送付状のテンプレート（Word・Excel・郵送・FAX・メールの例文つき）

送付状とは、書類を送るときにいちばん上に添えて、誰が、誰に、何を何部送ったかを知らせる書類です。添え状とも呼ばれます。受け取った人は、送付状の一覧と中身を見比べて、足りないものがないかを確かめます。

このページでは、郵送の送付状と、FAX送付状のテンプレートを配っています。郵送の送付状は、あいさつ文と「さて、下記の書類をお送りいたします。」の文まで入れてあるので、宛名・差出人・送付書類を書き換えればそのまま使えます。FAX送付状は、宛先と発信元を左右に並べ、送信枚数（この送付状を含む）を書く欄を目立つ位置に置きました。Excelでは、部数の合計とFAXの送信枚数を数式で出します。WordとExcelは同じ欄・同じ記入例です。

メールにPDFを添付して送るときは、紙の送付状は作らず、メールの本文に同じことを書きます。本文の例はメールに添付して送るときの本文の例にあります。

テンプレートの中身（郵送の送付状・FAX送付状）

FAXの用件は、至急・ご確認ください・ご返信ください・ご参考まで、から選べます（Excel）。空欄のファイルの送付書類は、郵送が6行、FAXが5行です。

WordとExcelのどちらを使う？

Word版は、郵送の送付状とFAX送付状を別のファイルにしています。どちらもA4縦1枚です。社外に出す文書をWordで作っている会社や、あいさつ文を書き換えて使うときに向いています。

Excel版は、郵送の送付状とFAX送付状を1つのファイルの2シートにしています。部数の合計と、送付状を含めたFAXの送信枚数が数式で出るので、書類の数が多いときに数え間違いを防げます。見積書や請求書をExcelで作っている会社なら、同じファイルにシートを足して、送付状と書類をまとめて印刷することもできます。

記入例1：報告書と請求書を郵送する（郵送の送付状）

記入例は、架空の設備会社「株式会社みなと設備サービス」が、取引先の「サンプル不動産株式会社」に、10月31日に行った排水管の高圧洗浄の報告書と請求書を郵送するときの送付状です。基本の報告書の社外向けの記入例で「写真は別紙の写真報告書でお送りします」と書いた、その続きの郵送です。

記入例2：御見積書をFAXで送る（FAX送付状）

FAXの記入例は、架空の食品会社「みなと食品株式会社」の営業担当が、商談をした大阪の取引先に、御見積書と商品規格書を送るときの送付状です。出張報告書の記入例の「次の行動」に書いた、見積書を出す約束の続きです。

社名・人名・番号はすべて架空です。電話・FAX番号は、局番が「0000」の、使われていない形にしています。

項目ごとの書き方

日付：送る日を書く

日付は、作った日ではなく送る日（投函する日・FAXを送る日）を書きます。前の日に作って次の日に出すときは、日付を直してから印刷します。年は西暦でも和暦でも構いませんが、同じ取引先に送る書類の中でそろえます。

宛名：御中と様

1行目に会社名と部署、2行目に担当者の氏名と「様」を書きます。担当者がわからないときは、「〇〇株式会社 管理部 御中」のように部署あてにします。「御中」と「様」は一緒に使いません。会社名は「（株）」と略さず、正式な名前で書きます。

差出人：問い合わせを受ける人

会社名、部署と氏名、電話番号、メールアドレスを書きます。中身について問い合わせを受ける人の名前と、つながる連絡先を書くのが要点です。代表番号しかないと、担当者にたどり着くまでに時間がかかります。

表題とあいさつ文

表題は「書類送付のご案内」のように、送付状だとわかる言葉にします。本文は、拝啓、あいさつ、用件、敬具の順です。テンプレートのあいさつの「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」は、季節を問わず使える言い方です。用件は「さて、」で始め、何の件で送るのかを1文で書きます。

記と送付書類の一覧：書類名と部数

「記」の下に、送る書類を1行に1つずつ書きます。書類名は、相手の手元の書類の表題と同じにします。番号のある書類（請求書・報告書など）は、番号も書くと探しやすくなります。部数は書類ごとに書き、Excel版は合計が数式で出ます。封筒に入れる順番も、この一覧の順にそろえます。

連絡事項：返送のお願いや期限

返送してほしい書類、確かめてほしいこと、その期限を書きます。ないときは、この欄を消して構いません。契約書の返送をお願いするときは、「1部にご署名・ご捺印のうえ、同封の返信用封筒でご返送ください」と、何を・どうやって返してほしいかまで書きます。

