報告書の書き方：仕事の報告書の型と例文、種類別の書き方

報告書とは、仕事で起きたことや結果を、それを知る必要がある人に伝え、判断や次の行動につなげるための書類です。上司に出す日報・月報、取引先に出す月次の報告書、トラブルが起きたときの報告など、相手と中身は違っても、書き方の基本は同じです。

先に結論を書きます。

• 本文は「結論 → 根拠の数字 → 理由 → 次の行動」の順に書く
• 5W1Hで抜けを確かめ、事実と推測・意見は文末で書き分ける。数字には比べる相手・単位・時点を付ける
• 写真は本文と同じ番号でつなぎ、場所・撮影日時・状態を添える

この記事は、レポート作成代行（おまかせレポート）を提供している inovie株式会社 が書いています。仕事で出す報告書の書き方を扱い、学校の課題のレポートや論文の書き方は扱いません。例文の会社・部署・数字はすべて架空です。点検報告書やオーナー報告書など、種類ごとの詳しい書き方は、後半の早見表から各記事へ進めます。

報告書の書き方の基本：どの報告書にも共通する型は？

報告書の読み手は、報告を読んで何かを決める人です。上司は指示を出し、取引先は次の発注や支払いを決めます。読み手が最初の数行で「何が起きたか」「自分は何をすればいいか」をつかめるように、どの報告書も次の4つの順で書きます。

例の数字は、おまかせレポートで作った広告運用の月次レポートのサンプル（会社名・数字は架空）のものです。

この順は、政府の文書の手引きとも合っています。文化審議会の「公用文作成の考え方」は、文書の構成について「結論は早めに示し、続けて理由や詳細を説明する」としています（公用文作成の考え方 Ⅲの4）。厚生労働省 福島労働局が公開している社会人のビジネスマナーの資料も、報告で伝えることを「結論～事実を簡潔にまとめて伝える」「理由～結論に至った理由を伝える」「経過～経緯を細かく伝える」の順に並べています（社会人のビジネスマナー（福島労働局）「仕事と情報伝達のマナー」）。

5W1Hで抜けを確かめる

書き終えたら、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）で抜けを確かめます。福島労働局の資料は、指示を受けるときや報告書を作るときに5W1H（金額・数量の How much を足した5W2H）を使うと、報告書の書き漏れが少なくなるとしています。「公用文作成の考え方」も、文の書き方として「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どうした」の基本的な語順を踏まえて書くよう勧めています（Ⅲの3）。

1つの文にすべてを詰め込む必要はありません。結論の文は短くし、5W1Hは報告書全体のどこかに入っていれば十分です。

事実と推測・意見を書き分ける

読み手は、確かめた事実と、書き手の見立てとで、受け取り方を変えます。「バッテリーの寿命です」と言い切ると事実に読め、「バッテリーの寿命と考えられます」と書けば見立てだとわかります。文末で書き分けます。

もう1つ気をつけたいのが、受け身の文です。「請求書に誤りが確認されました」と書くと、誰が気づいたのか、誰の誤りなのかがぼやけます。「公用文作成の考え方」も、受身形は文の構造を難しくしたり、責任の所在をあいまいにしたりする場合があるとしています（Ⅲの3）。トラブルの報告では「当社の担当者が、請求書の誤りに気づきました」のように、主語を書きます。

数字は、比べる相手・単位・時点とセットで書く

「対応件数は18,436件でした」だけでは、多いのか少ないのかがわかりません。数字には、比べる相手（目標・前回・前年同月）と単位、いつの時点の数字かを付けます。

割合が変わったときは、「%」と「pt（ポイント）」を分けます。応答率が95.1%から96.2%になったのは「1.1pt上がった」です。「1.1%上がった」と書くと、95.1%の1.1%分だけ上がった（約96.15%になった）とも読めてしまいます。上の表の対応件数・応答率はBPOの月次業務報告書のサンプル、入居率はオーナー月次報告書のサンプルの数字です（どちらも架空）。

