出張報告書のテンプレート（Word・Excel・商談・視察・展示会の例文つき）

出張報告書とは、出張の目的、行った先と日程、結果、次にすること、かかった経費を、上司や会社に伝える書類です。視察報告書や展示会の報告も、同じ型で書けます。上司が知りたいのは「目的は果たせたか」「次に何をするか」「経費はいくらか」の3つです。

このテンプレートは、出張報告書をA4縦の1枚（Wordは2ページ）にまとめたものです。日程の表のすぐ下に「結果（結論を先に）」の欄を置き、決まったことと数字を最初に書く形にしました。次の行動は、担当と期限を付けた表にします。経費の表は、Excelでは合計と、仮払金を引いた精算額を数式で出します。WordとExcelは同じ欄・同じ記入例です。

テンプレートの中身（出張報告書の欄）

出張の種類は、商談・視察・展示会・研修・会議・その他から選べます。経費の区分は交通費・宿泊費・日当・その他、領収書は「あり・なし」から選べます。空欄のファイルの経費の表は7行です。

WordとExcelのどちらを使う？

Excel版はA4縦1枚で、経費の合計と精算額を数式で出します。経費の行が多い出張や、出張のたびにシートを足して1つのファイルにまとめたいときに向いています。Word版は同じ欄をA4縦2ページにしたもので、1ページ目に出張の概要・日程・結果・わかったこと、2ページ目に次の行動・経費・上司のコメントを置いています。文章を多めに書く視察の報告や、会社の書式がWordで決まっているときに向いています。Word版には数式がないので、経費の合計と精算額は足し引きして書き入れます。

記入例：大阪の取引先への冬のギフトの商談（1泊2日）

記入例は、架空の食品会社「みなと食品株式会社」の営業担当が、大阪の取引先（架空の「サンプルストア株式会社」）に、冬のギフト2品を提案しに行った出張です。

経費の表は、次のとおりです。金額は記入例のための架空の数字で、実際の運賃や宿泊費は、時期や割引の有無で変わります。

精算額は「合計−仮払金」で、マイナスは会社に返す額、プラスは会社から受け取る額です。記入例では、仮払金50,000円に対して経費が46,620円だったので、3,380円を返します。仮払金を受け取っていないときは空欄にすると、精算額は合計と同じになります。

社名・人名・商品・店舗数・金額はすべて架空です。

項目ごとの書き方

出張の概要：種類・期間・出張先・目的

目的は、出張の前に上司と話した内容を1文で書きます。「〇〇社訪問」ではなく、「冬のギフト2品を、関西の店舗で扱っていただくための商談」のように、何を決めに行ったかを書きます。目的がはっきりしていれば、次の「結果」の欄で、果たせたかどうかを書けます。期間には何泊何日かを、出張先には会社名と場所を書きます。

日程と行き先

日付・時間・行き先・会った人・内容を、時間の順に1行ずつ書きます。会った人は、名前を書けない場合でも「バイヤー2名」「工場長」のように役割と人数を書きます。移動の行も入れておくと、経費の表と照らし合わせやすくなります。

結果：結論を先に

報告書を開いた上司が、最初に読む欄です。決まったこと、決まらなかったこと、数字（件数・金額・店舗数）を、「・」で1行ずつ書きます。決まらなかったことは、いつ答えが出るかまで書きます。記入例は「佃煮のギフトは、10月30日までにお返事をいただく」と書いています。

相手の言葉に頼る数字は、誰の見立てかを添えます。記入例の「初回の発注は計1,140セットの見込み（バイヤーの見立て）」のように書けば、確定した数字と取り違えられません。

詳しい内容・わかったこと

相手から聞いたこと、現地で見たことを、「・」で1行ずつ書きます。聞いた話と自分の考えは分けて書きます。「バイヤーによると、〜」は聞いた話、「〜と考えます」は自分の考えです。次の商談や、社内のほかの部署の判断に使える情報（売れ筋の価格帯、売場の変更の予定など）を優先して書きます。

次の行動

行動、担当、期限を表にします。自分以外の部署に頼むことも、担当の欄に部署名を書いて入れておきます。記入例の「店頭のPOPの案を作る（販促課）」のように書いておけば、上司が販促課に声をかけるきっかけになります。

経費と精算

日付、区分、内容、金額、領収書の有無を1行ずつ書きます。内容には、区間や泊数など、あとで確かめられることを書きます。Excel版では、金額を入れると合計が、仮払金を入れると精算額が数式で出ます。

日当の額、宿泊費の上限、領収書が要るかどうか、精算の方法は、会社の出張旅費の規程に従ってください。このテンプレートは金額を足し引きする欄だけで、精算の決まりや経理の扱いは決めていません。分からないときは、社内の経理の担当者に確かめます。

上司のコメント

上司が書く欄です。次の行動への指示や、ほかの部署への展開を書いてもらいます。記入例では「12月に欠品が出ないよう、製造部と生産の計画を確かめてください」と書かれています。

出張報告書の例文3つ（商談・視察・展示会）

例文の社名・数字はすべて架空です。

例文1：商談（記入例）

例文2：視察（同業の物流センター）

視察の報告では、先方の数字（約120行）と自社の数字（85行）を並べ、どちらが先方の説明でどちらが自社で測った数字かを書き分けます。

例文3：展示会（出展した展示会の報告）

この例文は、報告書の書き方の「出張の報告」の良い例と同じ場面です。展示会の報告では、名刺の枚数だけでなく、見積りや商談につながった件数と、次に連絡する期限を書きます。

よくある書き間違い

• 日程を並べるだけで、結果がない：「10時 〇〇社訪問、14時 〇〇社訪問」だけでは、目的を果たせたかがわかりません。結果の欄に、決まったことを先に書きます
• 「好感触でした」で終わる：相手の反応ではなく、決まったことと、決まらなかったことの答えが出る日を書きます
• 次の行動に担当と期限がない：「見積りを検討」では、誰がいつまでに出すのかがわかりません。担当と期限を表にします
• 聞いた話と自分の考えが混ざる：「売れると思います」が相手の言葉か自分の考えかで、上司の判断が変わります。「〇〇によると」と書き分けます
• 経費の書き漏れ・仮払金の精算忘れ：領収書と表の金額を突き合わせ、仮払金を受け取ったときは精算額まで出します

ほかの報告書との使い分け

研修のための出張なら、学んだことは研修報告書、日程と経費は出張報告書と分けると、上司と経理の担当者がそれぞれ必要なところだけを読めます。報告書の書き方の基本は「報告書の書き方：仕事の報告書の型と例文」にまとめています。

毎月の報告書づくりを楽にするには

出張報告書のような1回ごとの報告は、このテンプレートで足ります。手間がかかるのは、毎月同じ型で出す報告書です。営業の月報、店舗別の売上報告、取引先への月次報告などは、数字の転記と集計、前月との比較、所見の文、体裁を整えることが、毎月の締めのたびに重なります。

おまかせレポートは、毎月の報告書や月次レポートを、御社の書式のまま作るサービスです。元のデータを共有ドライブに入れていただくだけで作り、人が元データと数字を突き合わせてから納品します。所見やコメントは下書きとしてお渡しし、御社で確認して、御社の名前で出していただきます。ほかのテンプレートは報告書のテンプレートの一覧にあります。今お使いの報告書を1回分お預かりして、同じ型で作る無料のお試しも受け付けています。