改善報告書（業務改善報告書）のテンプレート（Word・Excel／書き方・例文つき）

改善報告書とは、業務のやり方を変えた結果を、改善前と改善後の数字で比べて、上司や関係する部署に伝える書類です。業務改善報告書とも呼ばれます。読み手が知りたいのは「何が、どれだけ良くなったか」「何を変えたからか」「その効果は続くか、ほかの部署でも使えるか」の3つです。

このテンプレートは、社内の業務改善（ミスの削減・時間の短縮・手順の見直し）の報告用です。労働基準監督署の是正勧告・指導への是正報告書・改善報告書や、行政処分を受けたときの改善の報告は扱っていません。それぞれ求められた様式で出してください。

WordとExcelは同じ欄にしています。Excelでは、効果の表に改善前・改善後の数字を入れると、差と改善の割合が数式で出ます。月あたりの削減時間と人件費の単価を入れると、年間に換算した時間と金額も出ます。

テンプレートの中身

ExcelはA4縦1枚に縮めて印刷します。WordはA4縦2ページで、2ページ目は「5. 効果」から始まります。空欄のWordは、書く欄をクリックすると案内の薄い文字が消えます。効果の表の「向き」は、Excelでは一覧から選べます。

記入例：社内の問い合わせへの返信時間を短くした改善

記入例は、業務報告書の書き方の記事の例文「改善を報告する（社内の問い合わせ窓口の月報）」と同じ改善です。総務課が、よくある質問20件の答えを社内のページにまとめ、同じ質問にはそのページを案内するようにしました。月報では1文で伝えた改善を、改善報告書では改善前の問題・原因・効果の表まで分けて書いています。

返信までの平均時間（9月6.5時間・10月3.2時間）、よくある質問20件、11月に10件を足すことは、記事の例文と同じです。件数・対応時間・部署・人名・費用・人件費の単価・相談の中身は、記入例のために足した架空のものです。

効果の表の数式：改善の割合と年間の換算

効果の表では、改善前と改善後に数字だけを入れ、単位は「返信までの平均時間（時間）」のように指標の名前に書きます。色の付いた欄は数式です。

• 差＝改善後−改善前。減ったときは「−3.3」、増えたときは「+19」のように符号を付けて出します
• 改善の割合＝（改善前−改善後）÷改善前。向きを「増やす」にした指標（処理件数・当日中に返した件数など）は、（改善後−改善前）÷改善前で出します。悪くなったときはマイナスになります
• 年間（×12か月）＝月あたりの削減×12、年間の金額＝年間の時間×1時間あたりの人件費

向きを分けているのは、時間やミスの件数のように「減ったら良い」指標と、処理件数のように「増えたら良い」指標を、同じ表に並べるためです。どちらも、良くなったときに改善の割合がプラスになります。

年間の換算は、1か月の効果がこの先も続いたと仮定した見込みです。実際に1年間測った数字ではないので、結論や相談で使うときは「年間に換算すると210時間（見込み）」のように書き分けます。改善前と改善後は、同じ長さの期間を、同じ測り方で比べます。記入例は9月と10月の1か月ずつで、返信までの時間はどちらも営業時間内で数えています。

項目ごとの書き方

件名

何の業務を、どう変えたかがわかるように書きます。「業務改善のご報告」だけでは、あとで探せません。記入例のように「社内の問い合わせへの返信時間の短縮（よくある質問のページの公開）」と、結果と手段を両方入れておくと、件名だけで中身の見当がつきます。

対象の業務・比べた期間・実施日

どの部署の、どの業務かを書きます。担当の人数も入れておくと、時間の削減の大きさが伝わります。比べた期間は「改善前 9月1日〜30日、改善後 10月1日〜31日」のように、両方の期間を日付で書きます。実施日は、新しいやり方を始めた日です。

1. 結論

何がどれだけ良くなったかを、数字と一緒に1行目に書きます。2行目に何を変えたからか、3行目に次にすることを書きます。結論だけを読んだ上司が、効果の大きさと次の予定をつかめるようにします。