「公用文作成の考え方」は、「幾つか」「早めに」のような程度や時期を表す言葉はあいまいになりやすいので、数や量はできる限り具体的な数字で、時期は日付や時間で示すよう勧めています。例として「早めに → １週間以内（5月14日正午まで）に」を挙げています（Ⅱの5）。書き方の決まりとしては、横書きでは算用数字を使う、大きな数は3桁ごとにコンマで区切る、兆・億・万は漢字にする（「1,240万円」）、「3か所」「7か月」と書く、などがあります（Ⅰの4）。報告書の中で、同じ書き方にそろえておきます。

写真は、番号で本文とつなぐ

写真は、文より先に見られます。写真だけを並べると、どこの何の写真かが伝わりません。報告書に写真を添えるときは、次の5つを守ります。

1. 写真に番号を振り、本文や一覧の同じ番号とつなぐ（「写真 No.1」）
2. 1枚ごとに、場所・撮影日時・何がどういう状態か、を添える
3. 場所がわかる「引き」と、状態がわかる「寄り」を組にする。ひび割れの幅のように大きさが大事なものは、メジャーなどを当てて撮る
4. 写真そのものは加工しない。指摘箇所に丸や矢印を入れるときは、元の写真も残す
5. 場所がわかりにくいときは、間取り図や位置図を添える

国の営繕工事の写真の決まりである営繕工事写真撮影要領（令和5年改定）も、工事名・撮影部位・撮影時期・施工状況などを書いた黒板（白板）を写真に写し込むこと、工事写真の編集をしないこと、撮影箇所がわかりにくいときは撮影位置図や平面図を添えることを決めています（3.(3)、4、5.(3)）。黒板までは使わない社内や取引先向けの報告書でも、何の写真かを写真と一緒に残す、加工しない、位置図を添える、という考え方はそのまま使えます。

おまかせレポートで作った、設備の定期点検報告書のサンプルの4ページ目です（表紙を1ページ目として数えています。会社名と数字は架空で、写真は画像生成で作ったイメージです）。写真ごとに番号・撮影日時・場所・状況・対応案がそろっているので、写真だけを見ても何の指摘かがわかります。→ 点検報告書のサンプルを全ページ見る

点検の写真の撮り方と並べ方は「点検報告書の書き方」、Excel に写真をまとめて貼る手順は「Excelで写真付き報告書を作る方法」にまとめています。

報告書の構成は？1枚目に置くもの

報告書は、上から次の順に並べます。読み手は1枚目だけを読んで判断することもあるので、結論と次の行動までを1枚目に入れます。

表題には、何の報告かがわかる言葉を入れます。「報告書」とだけ書くと、あとで探すときに困ります。上司に出す業務報告書の7つの項目と記入例は「業務報告書の書き方」で説明しています。

社内向けと社外向けで変えるところ

型は同じで、言葉と「次の行動」の書き方が変わります。

社外向けの報告書でよく見かけるのが「ご報告させていただきます」です。文化審議会の答申「敬語の指針」は、「（さ）せていただく」は、相手の許可を受けて行い、そのことで恩恵を受ける場合に使う形だと説明しています。許可を受ける場面でなければ、「発表させていただきます」より「発表いたします」のほうが簡潔だとしています（敬語の指針 第3章 第2の6）。報告書なら「ご報告いたします」で足ります。

報告書の例文：悪い例と良い例12組

社内の報告、取引先・お客様への報告、トラブルの報告を4組ずつ並べます。会社・部署・数字はすべて架空です。広告・点検・オーナーの例は、おまかせレポートのサンプルと同じ数字にしています。

社内の報告（研修・出張・会議・調べもの）

4は、比べた結果（費用・取り込めるかどうか）が事実で、「B社をおすすめします」が意見です。おすすめを先に書き、根拠の事実を続けます。

取引先・お客様への報告（運用・点検・賃貸管理・進捗）

8のように予定どおりのときは、理由を省いてかまいません。そのかわり、「予定どおり」を数字で示し、相手にお願いしたいことを期限つきで書きます。広告の考察の書き方は「広告レポートの考察の書き方と例文50」、点検の所見は「点検報告書の書き方」に、例文をまとめています。

