タスク管理表のテンプレート（エクセル・期限切れの判定と担当者別の件数つき）

タスク管理表とは、チームや自分の仕事を1件ずつ書き出し、担当・期限・状況を並べて、何が終わっていて何が遅れているかを見る表です。期限の過ぎたタスクや、1人に集まりすぎたタスクに、早く気づくために使います。

このテンプレートは、Excel の3つのシートでタスク管理表を作ります。1枚目のタスク一覧に書くと、残り日数と期限の判定が数式で出て、2枚目に担当者別・状況別の件数、3枚目に週ごとの数が出ます。チームで毎週同じ曜日に見ながら振り返る使い方を前提にしています。

テンプレートの中身（3シート）

色の付いた欄が数式で、白い欄に入れます。数式は次のとおりです。

• 判定に使う日＝基準日。基準日が空欄なら今日の日付（TODAY 関数）
• 残り日数＝期限−判定に使う日。「あと6日」「5日過ぎ」「今日」と出ます。完了・中止のタスクは空欄です
• 判定：状況が完了・中止・保留なら、その言葉。期限が空欄なら「期限なし」。期限を過ぎていれば「期限切れ」、期限まで知らせる日数以内なら「まもなく」、それより先なら「期限内」
• 件数：COUNTIF・COUNTIFS 関数で、状況・判定・担当・優先度ごとに数えます。状況が空欄のタスクは未着手に数えます。未完了＝合計−完了−中止
• 毎週の振り返り：増えた＝登録日がその週、終わった＝完了日がその週。期限切れと残りは、その週の終わり（日曜日）の時点の数で、今週の行は判定に使う日の時点の数です

判定の言葉と残り日数の出し方は、議事録のテンプレートの「宿題の一覧」と同じです。会議の宿題もこの表で追うと、言葉がそろいます。

記入例：総務部のタスク18件

記入例は、架空の会社「株式会社ひなた精工」の総務部（佐野・森・宮本・山口の4人）のタスク18件です。基準日は2026年11月4日（水）、知らせる日数は3日です。会社・人・日付はすべて架空です。事務所の移転のタスクは、ガントチャートのテンプレートの記入例（週単位：事務所の移転）と同じ案件です。

18件の内訳は、未着手4件・進行中4件・確認待ち1件・保留1件・完了7件・中止1件で、未完了は10件です。判定は、期限切れ2件・まもなく2件・期限内4件・期限なし1件です。

担当者別のシートでは、未完了が佐野2件・森2件・宮本2件・山口4件と出ます。山口さんは、期限切れ（備品の在庫の数え直し）と、まもなく（フィルター清掃の日程調整）を1件ずつ抱えています。メモの欄には「備品の数え直しは森さんと分ける」と書いています。

毎週の振り返りのシートでは、10月5日の週から5週分の数が出ます。

10月19日の週から、増えるタスク（4件・4件・3件）が終わるタスク（1件ずつ）を上回り、残りが5件→8件→10件と増えています。事務所の移転の準備のタスクが増えたためです。今週の行の期限切れ2件と残り10件は、タスク一覧の期限切れと未完了の数と同じです。

項目ごとの書き方

タスク（何を・どこまで）

「〇〇を△△する」の形で、終わったかどうかが誰にでもわかるように書きます。「机・棚の件」ではなく「机・棚の発注（見積もりの比較表を部長に回す）」のように、どこまでやれば終わりかを括弧で足します。半日から2週間くらいで終わる大きさにします。

担当

1つのタスクに1人です。2人で行うときも、まとめ役を1人書きます。名前の書き方は、担当者別のシートの名前とそろえます（「佐藤」と「佐藤さん」は別の人として数えます）。

優先度

高・中・低の3つから選びます。「高」は、期限に遅れるとほかの人の仕事や案件の日程が止まるものに絞ります。全部が「高」になると、優先度の意味がなくなります。記入例では18件のうち5件です。

