経緯報告書（経緯書・経過報告書）のテンプレート（Word・Excel・社外向け・社内向け）

経緯報告書とは、トラブルや事故など、起きたできごとについて、いつ・何が起き・誰が何をしたかを時系列で並べ、原因と今後の対策と一緒に、取引先や上司に伝える書類です。経緯書や経過報告書とも呼ばれます。読み手が知りたいのは「何が起きて、どれだけの影響があったか」「今はどうなっているか」「なぜ起きたか」「同じことはまた起きないか」の4つです。

このテンプレートは、取引先にお詫びと経緯を説明する社外向けと、上司に報告する社内向けの2種類を、WordとExcelで同じ欄にしたものです。どちらも、日時・事実・対応・確認したことの4列の時系列の表を中心に、報告の段階（第一報・続報・完了報告）を書く欄があります。Excelでは、発生した日時・気づいた日時・収まった日時を入れると、気づくまでと収まるまでの時間が数式で出ます。

テンプレートの中身（社外向け・社内向け）

Excelは「社外向け」「社内向け」の2シートで、どちらもA4縦1枚に縮めて印刷します。Wordは社外向け・社内向けを別のファイルにし、A4縦2ページにしています。空欄のWordは、書く欄をクリックすると案内の薄い文字が消えます。

経過時間の数式は「収まった日時−発生した日時」の引き算で、24時間を超えても「41時間25分」のように時間で出します。日時は「2026/10/31 18:05」の形で入れます。どれかの日時が空欄のうちは、経過時間も空欄のままです。

第一報・続報・完了報告：いつ、何を出すか

トラブルは、原因がわかるのを待たずに第一報を出し、続報と完了報告で埋めていきます（報告書の書き方の記事の「トラブルは、第一報・続報・完了報告に分ける」と同じ考え方です）。経緯報告書は、どの段階でも同じ型で出せるようにしています。

第一報と続報は、メールの本文や電話で伝えることが多く、完了報告にこの経緯報告書を添えると、相手が社内で回したり保管したりしやすくなります。第一報から報告書の形で出すときは、「報告の段階」を第一報にし、時系列の表は気づいたところまで、原因の欄は「まだわかっていません」と書きます。

記入例：問い合わせフォームの不具合（Webサイトの運用会社 → お客様）

記入例は、報告書の書き方の記事のトラブルの例文22〜24と同じできごとです。Webサイトの運用を請け負う架空の会社「株式会社あさひウェブ」が、お客様（架空の「サンプル住建株式会社」）のサイトの問い合わせフォームの不具合を報告します。例文24の完了報告にある「経緯は、別紙の時系列の表にまとめています」の別紙にあたるのが、この経緯報告書です。

社内向けの記入例は、同じできごとを運用チームから制作部長に報告するものです。社外向けと比べて、原因を「直接の原因」と「気づくのが遅れた原因」に分け、再発防止策にほかの12サイトの確認を足し、相談の欄で部長にお願いしたいことを書いています。

日時（10月31日18時5分、11月2日9時20分・9時50分・11時30分）と17件、11月9日からの自動の試し送信は、記事の例文と同じです。会社名・人名と、第一報・続報・ご指示・ご連絡の時刻、最後に届いた時刻、試しの送信の回数、社内向けの中身は、記入例のために足した架空のものです。

項目ごとの書き方

件名と報告の段階

件名は「何の経緯の報告か」がわかるように書きます。「ご報告」だけでは、相手が後から探せません。報告の段階は第一報・続報・完了報告から選び、これまでの報告の日時と、次に報告する日時を書きます。完了報告なら、次の報告は「なし」と書き、ここで報告を終えることをはっきりさせます。

発生・気づいた・収まった日時

3つの日時を分けて書くと、「起きてから気づくまで」と「気づいてから収まるまで」のどちらが長かったかが見えます。記入例では、気づくまでが39時間15分、収まるまでが41時間25分で、気づいてから直すまでは2時間10分でした。対策の中心が「早く気づく仕組み」になるのは、この数字からです。

概要・結論

最初の2〜3文で、何が起きて、どれだけの影響があり、今どうなっているかを書きます。時系列の表を読まなくても、ここだけで全体がわかるようにします。お詫びは前文で1回にし、概要は事実と数字で書きます。

時系列の表（日時・事実・対応・確認したこと）

1行に1つの時刻を書き、その時刻に起きたこと・わかったことは「事実」、自分たちがしたことは「対応」、確かめたことは「確認したこと」の列に分けます。分けておくと、「いつ気づいて、何分後に手を打ったか」「直したことを、どうやって確かめたか」が表から読めます。原因がわかった時刻も、事実の列に1行として書きます。

日付が変わる行と、最初の行には日付と曜日を入れます。同じ日の行は時刻だけで構いません。「〜18:20」のように幅のある対応は、行を分けずに対応の列に時間の幅を書きます。

原因

社外向けは、相手に関係する範囲で、何が起きたかがわかるように書きます。社内向けは、直接の原因と、気づくのが遅れた原因（または防げなかった原因）を分け、人の名前ではなく、手順や仕組みのどこに穴があったかとして書きます。まだわからないことは「まだわかっていません」と書き、いつまでに調べるかを添えます。

今後の対策・再発防止策

対策ごとに、担当と、いつから始めるか（いつまでにするか）を書きます。「再発防止に努めます」「注意を徹底します」は、何を変えたかが伝わりません。記入例のように、作業の手順書に何を足したか、どんな仕組みを入れるかまで書きます。

ご確認のお願い・相談

社外向けは、相手に確かめてほしいこと、決めてほしいことを期限と一緒に書きます。社内向けは、上司に決めてほしいこと、手伝ってほしいことを書きます。ないときは「特にありません」と書きます。

経緯報告書の例文

記入例とは別の場面の例文です。会社・数字はすべて架空です。

例文の「概要」は、遅れる数と新しい日時、理由、予定どおりの分の順で書いています。「原因」は、どこで間違え、どの手順がなかったかの2つに分けています。「再発防止策」は、何を・誰が・いつまでにを1行にそろえています。

よくある書き間違い

• 時系列の表に、事実と対応と推測が混ざる：「〜と思われる」は表に入れず、原因の欄に「推測」と分けて書きます
• 時刻がない、または「午前中」「夕方」とぼかす：わかる範囲で分単位まで書きます。わからないときは「9時ごろ」と書き、ぼかしたことがわかるようにします
• 気づいた日時を書かない：発生した日時だけでは、気づくのが遅れたのか、直すのに時間がかかったのかがわかりません
• お詫びの言葉を何度も繰り返す：お詫びは前文で1回にし、本文は事実と数字で書きます
• 「再発防止に努めます」で終わる：何を、誰が、いつから変えるかを書きます

経緯報告書・クレーム報告書・障害報告書・事故報告書の使い分け

どれもトラブルのあとに出す書類ですが、何から始まったかで使い分けます。

お客様のお申し出から始まったトラブルでも、取引先の会社に経緯を説明するときは、この経緯報告書の社外向けを使うことがあります。そのときは、お客様のお申し出を受けた日時を、時系列の表の最初の行に書きます。

毎月の報告を楽にするには

経緯報告書は、トラブルが起きたときにそのつど書く書類です。一方で、記入例のような Web の運用会社がお客様に毎月出す運用のレポートや、SEO・広告の月次レポートは、毎月同じ型で数字を入れ替えて作ります。記入例の社外向けにある「今後の対策の実施の状況は、11月の定例のご報告でお知らせします」のように、トラブルのあとの対策も、毎月のレポートで続けて報告することになります。

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