トラブルの報告（納期の遅れ・請求の誤り・誤送信・作業中の破損）

トラブルの報告は、お詫びを1回にして、事実と数字を先に書きます。「一部」「少し」「都合により」は、読み手がいちばん知りたい「どれだけ」「なぜ」をぼかす言葉です。

トラブルは、第一報・続報・完了報告に分ける

トラブルは、原因がわかるのを待っていると、相手が手を打つ時間がなくなります。まず第一報で、わかっている事実と取った対応を伝えます。わかっていないことは「まだわかっていない」と書き、次にいつ報告するかを約束します。

完了報告では、経緯の要約、原因、今後の防ぎ方を1枚にまとめます。作業のあとに出す報告書の書き方は「作業報告書の書き方」で、悪い例と良い例を並べています。

種類別の早見表：誰に・いつ・何を書くか

ここまでの型は、どの報告書にも使えます。そのうえで、報告書の種類ごとに、読み手と出す時期、中心に書くことが変わります。種類ごとの書き方とテンプレートは、表のリンク先にまとめています。テンプレートは登録なしでダウンロードできます（テンプレート一覧）。

社内に出す報告書

経営・会計の報告

取引先に出す月次の報告書・レポート

建物・現場の報告書

賃貸管理の報告書

提出する前のチェックリスト

出す前に、次の12項目を確かめます。とくに表題・期間・日付の写し残しは、前回のファイルを開いて作るほど起きやすくなります。

中身

1. 最初の段落に結論がある
2. 数字に、比べる相手（目標・前回）と単位・時点が付いている
3. 事実と推測・意見を、文末で書き分けている
4. 「早めに」「順調」「一部」が、日付・数・状態に置き換わっている
5. 次の行動に、担当と期限がある
6. 相手に決めてほしいことを、最後に分けて書いている

数字と写真

7. 本文と表の数字、表の合計と内訳が合っている
8. 割合の増減で「%」と「pt」を使い分けている
9. 写真の番号が本文と合っていて、場所・撮影日時・状態が添えてある

形式

10. 表題・期間・日付・宛先が、今回のものになっている
11. 社外向けに、社内の略語・案件コード・内部のメモが残っていない
12. 相手と決めた書式・ファイル名・送り方になっている

毎月の報告書を送る前に使える形にした月次レポートを送る前のチェックリスト（PDF・無料）もあります。

毎月の報告書を楽にするには？

報告書のうち、手間が大きいのは、毎月同じ型で数字を集めて表とグラフを作る月次の報告書です。取引先や物件、店舗の数だけ報告書があると、月初の数日に作業が重なります。楽にする方法は3つあります。

• テンプレートで型を固定する：本数が少なく、数字の元が1つか2つなら、これで足ります。表題・期間の写し残しに気をつけます（テンプレート一覧）
• 集計と転記を自動にする：元データの形が毎月同じで、社内に直せる人がいるときに向きます。理由と次の行動の文、最後の確認は人に残ります（月次報告書を自動作成する6つの方法、生成AIで所見を下書きする方法）
• 作成を任せる：本数が多い、宛先ごとに書式が違う、締めから提出までが短いときに向きます（月次レポート・報告書の作成代行とは）

おまかせレポートは、毎月同じ型で作る報告書の作成を引き受けます。データは共有ドライブに入れていただくか送っていただくだけで、御社のテンプレートと書式のまま作り、人が元データと数字を突き合わせて確かめます。所見やコメントは下書きとしてお渡しし、御社で確認したうえで、御社の名前で出していただきます。料金は、初期費用0円、基本料金 月額3万円（税別、5件まで）で、6件目から1件 月5,000円（税別）です（最低契約期間6ヶ月）。取引先ごとに業務報告書を出している BPO・業務委託の会社向けの案内は「BPO・業務委託の月次報告書の作成代行」にあります。今お使いの報告書を1本お預かりして、同じ型で1回分を作る無料のお試しも受け付けています。