業務報告書のテンプレート（Excel・月次・週次・日次の3シート）

業務報告書とは、担当した業務の進み具合と結果、起きた問題と次の予定を、上司・経営者・取引先に伝える書類です。出す間隔によって、日報・週報・月報と呼び分けることが多く、間隔が長いほど「何をしたか」より「数字はどうだったか、なぜか、次に何をするか」が中心になります。

このテンプレートは、月次・週次・日次の3シートを1つのExcelにまとめたものです。月次と週次はA4縦の1枚に収まり、日次は1か月分の時間と件数を記録します。前月比・達成率・前週比・合計は数式で出るので、入れるのは数字と文だけです。記入例は、カスタマーサポートを受託しているBPO会社が委託元に出す報告書ですが、項目の並びは社内の月報でも同じです。

テンプレートの中身（3シート）

数式は次のとおりです。色の付いた欄が数式で、白い欄に数字と文を入れます。

• 前月比＝今月÷前月−1。率（%）の行は、今月−前月の差をpt（ポイント）で出します
• 達成率＝今月÷目標。目標の向きを「以下」にした行（処理時間・ミスなど、少ないほどよい数字）は、目標÷今月です。100%以上なら目標を達成しています
• 前週比＝今週÷前週−1。週次の合計の行も同じです
• 日次の集計：記録した日数、時間の合計、成果の合計、1日あたりの成果（成果の合計÷記録した日数）、1時間あたりの成果（成果の合計÷時間の合計）、最も多い日

目標の向き（以上・以下）と、問題と対応の状況（済・対応中・未着手）は、一覧から選べます。空欄のファイルの主な数字の表は8行で、上の5行が件数・時間などの数、下の3行が率（%）の書式です。

記入例：BPOの月次業務報告書のサンプルと同じ数字

記入例は、BPOの月次業務報告書の実物サンプルと同じ、架空のBPO会社「株式会社サポートワン」が「サンプル通販株式会社」に出す、カスタマーサポート業務の2026年10月度の報告書です。月次の主な数字は、サンプルの「業務ハイライト」と「品質の推移」のページと同じです。

平均処理時間は、数式で計算できるように秒で入れています。目標の「4分30秒以内」は270秒以下で、目標の向きを「以下」にしているので、達成率は270÷252＝107.1%になります。

実施した業務には、問い合わせの内訳（配送・お届け6,268件、返品・交換4,056件など6分類）と、10月に行った3つの改善（返品の受付の変更、返品のFAQの追加、セール時の体制）を、前と後の数字つきで書いています。問題と対応の1件目（セール明けの10/13〜14に問い合わせが集中し、最多は13日の911件）も、サンプルと同じ内容です。書き方は、業務委託の月次報告書の書き方の作例とそろえています。

週次は10月12日〜18日の週で、日別の対応件数と前週（10月5日〜11日）の件数は、サンプルの「日別の対応件数」と同じです。合計は4,610件で、前週の4,025件より14.5%多くなっています。日次の対応件数も、サンプルの日別の数字と同じで、31日分の合計が月次の18,436件と一致します。

日次の稼働時間・体制・業務内容・メモ、問題と対応の2件目（支払い期限の問い合わせ）、来週・来月の予定の一部、ご相談の文は、テンプレートの記入例のために足した内容です。社名・数字はすべて架空です。

項目ごとの書き方

今月の結論（3行で）

報告書を開いた人が最初に読む欄です。1行に1つ、数字と理由をセットにして3行で書きます。順番は、量（件数）、目標の達成、今月変えたことです。

記入例：「応答率は96.2%で、目標の95.0%を3か月続けて上回りました。平均処理時間は4分12秒で、前月より18秒短くなりました。」

目標に届かなかった月も、ここに書きます。達成した数字だけを前に出し、未達を後ろの表に小さく書くと、あとで気づかれたときに報告書全体の信頼を落とします。

主な数字

指標は、報告先と取り決めた数字か、報告先が毎月気にしている数字を、多くても8つまで選びます。指標の名前、数え方、並び順は毎月変えません。比べ方を毎月変えると、前の月の報告書と並べて読めなくなります。

• 単位は指標の名前に書きます（「対応件数（件）」「平均処理時間（秒）」）
• 目標の向きは、多いほどよい数字は「以上」、少ないほどよい数字は「以下」を選びます
• 「ひとこと」には、数字が動いた理由を1文で書きます。理由がまだわからないときは「調査中。11月10日までにご報告」のように、いつわかるかを書きます

実施した業務

業務の名前、何をしたか、結果の数字を1行ずつ書きます。毎月同じ業務は件数を、今月だけの作業や改善は、前と後の数字を書きます。記入例の「返品の受付の変更」は、平均処理時間が9月の6分40秒から10月は4分50秒になった、と前後の数字で書いています。

問題と対応

起きたこと、その影響、取った対応を、1件ずつ書きます。状況（済・対応中・未着手）は一覧から選びます。対応中のものは、翌月の報告書でどうなったかを書きます。

来月の予定・ご相談

来月やることは、時期と担当まで書きます。報告先に決めてもらいたいこと、用意してもらいたいものは、「ご相談・お願い」に分けて書きます。予定の表に混ぜると、報告先が自分の宿題に気づきません。

週次と日次のシート

週次は、1行目（月曜日など週の初日）の日付だけ入れると、7日分の日付と曜日が入ります。件数と前週の同じ曜日の件数を入れると、前週比と合計が出ます。日次は、1行目の日付を入れると月末までの日付と曜日が入ります。毎日の時間と件数を入れておけば、月末に月次の「主な数字」へ写す数字がそろいます。

月報・週報・日報の違いと、項目ごとの例文は、業務報告書の書き方にまとめています。

よくある書き間違い

• 先月のファイルを写したまま、期間や宛先が古い：報告日、対象期間、表題の右上の「〇月度」は、毎月最初に書き換えます
• 「特になし」「引き続き頑張ります」で終える：問題がなかった月も、予定どおりだったことを数字で書きます。来月の予定は、何をいつまでにするかを書きます
• 率を割り算で比べる：応答率95.1%→96.2%は「+1.1pt」です。「+1.2%」と書くと、率が1.2%増えたのか、1.1ポイント上がったのかがわからなくなります
• 数字の数え方を途中で変える：応答率の分母や、数える時間帯を変えるときは、報告先と相談してから変え、変えた月を報告書に書きます
• 数式の欄に数字を打ち込む：色の付いた欄に上書きすると、翌月から計算が合わなくなります

あわせて使えるテンプレート

• 修理・交換・清掃など、作業1件ごとに出すとき：作業報告書のテンプレート（Excel）
• 店舗ごとの売上を報告するとき：売上報告書のテンプレート（店舗別の月次・日別）
• 会社全体の損益を予算・前年と比べるとき：月次決算報告書のテンプレート（Excel）

日次のシートを、日報のフォームの回答から自動で埋める方法は「日報を集計して月報にする方法」にまとめています。

毎月の作成を楽にするには

実物サンプルでは、この記入例と同じ数字から、業務ハイライト、日別の対応件数のグラフ、問い合わせの内訳、品質の推移、改善のご報告までを6ページにまとめています。

おまかせレポートでは、システムのログやシフトの記録を共有ドライブに入れていただくだけで、委託元ごとの書式のまま、月次の業務報告書を作ります。当社の名前は入れず、所見やコメントは下書きとしてお渡しし、御社で確かめてから御社の名前で出していただきます。BPO・業務委託の会社向けの内容はBPO・業務委託・人材派遣向けのご案内にまとめています。

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