作業報告書のテンプレート（Excel・作業前後の写真・使った部材・確認欄）

作業報告書とは、設備の修理、部品の交換、清掃、保守などの作業をしたあとに、いつ・どこで・何をして、結果どうなったかを、作業を頼んだお客様に伝える書類です。お客様が知りたいのは「何をしたか」「直ったか」「こちらで何かする必要があるか」「次に何が要るか」の4つです。

このテンプレートは、作業1件ごとに出す作業報告書を、A4縦の1枚にまとめたExcelです。上から、作業の概要、きっかけと作業前の状態、作業の内容と使った部材、作業前・作業後の写真、結果・お願い・次回のご提案、お客様の確認欄の順に並べています。この順に書くと、お客様の4つの疑問に上から答える形になります。

テンプレートの中身（1シート＋写真の追加用）

作業区分は、修理・交換・清掃・保守・その他から選べます。空欄のファイルは、使った部材の表が4行で、作業前・作業後の写真を3組まで足せる「写真（追加）」のシートが付いています。

記入例：マンションのエントランスの照明の交換

記入例は、作業報告書の書き方の記入例2と同じ、架空のマンション「サンプルハイツ北町」の1F エントランスの照明の交換です。作業したのは架空の設備会社「株式会社みなと設備サービス」、報告先は管理会社の「株式会社みどり住宅管理」です。

この作業は、巡回報告書のテンプレートの記入例で「エントランスの照明1灯は、交換を手配しました。10月22日に交換します」と書いた1件の、その後の報告にあたります。作業前の写真は巡回のときと同じ位置から撮った写真、作業後の写真は4灯とも点いている写真です。写真の撮影時刻は、テンプレートの記入例のために足したものです。社名・物件名はすべて架空で、写真は画像生成で作ったイメージです。

項目ごとの書き方

きっかけと作業前の状態

きっかけには、誰から、どんな依頼や指摘があったかを書きます。点検や巡回で見つかったものなら、その日付を書いておくと、お客様が前の報告書と照らし合わせられます。作業前の状態には、見たこと（点かない、水が漏れている）と、原因をどう判断したかを書きます。

作業の内容と使った部材

「何を・どうした」を1つずつ書きます。「照明を交換しました」だけでは、どこの何を、何に替えたかがわかりません。記入例は、場所（4灯のうち奥の1灯）、替えたもの（同じ大きさの LED ダウンライト）、そろえた点（ほかの3灯と同じ電球色）まで書いています。部材は、品名と大きさ・色などの仕様、数量を表に書きます。お客様が同じ部材をあとで手配するときに、そのまま使えます。

写真

作業前と作業後を、同じ位置から撮ります。立つ位置と向きをそろえると、何が変わったかがひと目でわかります。天井裏や配管の中のように、作業のあと見えなくなる部分は、作業中の写真を「写真（追加）」のシートに足します。Excel に写真をまとめて貼る手順は、Excelで写真付き報告書を作る方法で説明しています。

結果・お願い・次回のご提案

結果は「どうやって確かめたか」まで書きます。「直りました」ではなく、「点灯を確かめました。4灯とも点いています」のように書きます。お願いは、お客様が、いつまでに、何をすればいいかがわかるように書き、何もなければ「特にありません」と書きます。次回のご提案は、何を、なぜ、いつ行うかをそろえ、費用がかかるものは見積りを出すかどうかまで書きます。

お客様のご確認

立会いがあった作業は、確認日とお名前を書いていただきます。立会いのない作業は「なし」として、写真で確かめていただくよう書きます。確認の印が要るかどうかは、お客様との契約や、お客様の社内の決まりに合わせます。

よくある書き間違い

• できなかった作業を書かない：外れなかったカバー、落ちなかった汚れも書き、理由と次にどうするかを添えます。書いていないと、あとで「頼んだのにやっていない」と言われる原因になります
• 作業前と作業後の写真の位置が違う：何が変わったのかが伝わりません
• 頼まれていない作業を、説明なしにする：何を、なぜしたか、費用がかかるかを書きます
• 部材の型番や数量を書かない：お客様が次に同じ部材を手配するとき、また問い合わせが来ます
• 作業区分と内容が合っていない：交換なのに「修理」を選んだままにしない。作業区分は、お客様が報告書を分類して保管するときの手がかりになります

ほかの報告書との使い分け

毎月の作成を楽にするには

作業の件数が少ないうちは、このテンプレートに現場のメモと写真を写すのがいちばん早い方法です。件数が増えると、現場から届くメモと写真を集め、写真を貼って文を整える作業が、月末に重なります。

点検の報告書をまとめた実物は、点検報告書のサンプルで見られます。おまかせレポートでは、写真はスマホで撮ったまま、ファイル名はばらばらのままで、共有ドライブに入れていただくだけで、御社の書式のまま作業報告書や点検報告書を作ります。設備の判定や原因の判断は御社で行っていただき、報告書は御社の名前で出していただきます。ビルメンテナンス・設備点検の会社向けの内容はビルメンテナンス・設備点検向けのご案内にまとめています。

今お使いの報告書を1回分お預かりして、同じ型で作る無料のお試しも受け付けています。