チェックリストのテンプレート（Excel・Word・済みの数と期限切れを数式で）

チェックリストとは、やるべきことや確かめることを項目として並べ、1つずつ済んだかを記録する表です。項目を前もって書き出しておくことで、急いでいるときや担当が替わったときにも、抜けなく同じ確認ができます。

このテンプレートは、Excelが主のチェックリストです。白紙のシートと、毎月の報告書を送る前のチェック・作業前の点検・イベント準備の3つの型があり、済みの欄を一覧から選ぶと、済みの数と割合、期限切れの項目が数式で出ます。毎日同じことを確かめる「1週間のチェック表」もあり、こちらはWord版を印刷して手で書くこともできます。

テンプレートの中身（5つのシート）

空欄のファイルの3つの型は、区分と確認することの項目を入れたまま、担当・期限・済み・メモと見出しを空けています。そのまま使っても、項目を消したり足したりしてもかまいません。どのシートもA4縦1枚に収まるので、Excelのまま印刷して紙で使うこともできます。

ExcelとWordのどちらを使う？

担当と期限がある項目を何人かで進めるなら、Excelを使います。済みの欄を変えるたびに、残りの数と期限切れが数式で変わるので、共有フォルダに置いておけば、全員が同じ進み具合を見られます。

毎日同じことを確かめ、現場や事務所に貼っておくなら、1週間のチェック表のWord版を印刷して使います。✓・×の数は手で数えて書き、1週間たったら次の紙に替えます。Excel版の1週間のチェック表は、週の始まりを入れるだけで日付と曜日が入り、✓・×の数が数式で出ます。

記入例：送る前・作業前・イベント準備・1週間

記入例の会社・人・日付はすべて架空です。

送る前のチェック：店舗別の月次売上報告（2026年10月分）

店舗別の月次売上報告のサンプルと同じ、架空のベーカリーのFC本部「株式会社こむぎ日和」の、10月分の報告書を送る前のチェックです。手順書のテンプレートの記入例（同じ報告書を作る手順）の、最後の手順のあとに使います。作った人（中村さん）と確かめる人（小川さん）で項目を分け、数字と文の項目は確かめる人が見ます。

基準日は送る日の前日の11月5日です。13項目のうち済みが6、対象外が1（今月は過去の数字を直していない）で、済みの割合は50.0%。期限切れが1件（前月の数字が先月の報告書と同じか）、今日までが1件、まもなくが4件です。「合計が元データの合計と同じ」のメモには、比べた先の「POSの画面の合計（13,281万円）」を書いています。広告レポート・点検報告書・オーナー報告書・経営会議資料ごとの送る前の項目は、お役立ち資料の「月次レポートを送る前のチェックリスト」（PDF）にまとめています。

作業前の点検：給水ポンプの圧力計の交換

作業報告書のテンプレートの作業完了報告書の記入例で、「部品の入荷待ち。11/10に交換の予定」とした作業の、前日のチェックです。架空の設備会社「株式会社みなと設備サービス」の2人が、書類・部品・お客様への連絡・鍵・道具・写真・安全を確かめます。基準日は前日の11月9日で、10項目のうち済みが4。設備が止まる時間のお知らせの掲示（期限は11月6日）が期限切れになっています。メモには「掲示をお願いした。貼られたかを確かめる」とあり、お願いしただけで済にしていないことがわかります。

イベント準備：加盟店オーナー会議

こむぎ日和の本部が、12月2日に開く年1回の加盟店オーナー会議の準備です。基準日は約1か月前の11月4日で、15項目のうち済みが4、対象外が1（今年は懇親会を開かない）で、済みの割合は28.6%。期限切れが1件（去年のアンケートを読み、直すことを決める）、まもなくが1件です。下の担当ごとの表に名前を書くと、中村さんの残りが4件で期限切れが1件、田村さんの残りが3件、とわかります。

1週間のチェック表：事務所の退社前のチェック

こむぎ日和の本部の事務所で、最後に帰る人が確かめる8項目です。週の始まりに11月2日（月）を入れると、7日分の日付と曜日が入ります。11月3日（火）は文化の日、土日は休みなので先に－を入れ、11月4日（水）は「エアコンと照明が消えている」が×で、下のメモに何があってどうしたかを書いています。

