議事録のテンプレート（Word・Excel・3つの型と書き方・例文）

議事録とは、会議で決まったことと、誰が・何を・いつまでにするか（宿題）を、出席者と欠席者が同じ認識で持てるように残す書類です。会議録、議事メモとも呼ばれます。読む人がまず知りたいのは「何が決まったか」と「自分は何をすればいいか」で、話し合いの経緯はそのあとです。

このテンプレートは、議事録を3つの型にしたものです。社内の定例会議、取引先との打ち合わせ、決まったことと宿題だけの簡易版で、どれも決まったことと宿題を先頭に置きました。WordとExcelは同じ欄・同じ記入例で、Excel版には、会議をまたいで宿題を書き足していく「宿題の一覧」のシートがあります。状況を入れると、期限切れの宿題が数式でわかります。

取締役会・株主総会の議事録は、会社法（第318条・第369条）で、法務省令で定めるところにより作ることとされているため、このテンプレートでは扱っていません（取締役会の資料と議事録のつながりは「取締役会資料の作り方」にまとめています）。

テンプレートの中身（3つの型と宿題の一覧）

決まったことの表には、どの議題で決まったかの番号の列があります。宿題の表は「宿題（何を・どこまで）・担当・期限」の3つを1行に書く形で、担当と期限のない宿題が残らないようにしています。Excelでは、前回までの宿題の状況（未着手・対応中・完了・取りやめ）と、取引先との打ち合わせの宿題の会社（貴社・当社）を、一覧から選べます。

WordとExcelのどちらを使う？

議事録を1回ずつ書いてメールやチャットで配るなら、Word版が手軽です。空欄のWordは、書く欄をクリックして書き始めると、薄い文字の案内が消えます。表の行は、いちばん下の行の右端の欄でTabキーを押すと足せます。

同じ顔ぶれで毎月・毎週開く会議なら、Excel版が向いています。1つのファイルに会議ごとの議事録のシートを足していき、宿題は「宿題の一覧」に書き足します。前回までの宿題が終わったか、期限を過ぎていないかを、次の会議の前に一覧で確かめられます。ファイルをGoogle ドライブに入れると、Google スプレッドシートやGoogle ドキュメントでも開けます。罫線や行の高さがずれることがあるので、配る前に印刷プレビューで確かめてください。

記入例：社内の定例会議・取引先との打ち合わせ・簡易版

記入例の会社・人・数字はすべて架空で、3つとも、ほかのテンプレートの記入例の続きです。

社内の定例会議：設備管理部の11月の定例会議

基本の報告書の社内向けの記入例「点検報告書の作成時間の調査結果」を、業務管理課の山本さんが11月2日の定例会議で報告した、という場面です。報告書の「今後の対応」と「相談」が、会議の決まったことと宿題に入っています。

宿題は次の5件です。

③のように、その場で決めきれないことも「いつ・何を見て決めるか」までを決まったことに書きます。

取引先との打ち合わせ：Webサイトのリニューアルの定例会議

進捗報告書の記入例と同じ、Web制作会社「株式会社ことのは制作」と発注者「株式会社つばめ運輸」の、10月28日（水）の定例会議（オンライン・30分）です。制作会社の西田さんが作り、先方に送った議事録という設定です。

相手にお願いしたことも宿題の表に書き、「会社」の列で貴社と当社を分けます。相手は自分の宿題だけを拾えます。

簡易版：サポート部門の10月の運用会議

研修報告書の記入例で、上司が「10月の運用会議で、ほかのリーダーにも紹介してください」とコメントした、その会議です。決まったことは「チェックシート（8項目）を11月から全チームで使う」など3つ、宿題は3件です。30分ほどの会議なら、この3つの欄で足ります。

項目ごとの書き方

会議名・日時・場所

会議名は、あとで探せるように毎回同じ呼び方にします（「設備管理部 定例会議（11月）」など）。日時には曜日と終わりの時刻も書きます。オンラインの会議は、場所に「オンライン（ビデオ会議）」と書きます。

