顛末書（てんまつしょ）のテンプレート（Word・Excel・社内向け・社外向け）と書き方・例文

顛末書（てんまつしょ）とは、仕事の上で起きたトラブルやミスについて、始まりから終わりまでの一部始終（いつ・どこで・誰が・何をして・なぜ起き・どう対応したか）を、会社や取引先に報告する書類です。「顛末」は、ことの始めから終わりまでの事情という意味です。読み手が知りたいのは「何が起きたか」「なぜ起きたか」「どんな損害が出たか」「また起きないか」の4つで、社内向けでは、書いた人の反省（所感）を最後に添えることが多くあります。

このテンプレートは、会社に出す社内向けと、取引先に出す社外向けの2種類を、WordとExcelで同じ欄にしたものです。どちらも、発生日時などの欄のあとに、時系列の経緯、原因、損害・影響、再発防止策を並べます。社内向けのExcelは、損害・費用の金額を入れると、合計を数式で出します。

顛末書・始末書・経緯報告書の違い

どれもトラブルのあとに出す書類ですが、何を伝えるための書類かが違います。「顛末書を」と言われたのか、「始末書を」と言われたのかで、書く中身が変わります。

顛末書は「何があったかを正しく伝える」書類で、始末書は「自分のしたことを謝る」書類です。経緯報告書は、対応の途中でも第一報・続報として出せる、時系列の説明が中心の書類です。どれを出すか迷ったら、求めた人に、どの書類が要るかを確かめます。書類の名前や書き方が、社内の決まりで決まっている会社もあります。

テンプレートの中身（社内向け・社外向け）

Excelは「社内向け」「社外向け」の2シートで、どちらもA4縦1枚に縮めて印刷します。社内向けの損害・費用の表は、金額を入れると、色の付いた欄に合計が出ます。合計は金額の列をSUMで足す数式で、金額が1つもないうちは空欄のままです。Wordは社内向け・社外向けを別のファイルにし、A4縦2ページ（2ページ目は原因から）にしています。空欄のWordは、書く欄をクリックすると案内の薄い文字が消えます。

記入例：受注の入力の誤りで、ご注文の10倍を納品した件

記入例は、事務用品を会社に配送する架空の卸の会社「株式会社しらかば商事」で起きたできごとです。営業事務の担当者が、取引先（架空の「サンプル精機株式会社」）から受けたコピー用紙のご注文5箱を、受注の画面で50箱と入力し、そのまま50箱を納品しました。社内向けは本人から業務部長へ（10月23日）、社外向けは業務部長から取引先の担当者へ（10月26日）出しています。

同じできごとで、本人が会社に出す始末書の記入例は、始末書のテンプレートにあります。顛末書（何が起きたか）と始末書（自分のしたことへのお詫び）で、同じ事実をどう書き分けるかを比べられます。会社名・人名・数字・日時はすべて架空です。

社内向けと社外向けで書き分けたところ

社外向けの概要には、ご請求がご注文どおりの5箱分になることも書いています。取引先が気にするのは、自社の手元に何が残り、何を払うことになるかだからです。

項目ごとの書き方

宛先・提出日・件名

宛先は、顛末書を求めた人か、会社の決まりで決まっている人（部長・社長など）にします。件名は「何についての顛末書か」がわかるように、相手の名前とできごとを入れます。「ご報告」だけでは、あとから探せません。

前文

「〇〇の件について、その顛末を下記のとおりご報告いたします。」の1文で足ります。社外向けは、ここでお詫びを1回だけ書きます。本文にお詫びを何度も重ねるより、事実と対策を正確に書くほうが伝わります。

発生日時・発生場所・関係者・気づいたきっかけ

日時は「16:30ごろ」のように、わかる範囲で時刻まで書きます。起きた日時と気づいた日時がずれるときは、両方を書きます。記入例では、入力したのは10月19日、気づいたのは21日のお電話でした。関係者は所属と人数を書き、社外の人は会社名と部署まで書きます。