登録日・期限・完了日

登録日は、そのタスクを表に書いた日です。毎週の振り返りの「増えた」の数に使います。期限は、終わらせる日です。決まっていないときは空欄にすると「期限なし」と出るので、振り返りで期限を決めます。完了日は、状況を完了にしたときに入れます。

状況

一覧から選びます。迷わないように、チームで意味をそろえておきます。

メモ

止まっている理由、どこまで進んだか（例：40箱のうち15箱まで）、誰に返すかなどを短く書きます。

知らせる日数

期限までこの日数以内のタスクは「まもなく」と出ます。初めは3日です。週に1回見るなら、5〜7日にすると、次に見るまでに期限が来るタスクを拾えます。

毎週の振り返りの進め方

毎週同じ曜日に、チームでタスク管理表を開いて、次の順に見ます。

1. 期限切れ：タスク一覧の判定が「期限切れ」の行を見て、止める・期限を延ばす・手伝う、のどれにするかを決めます
2. まもなく：期限までに終わるかを担当に聞きます
3. 確認待ち・保留：誰の返事を待っているかを確かめ、催促する人を決めます
4. 残りの数と担当の偏り：毎週の振り返りのシートで、増えた数と終わった数を比べます。担当者別のシートで、未完了が1人に集まっていないかを見ます
5. 3つの欄を書く：よかったこと・進んだこと、遅れ・困っていること（理由）、来週やること・決めたこと（担当）を、振り返りのシートのその週の行に書きます

振り返りの欄は、あとから読み返して、遅れがいつ・なぜ始まったかを追えるように書きます。記入例の10月26日の週には「ネットワーク機器の型番が期限切れ（部長の確認待ち）。残りが8件に増えた」と書いています。

色を付けたいとき（条件付き書式）

このファイルには、色を自動で付ける設定（条件付き書式）は入っていません。判定の文字で表しています。行に色を付けたいときは、Microsoft のヘルプ「条件付き書式を使用して Excel 内の情報を強調表示する」の手順で、［ホーム］タブの［条件付き書式］→［新しいルール］→［数式を使用して、書式設定するセルを決定］を選び、数式を入れます。

空欄のファイルのタスク一覧では、A10:P49 を選び、次の数式を使います（M 列が判定です）。

Google スプレッドシートでは、［表示形式］の［条件付き書式］で［カスタム数式］を選ぶと、同じ数式を使えます（Google のヘルプ）。

よくある書き間違い

• 期限を書かない：「期限なし」のタスクは、いつまでも後回しになります。決められないときも、決める日を期限にします
• 1つのタスクに担当を2人書く：遅れたときに誰が動くかが決まりません
• 完了にしたのに完了日を入れない：毎週の振り返りの「終わった」に数えられず、期限切れのまま残ることもあります
• 終わった行を消す：あとから、いつ何が終わったかを追えなくなります。中止にしたタスクも残し、理由をメモに書きます
• 優先度がほとんど「高」：本当に先にやるものが埋もれます。「高」は、遅れるとほかの仕事が止まるものに絞ります

ガントチャートとの使い分け

タスク管理表は、誰が・何を・いつまでに、今どうなっているかを追う表です。いつからいつまでやるか、タスクどうしがどう重なるかを見るのは、ガントチャートのほうが向いています。

両方を使うときは、案件の大きなタスク（10〜20個）をガントチャートに、その中の細かいタスクをタスク管理表に書きます。記入例では、ガントチャートの「机・棚の選定と発注（10月19日〜11月13日）」を、タスク管理表では「見積もりを3社から取る」と「発注」の2件に分けています。

毎月の報告書づくりを楽にするには

タスク管理表を見ながら、毎週・毎月の業務報告や進捗の報告を作っているなら、その作成も減らせます。

集計を自動にする方法は「月次報告書を自動で作る方法」で比べています。毎月の業務の実績を報告する書式は、業務報告書・月報のテンプレートにあります。

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