出席者・欠席者・記録者

議長や進行役には「（議長）」と付けます。取引先との打ち合わせでは、相手の会社と自社を分けて書き、相手には「様」を付けます。欠席者を書いておくと、議事録を誰に送るべきかがわかります。記録者は、内容について問い合わせる先になります。

1. 決まったこと

決まったことだけを、1行に1つ、「〜する」と言い切りで書きます。日付・数・範囲を入れると、あとで読み違えません。「写真のファイル名をそろえる」ではなく「11月16日（月）の点検から、写真のファイル名を『物件名_項目_番号』にそろえる」と書きます。議題の番号を添えると、経緯を議題ごとの記録から追えます。

2. 宿題（誰が・何を・いつまでに）

宿題は、何を・どこまでするか、担当、期限の3つを1行に書きます。担当は名前で書きます。2人で分けるときは2人の名前を、全員でするときは結果を誰に集めるかまで書きます（記入例の簡易版では「かかった時間を森田に送る」）。期限は「来週中」ではなく日付と曜日で書きます。

3. 前回までの宿題の確認（定例会議）

前回の議事録の宿題を写し、会議の時点の状況を書きます。期限を過ぎて終わっていないものは、メモに「いつ終えるか」を書き直します。会議の最初にこの欄を読み合わせると、終わっていない宿題がそのまま流れません。

3. 決まっていないこと（取引先との打ち合わせ）

持ち帰りになったことを、「いつ・誰が決めるか」と一緒に書きます。決まっていないことを書いておくと、相手が「決まったと思っていた」と受け取るのを防げます。

4. 議題ごとの記録

議題ごとに、報告された数字と事実、出た意見の要点を書きます。発言をすべて写す必要はありません。名前を書くのは、報告した人、反対や条件を出した人など、あとで誰の考えかが要るところだけです（「外部に任せる件は、費用を見てから決めたい（田中部長）」）。

5. 次回

次回の日時・場所と、予定の議題を書きます。今回の宿題の結果を聞く議題を入れておくと、次の会議で宿題の確認が抜けません。

議事録の例文：悪い例と良い例

悪い例は、発言を順に並べた議事録です。読む人は、最後まで読まないと何が決まったのかがわかりません。良い例は、同じ会議を決まったことと宿題から書いたものです。例文は記入例と同じ架空の会議です。

例文1：社内の定例会議（外部に任せる件）

• 悪い例：「山本：10月の点検報告書は1件74分でした。小林：写真のファイル名がばらばらで、探すのが大変です。田中部長：外に頼むとどうなるの。山本：見積りはまだ取っていません。田中部長：じゃあ取ってみて。」
• 良い例：「決まったこと：写真の多い2物件の報告書の作成を外部に任せる件は、見積りを取ってから12月の定例で決める。宿題：外部に任せるときの見積りを、2社から取る（山本、11月27日（金））」

例文2：社内の定例会議（「検討する」で終わらせない）

• 悪い例：「点検日の件は、引き続き検討することになった。」
• 良い例：「決まったこと：月末に点検が集中する3物件は、点検日を中旬に移せるかを管理会社に相談する。宿題：3物件の管理会社に相談する（佐々木・小林、11月30日（月））」

例文3：取引先との打ち合わせ（相手への宿題と期限）

• 悪い例：「原稿は、なるべく早めにいただけるようお願いした。」
• 良い例：「決まったこと：残りの原稿・写真（11ページ分）は、11月6日（金）までにいただく。この日を過ぎると、12月10日の公開に響く。宿題：残り11ページの原稿・写真を送る（貴社・中村様、11月6日（金））」

例文3の悪い例では、相手は「早め」がいつかわからず、こちらも遅れたときに何も言えません。期限と、遅れたときに何が起きるかを、決まったことに書いておきます。

Excelの「宿題の一覧」の使い方

宿題の一覧は、会議をまたいで宿題を引き継ぐための表です。会議のたびに、議事録の宿題を表の下の空いた行に書き足し、前回までの宿題の状況と完了日を書き換えます。終わった行も消さずに残すと、誰がいつ終えたかの記録になります。

