ヒヤリハット報告書（社内用）のテンプレート（Word・Excel・集計表・例文）

このテンプレートは社内の報告用です。役所への報告（労働基準監督署への労働者死傷病報告など）が要るときは、その役所の様式で別に出してください。

ヒヤリハット報告書とは、仕事中に、けがや事故にはならなかったものの、「ヒヤリとした」「ハッとした」できごとを書き留め、同じ場所・同じ作業で事故が起きる前に対策をとるための社内の書類です。1件ずつの報告を集め、どの場所で、どんな種類のヒヤリハットが多いかを数えると、どこから手を打つかが決められます。

このテンプレートは、1件1枚で書く報告書と、1か月の報告を並べて件数を数える一覧・集計のシートを、Excelにまとめたものです。報告書はWordもあります。集計のシートは、一覧に場所と種類を選んで入れると、場所×種類の件数と、対策の状況ごとの件数が数式で出ます。医療・介護・福祉の現場のヒヤリハットは扱っていません。

テンプレートの中身

場所は「事務所・倉庫・車両・店舗・その他」、種類は「転倒・転落・落下物・激突・はさまれ・切れ・こすれ・交通・その他」、状況は「対応済み・対応中・未対応」から選びます。場所と種類は、報告書と一覧で同じ選び方にしています。

Wordの報告書は、Excelの報告書のシートと同じ欄のA4縦1枚です。空欄のWordは、書く欄をクリックすると案内の薄い文字が消えます。どのファイルも、冒頭に「社内の報告用」の一文を入れています。

集計のシートの数式

「一覧・集計」のシートの上の表は、下の一覧から件数を数えます。入れるのは一覧だけで、色の付いた欄は数式です。

• 場所×種類の件数：一覧の「場所」と「種類」が、その行と列の名前と同じものを COUNTIFS で数えます
• 合計：行ごと・列ごとに SUM で足します。右下が、その月の報告の件数です
• 状況ごとの件数：一覧の「状況」が対応済み・対応中・未対応のものを COUNTIF で数えます

0件の欄は空欄で出ます。空欄のファイルの一覧は25行で、行が足りないときは、表の途中の行を選んで「挿入」で足すと、数える範囲も広がります。月が変わったら、シートをコピーして一覧を空にして使います。

記入例：倉庫の棚の箱が落ちそうになった

記入例は、事務所・倉庫・店舗と配送の車両がある架空の会社の、2026年10月のヒヤリハットです。報告書のシートは、そのうちの1件（No.6）です。

一覧・集計のシートの記入例は、10月の13件です。場所×種類の件数は次のとおりで、集計のシートの数式で数えた結果と同じです。

種類では、落下物と転倒が3件ずつで最も多く、倉庫が4件で場所の中では最も多い月でした。会社・人名・件数はすべて架空です。

項目ごとの書き方

発生日時・場所・種類

発生日時は、わからなければ「10:20ごろ」と書きます。場所と種類は一覧から選び、くわしい場所には、建物・部屋・棚の列など、対策をとる場所がわかるところまで書きます。

何をしていたとき

どんな作業を、何を使って、どんな姿勢でしていたかを書きます。記入例の「棚の上の段（高さ約1.8m）から、段ボール箱（約8kg）を下ろしていた」のように、高さや重さがわかると、対策（脚立・置き場所）が決めやすくなります。

何が起きそうになったか

何が、どうなりそうになったかを、見たとおりに書きます。「危なかった」だけでは、何が起きかけたのかがわかりません。

なぜ起きそうになったか

物の置き方、場所の明るさ・広さ、手順、急いでいたかなど、思い当たることを書きます。本人の注意だけでなく、置き方や道具の話を書くと、職場で変えられる対策が出てきます。

起きていたらどうなったか

そのまま起きていたら、どうなっていたかを1文で書きます。同じヒヤリハットでも、起きていたときの被害が大きいものから先に手を打つ目安になります。

対策の案と職場の対策

報告した人は、自分で気をつけることと、職場で変えてほしいことを書きます。上司は、職場の対策として、何を・誰が・いつまでにするかと、状況（対応済み・対応中・未対応）を書きます。一覧の状況と合わせておくと、未対応の件数が集計のシートに出ます。

集計の読み方：どこから手を打つか

集計のシートは、件数を数えて終わりではなく、次に何をするかを決めるために使います。記入例の10月の13件では、次のように読めます。

1件ずつの報告では「たまたま」に見えることも、1か月分を並べると、同じ場所や同じ種類が重なっていることがわかります。記入例でも、倉庫では「台車」に関係するヒヤリハットが、はさまれと激突の2件ありました。

報告を集めるには、書く手間を小さくすることも大切です。報告書の欄は、何をしていたとき・何が起きそうになったか・なぜ・起きていたら・対策の案の5つにしぼり、1件あたり数行で書けるようにしています。紙で書くのが難しい現場では、口頭で上司に伝え、上司が一覧に1行で書き足す方法もあります。

ヒヤリハット報告書の例文（事務所・倉庫・車両・店舗）

一覧・集計のシートの記入例から、場所ごとに2件ずつ並べます。会社・数字はすべて架空です。

例文の「何が起きそうになったか」は、何をしていたときに、何が、どうなりかけたかを1文にしています。対策は、注意を呼びかけるだけでなく、物（カバー・踏み台・ミラー・カッター）や手順（ベルトで留める・床を拭く）を変えるものにしています。

よくある書き間違い

• 「ヒヤリとした」「危なかった」だけで終わる：何をしていて、何が、どうなりかけたかを書きます
• 原因を「不注意」とだけ書く：物の置き方、場所、道具、手順など、職場で変えられることまで書きます
• 場所や種類の書き方がばらばら：「倉庫」「第2倉庫」「倉庫内」が混ざると、件数を数えられません。一覧から選び、くわしい場所は別の欄に書きます
• 対策の状況を更新しない：対応が終わったら「対応済み」に変えます。未対応の件数が、次に手を打つものの一覧になります
• けがや損害が出たのに、ヒヤリハット報告書で済ませる：けがや物の損害が出たときは、事故報告書を使います

ヒヤリハット報告書と事故報告書の使い分け

毎月の報告を楽にするには

ヒヤリハットは、件数を毎月まとめて、社内の安全の会議や経営に報告することが多い報告です。このテンプレートの「一覧・集計」のシートに1か月分を入れれば、場所×種類と状況ごとの件数までは数式で出ます。残るのは、先月と比べてどうだったか、どこから手を打つかの文を書くことです。

毎月の報告書の型は、業務報告書・月報のテンプレートでも配っています。おまかせレポートは、毎月同じ型で出す報告書やレポートの作成を、元のデータを共有ドライブに入れていただくだけで引き受けます。どんな仕上がりになるかは、架空の会社で作った実物サンプル集で見られます。今お使いの報告書を1本お預かりして、同じ型で1回分を作る無料のお試しも受け付けています。