概要

最初の2〜3文で、何が起き、どれだけの影響があり、今どうなっているかを書きます。経緯の表を読まなくても、ここだけで全体がわかるようにします。

経緯（時系列）

1行に1つの時刻を書き、起きたこと・わかったことは「できごと」、自分たちがしたことは「対応」の列に分けます。日付が変わる行と最初の行には日付と曜日を入れ、同じ日の行は時刻だけにします。記入例の10月20日の行（倉庫課が出荷を準備した）のように、誤りを止められたかもしれない場面も1行として残しておくと、再発防止策を考えるときに使えます。

原因

直接の原因（何をして、何をしなかったか）と、その背景（手順や仕組みのどこに穴があったか）を分けて書きます。「不注意だった」で止めると、対策が「気をつける」で終わります。背景まで書くと、2人で確かめる、仕組みで注意を出す、といった、人が変わっても続く対策が出てきます。ほかの人の名前を挙げて責める書き方はしません。

損害・影響

お金で表せる損害は、項目・金額・メモ（数量と単価、請求書などの出どころ）を1行ずつ書き、合計を出します。お金で表せない影響は、「仕事への影響」と「お客様・取引先への影響」に分けて書きます。影響がないときも「なし」と書きます。空欄だと、書き忘れなのか、影響がないのかがわかりません。

再発防止策

対策ごとに、担当と、いつから始めるか（いつまでにするか）を書きます。記入例のように、人のやり方を変える対策（2人で読み合わせる）と、仕組みを変える対策（注意の画面）を組み合わせると、1つが守られなかったときにも防げます。

所感（反省と今後）

社内向けの最後に、書いた人の反省と、今後どうするかを2〜3文で書きます。自分の行動で足りなかったことを認め、言い訳は書きません。所感が長くなると始末書に近づくので、顛末書では短くまとめます。

顛末書の例文

記入例とは別の場面の例文です。会社・数字はすべて架空です。

例文の「概要」は、何が・どれだけ遅れ・なぜか・お客様への影響の順で書いています。「原因」は、直接の原因と背景の2つに分けています。社外向けの「再発防止策」は、相手から見て何が変わるかと、始める日を書いています。

よくある書き間違い

• 事実と推測が混ざる：「〜と思われる」は経緯の表に入れず、原因の欄で「推測」と分けて書きます
• 時刻がない、または「午前中」「夕方」とぼかす：わかる範囲で時刻まで書き、わからないときは「9時ごろ」と書きます
• 言い訳や、ほかの人のせいにする書き方：「〇〇さんの確認が遅れたため」ではなく、手順のどこに穴があったかとして書きます
• 損害を「少し」「軽微」とぼかす：金額・数量・時間で書きます
• 「再発防止に努めます」で終わる：何を、誰が、いつから変えるかを書きます
• 所感が長い反省文になる：顛末書は事実の報告が中心です。お詫びと誓いを中心に書くよう求められたら、始末書を使います

手書きで出すときと、出し方

会社から手書きで出すように言われたときは、このテンプレートを印刷して書き入れるか、記入例の文を便箋に書き写します。手書きでも、欄の順番（発生日時、経緯、原因、損害、再発防止策、所感）は同じです。

トラブルのあとに出す書類の使い分け

顛末書と経緯報告書は、中身が近い書類です。取引先から「経緯」の説明を求められたら経緯報告書（対応の途中の第一報・続報にも使えます）、「顛末書」を求められたら、このテンプレートの社外向けを使います。

毎月の報告を楽にするには

顛末書は、トラブルのあとにそのつど書く書類です。記入例の再発防止策（2人で読み合わせる、注意の画面を出す）が続いているかは、そのあとの毎月の業務の報告で確かめていくことになります。毎月の業務の結果をまとめる型は、業務報告書・月報のテンプレートで配っています。

おまかせレポートは、毎月同じ型で出す報告書やレポートの作成を、元のデータを共有ドライブに入れていただくだけで引き受けます。今お使いの書式をそのまま再現し、人が元データと数字を突き合わせてから納品します。どんな仕上がりになるかは、架空の会社で作った実物サンプル集で見られます。今お使いの報告書を1本お預かりして、同じ型で1回分を作る無料のお試しも受け付けています。