画面の写真の枠が付いています。手順が多いときは、Wordでは表のいちばん下の行の右端の欄でTabキーを押して行を足し、Excelでは手順1つ分の行（5行）をコピーして挿入します。

WordとExcelのどちらを使う？

手順書を1つずつ作って共有フォルダやチャットで配るなら、Word版が手軽です。空欄のWordは、書く欄をクリックすると薄い文字の案内が消えます。画面の写真は、写真の枠の中をクリックして［挿入］→［画像］で貼ると、枠の幅に合わせて縮みます。

部署の手順書をまとめて管理したいなら、Excel版を使います。「手順書」のシートを業務ごとにコピーして増やし、「手順の一覧」に1行ずつ書き足すと、手順書のない業務や、しばらく見直していない手順書がわかります。どちらもGoogle ドライブに上げれば、Google ドキュメント・Google スプレッドシートで開けます。写真の位置や行の高さがずれることがあるので、配る前に印刷プレビューで確かめてください。

記入例：毎月の売上報告書を作る手順

記入例は、店舗別の月次売上報告の実物サンプルと同じ、架空のベーカリーのFC本部「株式会社こむぎ日和」の店舗運営部の手順書です。毎月の売上報告書を、「Excelで月次報告書を自動作成する手順」の形（POSのCSVをフォルダに入れ、Power Queryと関数で［すべて更新］する）で作るようにしたあとの、毎月の作業を書いています。報告書の型そのものは、売上報告書のテンプレートにあります。

手順は全部で約50分で、うち20分が所見を書く時間です。集計とグラフはブックが作り直すので、人が持つのは、元データを入れる、数字を確かめる、所見を書く、PDFにして置く、の4つだけです。手順8で使う送る前のチェックは、チェックリストのテンプレートの記入例に同じ報告書の分を入れています。

「困ったとき」には、[すべて更新]が止まったときのエラーの文（「列が見つかりませんでした」「DataSource.NotFound」）と直し方、突き合わせの差が0.0にならないとき、同じ月のCSVが2つ入ったときを並べました。改訂の履歴の第3版は、9月分で同じ月のCSVが2つ入って気づくのが遅れたため、手順5に「POSの画面の合計と比べる」を足した、という記録です。突き合わせの差だけでは二重に入ったCSVに気づけないので、人の確認を1つ足しています。

人名・時間・版の日付・文書番号は、記入例のために足したものです。社名・数字はすべて架空で、画面の写真は実在の画面ではなく、記入例のために描いた図です。

マニュアル・手順書の作り方

1. 誰が読むかを決める

最初に「読む人」の欄を埋めます。同じ手順でも、Excelでシートの切り替えと保存ができる人に向けて書くのか、パソコンに慣れていない新人に向けて書くのかで、1つの手順に書く細かさが変わります。迷ったら、いま担当している人ではなく、次に担当になりそうな人を読む人にします。担当が替わったときに使えなければ、手順書を作った意味が半分になります。

2. 実際に操作しながら書き出す

思い出しながら書くと、慣れた人が無意識にしている操作（ファイルの名前を変える、日付を1日にする、など）が抜けます。実際の作業の日に、操作するたびに1行ずつメモし、画面の写真もその場で撮ります。記入例の手順2「CSVの名前を変える」は、慣れた人が書き忘れやすい手順です。

3. 1つの手順に1つの操作を書く

1つの行には、1つの画面で終わる操作を1つだけ書きます。「CSVを出してフォルダに入れ、ブックを更新する」のように3つの操作を1行に詰めると、どこで止まったかがわからなくなり、確認することも書けません。操作の文は「どの画面の・どこを・どうする」の順にし、ボタンやメニューの名前は［ ］で囲んで、画面の文字と同じに書きます。

4. 画面の写真を撮り、押すところを赤い枠で囲む

画面の写真があると、読む人は文と画面を見比べながら進められます。Windowsでは、Windowsロゴキー＋Shift＋Sで画面の一部を切り取り、切り取った画像にペンや図形で印を書き込めます（Microsoft サポート：Snipping Tool を使ってスクリーン ショットをキャプチャする）。

• 画面全体ではなく、押すところのまわりだけを切り取る
• 押すところ・入れるところを、赤い枠で1か所だけ囲む
• お客様の名前・金額・パスワードなど、手順に要らない情報は塗りつぶす
• 画面が変わったら、文と一緒に写真も撮り直す（写真と画面が違うと、読む人の手が止まる）