FAX送付状：番号・送信枚数・通信欄

宛先のFAX番号は、送る前に名刺や前回のFAXと見比べて確かめます。送信枚数は、送付状を含めた枚数を書きます。受け取った人が枚数を数えて、全部届いたかを確かめるためです。通信欄には、あいさつ、何を送ったか、返事がほしいときはその期限、問い合わせ先を書きます。原本を郵送するときは、そのことも書いておくと、相手が原本を待てます。

テンプレートの下の2行（「ページが足りないとき、読み取れないときは〜」「このFAXが誤って届いた場合は〜」）は、そのまま残して使います。

送付状の例文（見積書・請求書・契約書・資料を送るとき）

郵送の送付状の「さて、」から始まる用件の文と、記の下の送付書類の例です。例文の社名・数字はすべて架空です。

契約書を返送してほしいときは、返送の期限を連絡事項の欄に書きます。返信用封筒を入れるときは、送付書類の一覧にも書いておくと、入れ忘れに気づけます。

このページで扱うのは送付状だけです。請求書など、送る書類そのものの書き方（インボイス制度の記載事項など）は扱っていません。インボイス制度は、国税庁のインボイス制度の特集ページで確かめてください。

メールに添付して送るときの本文の例

PDFをメールに添付して送るときは、紙の送付状は要りません。メールの本文に、宛名、名乗り、何を送るか、添付ファイルの一覧、お願いを書きます。

例1：御見積書をPDFで送る

件名：御見積書の送付（3F 給湯室の排水口の部品の交換）／株式会社みなと設備サービス

サンプル不動産株式会社 管理部
鈴木 様

いつもお世話になっております。株式会社みなと設備サービスの山本です。
先日ご依頼いただきました3F 給湯室の排水口の部品の交換につきまして、御見積書をお送りします。

添付ファイル：御見積書_MS-2611-021.pdf（1ファイル）

ご不明な点がありましたら、山本までご連絡ください。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

（署名：会社名・部署・氏名・電話番号）

例2：毎月の請求書をPDFで送る

件名：2026年11月分のご請求書の送付／株式会社サポートワン

サンプル通販株式会社 カスタマーサービス部
高橋 様

いつもお世話になっております。株式会社サポートワンの木村です。
2026年11月分のご請求書を、PDFでお送りします。お支払いの期日は、請求書に記載のとおりです。

添付ファイル：請求書_2026年11月分.pdf（1ファイル）

原本の郵送が必要な場合は、お知らせください。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

（署名：会社名・部署・氏名・電話番号）

件名には、何を送るかと会社名を入れます。添付ファイルの名前は、相手が保存したあとでも中身がわかるように、書類名・番号・月を入れます。ファイルにパスワードを付けるかどうかなど、送り方は自社と相手の会社の決まりに合わせてください。

送る前の確認（封筒・FAX・メール）

よくある書き間違い

• 一覧と封筒の中身が合わない：書類を差し替えたのに、送付状の一覧を直し忘れることがあります。封をする前に、一覧と中身を1つずつ見比べます
• 日付が作った日のまま：送る日に直します
• 「御中」と「様」を一緒に使う：「〇〇株式会社 御中 鈴木 様」とはしません。担当者がわかれば「様」だけにします
• FAXの送信枚数に送付状を数えていない：「（この送付状を含む）」と書き添え、送付状を含めた枚数を書きます
• 返送をお願いしているのに、期限がない：いつまでに、何を、どうやって返してほしいかを書きます

ほかの書類との使い分け

社外に出す報告書の書き方は「報告書の書き方と例文」にまとめています。

毎月の書類づくりを楽にするには

送付状は、宛名と一覧を書き換えれば何度でも使えます。手間がかかるのは、送付状と一緒に送る中身のほう、とくに毎月同じ型で出す報告書です。取引先への月次報告、オーナーへの管理報告、点検の報告書などは、数字の転記と集計、前月との比較、所見の文、体裁を整えることが、毎月の締めのたびに重なります。

おまかせレポートは、毎月の報告書や月次レポートを、御社の書式のまま作るサービスです。元のデータを共有ドライブに入れていただくだけで作り、人が元データと数字を突き合わせてから納品します。所見やコメントは下書きとしてお渡しし、御社で確認して、御社の名前で出していただきます。ほかのテンプレートはテンプレートの一覧にあります。今お使いの報告書を1回分お預かりして、同じ型で作る無料のお試しも受け付けています。