2. 改善前の問題（背景）

改善する前に、何が困っていたかを数字で書きます。「問い合わせ対応に時間がかかっていた」ではなく、「9月の問い合わせは236件で、対応時間は月52時間、99件は返信が翌日以降」と書くと、改善後の数字と比べられます。ここに書いた数字は、効果の表の改善前と同じにします。

3. 原因

直接の原因と、根本の原因を分けて書きます。直接の原因は「同じ質問にも一から答えを書いていた」のような目の前のこと、根本の原因は「答えをためておく場所がなかった」のような、なぜそうなっていたかです。人の注意不足ではなく、手順や仕組みのどこに穴があったかとして書きます。

4. 改善の内容（したこと）

したことを1行に1つ、担当と実施日と一緒に書きます。表にしておくと、ほかの部署がまねするときの手順書になります。かかった費用と準備の時間も書きます。効果と並べて、手間に見合ったかを読み手が判断できます。

5. 効果（改善前と改善後）

結論で書いた指標に加えて、件数・時間・ミスの数など、改善で動いた数字を並べます。良くならなかった数字や、悪くなった数字も隠さずに入れます。測り方・メモの欄には、どこから数えたか（作業の記録、システムの件数など）を書きます。

6. 残った課題と今後の予定

改善で解決しなかったこと、効果を続けるためにすることを、担当と期限と一緒に書きます。効果が続いているかを確かめる日も、ここに入れておきます。記入例では、12月に11月の数字でもう一度確かめる予定にしています。

7. 相談・お願い

ほかの部署への広げ方、費用のかかる次の改善など、上司に決めてほしいことを書きます。ないときは「特にありません」と書きます。

改善報告書の例文（ミスの削減・時間の短縮・手順の見直し）

記入例とは別の場面の例文です。会社・数字はすべて架空です。

例文の「結論」は、数字の変化・変えたこと・次にすることの順に書いています。「効果」は、時間と割合、理由、年間の換算（見込み）の順です。「改善の内容」は、何を・いつから変えたかと、変えなかったことまで書いています。

よくある書き間違い

• 改善前の数字がない：改善を始める前に測っていないと、比べられません。始める前の1か月分の数字を取っておくか、過去の記録から数えて「記録から数えた」と書きます
• 期間や測り方が前後で違う：9月は1か月、10月は2週間のように期間が違うと、件数は比べられません。同じ長さの期間・同じ数え方にそろえます
• 良くなった数字だけを並べる：問い合わせの件数が減っても、ページを見ても解決しなかった問い合わせが増えていれば、それも書きます
• 年間の換算を、測った数字のように書く：「年間210時間を削減しました」ではなく「年間に換算すると210時間（見込み）」と書きます
• 「効率化しました」「改善に努めます」で終わる：何を、誰が、いつまでに続けるか、いつ効果を確かめるかを書きます

改善報告書と、経緯報告書・ヒヤリハット報告書・進捗報告書の使い分け

トラブルのあとの再発防止策がうまくいったかを報告するときは、経緯報告書で「再発防止策」を報告し、その効果を数か月後にこの改善報告書で報告する、という順になります。ヒヤリハットの件数を減らす取り組みの結果も、改善前・改善後の件数を効果の表に入れれば、この改善報告書で報告できます。

毎月の報告を楽にするには

改善報告書は、改善をしたときにそのつど書く書類です。一方で、改善の効果が続いているかは、毎月の業務報告書や月報の数字で追っていくことになります。記入例の返信までの平均時間も、11月からは月報の主な数字の1行として、毎月の推移を見ていきます。

毎月の数字を同じ型で並べるなら、業務報告書・月報のテンプレートで、目標・前月と比べた達成率と前月比が数式で出ます。おまかせレポートでは、システムの書き出しや集計表を共有ドライブに入れていただくだけで、御社の書式のまま月次の報告書を作ります。人が元データと数字を突き合わせてから納品し、所見やコメントは下書きとしてお渡しします。御社で確かめてから、御社の名前で出していただきます。

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