Excelの数式でわかること

済みの欄は、空欄でも未と同じに数えます。対象外は、項目を消さずに「今回は要らない」と残すためのものです。項目を消すと、次に使うときに要る項目まで消えてしまうので、対象外を選び、理由をメモに書きます。

チェックリストの作り方

1. 項目は「終わった状態」で書く

「数字を確認する」と書くと、目を通しただけでも済にできます。「合計が、元データの合計と同じ」のように、終わったときに見える状態で書くと、済は「比べて同じだった」という意味になります。比べる先が決まっているなら、項目かメモに書いておきます。

2. 1つの項目には1つのことだけ

「宛先と期間とファイル名が正しい」のように3つを1行にすると、1つだけ違っていたときに済にできず、どこが違ったかも残りません。1行に1つにし、同じ種類の項目は区分でまとめます。

3. 区分で分け、見る人と時間を分ける

項目が多いときは、区分（宛先・数字・文・PDFなど）で分けます。記入例の送る前のチェックは、作った人が宛先・期間・PDF・送り方を、確かめる人が数字と文を見る分け方です。作った人だけで全部を見ると、自分の思い込みに気づきにくくなります。

4. 担当は1人、期限は1日で書く

担当に「全員」「中村・小川」と書くと、誰が済にするのかがあいまいになり、担当ごとの表でも数えられません。1つの項目に1人の名前を書きます。期限も「11月上旬」ではなく日付で書くと、期限切れが数式で出ます。

5. 使うたびに項目を直す

チェックリストは、1回使ったあとに直すと使いやすくなります。済にしたのに間違いが見つかった項目は書き方を直し、毎回メモに同じことを書いている項目は、新しい項目として足します。直したら、名前の欄に「第2版」のように版を書いておくと、古いものと見分けられます。

項目の例：悪い例と良い例

Excelでチェック欄を作るには

このテンプレートの済みの欄は、セルを選ぶと出る一覧から「済・未・対象外」を選ぶ形（入力規則）です。どの版のExcelでも、Googleスプレッドシートでも同じように動きます。

Microsoft 365のExcelには、範囲を選んで［挿入］→［チェックボックス］で入れるチェックボックスもあります。チェックを入れるとセルの値がTRUE、外すとFALSEになります（Microsoft サポート：Excel でチェック ボックスを使用する）。クリックで切り替えられて手軽ですが、対象外が選べなくなるうえ、済の数・残り・判定の数式は「済」を数えているので、TRUEを数える形に書き換える必要があります。社外の人や古いExcelの人と同じファイルを使うなら、一覧から選ぶ形のままが無難です。

よくある使い方の間違い

• 前の月の済みを消して使い回す：いつ誰が確かめたかが残りません。シートを月ごとにコピーして残します
• 見ただけで済にする：項目を終わった状態で書き、比べた先をメモに書きます
• 要らない項目を消す：次に要るときに抜けます。対象外にして理由を書きます
• 担当に何人も書く：誰も済にしないまま期限が過ぎます。1人の名前にします
• 期限を書かない：期限切れが出ません。何人かで進める準備には、必ず日付を入れます

ほかの表との使い分け

チェックリストは「済んだか」を確かめる表で、手順書は「どの順で何をするか」を書いた文書です。手順書の各手順の「確認すること」を抜き出して並べると、その業務のチェックリストになります。

毎月の報告書づくりを楽にするには

送る前のチェックで毎月同じところが引っかかるなら、作り方そのものを変える時期かもしれません。数字の転記と集計、前月との比較、所見の文、体裁を整えることが、毎月の締めのたびに重なっているからです。

おまかせレポートは、毎月の報告書や月次レポートを、御社の書式のまま作るサービスです。元のデータを共有ドライブに入れていただくだけで作り、人が元データと数字を突き合わせてから納品します。所見やコメントは下書きとしてお渡しし、御社で確認して、御社の名前で出していただきます。ほかのテンプレートは報告書のテンプレートの一覧にあります。今お使いの報告書を1回分お預かりして、同じ型で作る無料のお試しも受け付けています。