5. 確認することを「終わった状態」で書く

確認することの欄には、その手順が正しく終わったときに見えるものを書きます。「確かめる」ではなく、「差が0.0になっている」「最初の行が1日、最後の行が末日」のように、見ればはい・いいえで答えられる形にします。数字で確かめられるときは、比べる先（POSの画面の合計など）も書きます。記入例の手順5は、この書き方の例です。

6. 困ったときと、今回分の作り方を書く

エラーが出たときに、読む人が最初に探すのはエラーの文です。表示された文をそのまま「起きたこと」に書き、原因と直し方を並べます。直し方がわからないときのために、誰に知らせるかと、今回分を手作業でどう作るかも書いておきます。締切のある業務では、仕組みを直すより先に、今月分を出すことを優先するためです。

7. 別の人に試してもらい、改訂の決まりを作る

書き終えたら、作った人とは別の人に、手順書だけを見て1回分を作ってもらいます。迷った手順、聞かれたことは、そのまま書き足します。改訂のときは、版を1つ上げ、最終更新日と改訂の履歴を書きます。見直しの間隔（記入例は12か月）を決めて、Excelの「手順の一覧」に最終確認日を入れておくと、見直しの時期が来た手順書がわかります。

手順の書き方：悪い例と良い例

Excelの「手順の一覧」の使い方

手順の一覧は、部署の業務を1行に1つずつ並べ、手順書がそろっているか、誰に時間が偏っていないかを見る表です。業務の棚卸しにも使えます。

記入例は、店舗運営部の12の業務です。基準日の11月4日で、月の時間の合計は10.0時間、期限切れが1件（新商品の販売数の集計）、まもなくが2件、最終確認日のない未確認が1件、副担当がいない業務が3件です。担当ごとの表では、小川さんの月の時間が5.4時間と多く、「POSのCSVの列名が変わったときに直す」は中村さんしかできないことがわかります。手順書を作る順番は、副担当のいない業務と、期限切れの業務からにします。

マニュアルと手順書の違い

呼び方に決まった区別はなく、会社によっては手順書を「作業マニュアル」と呼びます。このテンプレートは手順書の形ですが、目的と前提の欄に業務の決まりを書き足し、手順書をいくつか束ねれば、業務マニュアルとしても使えます。

よくある書き間違い

• 1行に操作をいくつも書く：どこまで終えたかがわからず、確認することも書けません。1行1操作にします
• 画面の名前と違う言葉で書く：「更新ボタン」と書いても、画面に「すべて更新」とあれば読む人は迷います。画面の文字をそのまま［ ］で囲みます
• 確認することがない：手順を終えても、正しくできたかがわかりません。終わったときに見えるものを書きます
• うまくいったときのことしか書かない：止まったときに読む人が手を止めてしまいます。困ったときと連絡先を書きます
• 版と日付がない：古い手順書を印刷したまま使われます。版・最終更新日・改訂の履歴を残します

自動化を頼んだときに受け取る手順書

報告書の自動化を社外に頼むときは、動く仕組みと一緒に、このテンプレートと同じ欄の手順書を受け取ります。毎月の操作、数字の確かめ方、止まったときの止め方と手作業への戻し方が書かれていないと、作った人がいなくなった時点で回らなくなるためです。手順書に入れてほしい項目と、納品の日に社内で確かめることは「レポートの自動化を外注する：仕組みごと納品してもらうときの確認項目」にまとめています。

おまかせレポートの自動化も、御社の環境で自動でレポートが出る仕組みを作り、手順書と一緒に仕組みごと納品します（月額の保守はありません）。記入例のような手順書を、仕組みに合わせて書いてお渡しします。

毎月の報告書づくりを楽にするには

手順書があれば、担当が替わっても毎月の報告書は回せます。それでも、毎月の数字の確認や所見の文、体裁を整える時間は残ります。

おまかせレポートは、毎月の売上報告書や月次レポートを、御社の書式のまま作るサービスです。元のデータを共有ドライブに入れていただくだけで作り、人が元データと数字を突き合わせてから納品します。所見やコメントは下書きとしてお渡しし、御社で確認して、御社の名前で出していただきます。ほかのテンプレートは報告書のテンプレートの一覧にあります。今お使いの報告書を1回分お預かりして、同じ型で作る無料のお試しも受け付けています。