基準日を空にしておくと、ファイルを開いた日の日付で判定します。会議の日の時点で見たいときは、基準日に会議の日を入れます。記入例は基準日が11月2日で、宿題11件のうち完了3件・取りやめ1件・未完了7件、期限切れが1件（鍵の預かり書）、まもなくが1件（倉庫の掲示、期限は11月5日）です。

録音・AIの文字起こしから議事録を作るときの注意

録音を文字起こしして、生成AIに要約させれば、議事録の下書きは早く作れます。ただし、そのまま配る前に次の4つを確かめます。

1. 録音することを、始める前に伝える：社内の会議でも出席者に伝えます。取引先との打ち合わせでは、先方の了解を得てから録音します
2. 使うサービスを確かめる：会社が利用を認めたサービスか、入力した内容が学習に使われない設定・契約かを確かめます。個人情報保護委員会は、事業者が生成AIサービスに個人情報を含むプロンプトを入れるときは利用目的の範囲内かを十分に確かめ、本人の同意なく個人データを入れるときは、提供事業者がそのデータを機械学習に使わないことなどを十分に確かめるよう求めています（生成AIサービスの利用に関する注意喚起等、2023年6月）
3. 決まったことと宿題を、録音やメモと突き合わせる：AIの要約は、「検討する」で終わった話を決まったことのように書いたり、担当や期限を取り違えたりすることがあります。決まったこと・担当・期限・数字は、人が1行ずつ確かめます
4. 社外秘と個人の話を消す：人事の話、ほかの取引先の名前や金額、雑談の中の個人的な話が要約に残っていないかを見ます。取引先に送る議事録では特に気をつけます

文字起こしの全文は議事録に貼らず、保存する場所と見られる人を決めておきます。生成AIに入れてよいデータの考え方は「生成AIでレポートの所見を下書きする方法」にまとめています。

よくある書き間違い

• 発言を順に並べる：何が決まったかが最後まで読まないとわかりません。決まったことと宿題を先頭に書きます
• 「検討する」「調整する」で終わる：誰が、いつまでに、何を見て決めるかを書きます。決まらなかったことは「決まっていないこと」の欄か、議題ごとの記録に「継続」と書きます
• 宿題に担当か期限がない：「各自」「来週中」では、誰も手を付けないまま次の会議になります。名前と日付を書きます
• 前回の宿題を確かめない：終わっていない宿題が議事録から消え、そのまま忘れられます。定例会議では、前回までの宿題の確認から始めます
• 取引先に確認を頼まずに送る：認識の違いが、あとで「言った・言わない」になります。確認の期日を書いて送り、返事がなければその内容で進めることを伝えます

会議資料と議事録の違い

会議資料は、会議の前に配って、話し合う材料（数字・論点・決めてほしいこと）を伝えるものです。議事録は、会議のあとに配って、何が決まり、誰が何をするかを残すものです。毎月の経営会議なら、資料の「決めてほしいこと」と議事録の「決まったこと・宿題」の並びをそろえておくと、次の会議の資料に宿題の進み具合をそのまま書き足せます。経営会議の資料は経営会議資料のテンプレートと「経営会議資料の作り方」にあります。

ほかの報告書との使い分け

取引先との定例会議では、議事録は「その会で決まったこと」、進捗報告書は「全体が予定どおりか」を伝えます。報告書の書き方の基本は「報告書の書き方と例文」にまとめています。

毎月の報告書づくりを楽にするには

議事録は会議のたびに書くもので、このテンプレートで足ります。手間がかかるのは、会議に出す毎月の報告書のほうです。数字の転記と集計、前月との比較、所見の文、体裁を整えることが、毎月の締めのたびに重なります。

おまかせレポートは、毎月の業務報告書や月次レポート、経営会議の資料を、御社の書式のまま作るサービスです。元のデータや記録を共有ドライブに入れていただくだけで作り、人が元データと数字を突き合わせてから納品します。所見やコメントは下書きとしてお渡しし、御社で確認して、御社の名前で出していただきます。ほかのテンプレートは報告書のテンプレートの一覧にあります。今お使いの報告書を1回分お預かりして、同じ型で作る無料のお試しも受け付けています。