進捗報告書のテンプレート（Excel・Word・進捗率と遅れの判定を数式で）

進捗報告書とは、プロジェクトや委託された仕事が、予定どおりに進んでいるかを、発注者や上司に途中で伝える書類です。Webサイトの制作、システムの導入、業務の立ち上げのように、期限と成果物が決まった仕事で、週ごと・月ごとに出します。発注者が知りたいのは「予定どおりか」「遅れているなら、なぜで、期限に間に合うか」「こちらがすることは何か」の3つです。

このテンプレートは、Excelの3つのシートで進捗報告書を作ります。1枚目は報告の本文、2枚目はタスクごとの進捗の表（別紙）、3枚目は線表です。2枚目にタスクごとの量を入れると、進捗率・予定との差・遅れの判定が数式で出て、1枚目の「全体の状況」と3枚目の線表にも入ります。1枚目と同じ欄のWord版もあり、2ページ目に別紙のタスクの表を付けています。

テンプレートの中身（3シート）

数式は次のとおりです。色の付いた欄が数式で、白い欄に数字と文を入れます。

• 予定の進捗率＝予定の量÷全体の量、実績の進捗率＝終えた量÷全体の量（どちらも100%まで）
• 差＝実績の進捗率−予定の進捗率（pt）
• 判定：終えた量が全体の量に届けば「完了」。終了予定が基準日より前で、終わっていなければ「遅れ」。予定も実績も0なら「着手前」。それ以外は、差が「遅れと判定する差」（初めは10pt）以上の遅れなら「遅れ」、それより小さい遅れなら「やや遅れ」、遅れていなければ「予定どおり」
• 全体の進捗率＝タスクごとの進捗率を、重み（人日）で平均したもの。全体の判定も、全体の差で同じように決めます
• 判定ごとのタスクの数と、1枚目の全体の状況（予定・実績の進捗率、差、判定、遅れ・やや遅れのタスクの数、完了したタスクの数）
• 線表：開始予定のいちばん早い日の週（月曜日）から11週分。開始予定から終了予定までの週に■、基準日の週に▼が出ます

区分（週次・月次）と、遅れ・課題の状況（済・対応中・未着手）は、一覧から選べます。空欄のファイルのタスクの表は12行です。

進捗率は「数えられる量」で出す

このテンプレートでは、進捗率を担当者の感覚ではなく、数えられる量から出します。「7割くらい」は人によって、また報告のたびに変わりますが、「20ページのうち14ページ」は誰が数えても同じです。予定の量も数で決めておくと、遅れが何ページ分かを発注者と同じ数字で話せます。

タスクの大きさがそろわないときのために、重み（人日）の列があります。重みは、そのタスクにかかる見込みの作業の量（1人で何日分か）です。重い作業が遅れると、全体の進捗率も大きく下がります。重みがわからないときは、すべて1を入れると、タスクの数での平均になります。

数で書く報告の例は、報告書の書き方の記事の例文8（遅れている仕事の報告）と例文12（制作の進捗報告）にもあります。

ExcelとWordのどちらを使う？

進捗を毎週・毎月追うなら、Excelを使います。タスクの量を書き換えるだけで、進捗率・差・判定・線表・1枚目の全体の状況までがそろいます。先週のファイルをコピーして基準日と量を書き換えれば、次の報告になります。

発注者の決まりでWordの書式を求められるときは、Word版を使います。1ページ目に全体の状況から遅れ・課題まで、2ページ目に来週の予定、ご確認・お願い、別紙のタスクの表を入れています。Word版には数式がないので、進捗率（終えた量÷全体の量）と差（実績−予定）は計算して書き入れます。

記入例：コーポレートサイトのリニューアルの週次報告（第5週）

記入例は、架空のWeb制作会社「株式会社ことのは制作」が、架空の発注者「株式会社つばめ運輸」に出す、コーポレートサイトのリニューアル（全20ページ、9月28日〜12月10日）の週次の報告です。対象期間は10月26日〜30日、基準日は10月30日です。

全体の進捗は46.1%で、予定の48.8%より2.7pt遅れています。遅れと判定する差（10pt）より小さいので、全体の判定は「やや遅れ」です。遅れの主な原因は、原稿・写真のご提供が20ページのうち9ページ（予定は15ページ）であることで、このタスクだけで差が−30.0ptあります。当社のデザインとページの制作は、予定どおりか予定より進んでいます。

結論の3行目には「残り11ページの原稿を11月6日（金）までにいただければ、12月10日の公開に間に合います」と、期限に間に合わせる条件を書いています。ご確認・お願いの欄には、原稿のほかに、ご確認待ちのデザイン1ページと、旧サイトのお知らせ記事を移す範囲のご判断を、それぞれ期限つきで並べています。会社・人・数字はすべて架空です。

項目ごとの書き方

見出し：対象期間と基準日

対象期間は、この報告で扱う週（月）です。基準日は、進捗を数えた日で、ふつうは対象期間の最後の日にします。2枚目の予定の量・終えた量は、どちらも基準日の時点の量を入れます。次回の報告の日も書いておくと、発注者が次にいつ状況がわかるかを知れます。

1. 全体の状況

2枚目から数式で入る欄です。書き換えずに、そのまま出します。判定の言葉（予定どおり・やや遅れ・遅れ）を、報告のたびに言い換えないことが大切です。同じ言葉で出し続けると、発注者は前回の報告と並べて変化を読めます。

2. 結論（3行で）

1行に1つずつ、①全体の進捗率（予定と実績）と判定、②遅れの原因（遅れがなければ、予定どおりと言える根拠）、③期限に間に合うか、間に合わせる条件、の3行で書きます。

「おおむね順調に進んでおります」は、予定と比べた数字がないので、結論になりません。「全体の進捗は46.1%で、予定の48.8%より2.7pt遅れています」のように書きます。

3. 今週の実施内容

今週したことと、その結果の累計を書きます。累計には予定の数を並べると、表を見なくても遅れがわかります（例：「累計9ページ（予定は10ページ）」）。打ち合わせで決まったことも、ここに書きます。

4. 遅れ・課題と対応

すでに起きている遅れと、これから起きそうな課題（リスク）を、1件ずつ書きます。影響には、期限・費用・成果物のどれにどう響くかを書き、対応には誰が何をいつまでにするかを書きます。状況は、済・対応中・未着手から選びます。記入例の2件目（旧サイトのお知らせ記事の移し方が未定）のように、まだ遅れていなくても、決まらないと日数が変わることは早めに出します。

5. 来週（次回まで）の予定

委託先がすることを、期日と担当つきで書きます。次の報告で、この予定どおりにできたかを確かめられるように、数のわかる書き方にします（例：「デザインの作成：残りの6ページ」）。

6. ご確認・お願い

発注者にしてほしいことを、期限つきで書きます。来週の予定の表に混ぜると、発注者が自分の宿題に気づきません。期限を過ぎたときの影響は、4. 遅れ・課題と対応の欄に書いておきます。

タスクの進捗（別紙）

タスクは、成果物か作業のまとまりで10個前後に分けます。細かく分けすぎると、毎回の入力が報告の手間になります。何をもって「終えた」とするかは、タスクごとに決めておきます。記入例では、当社がデザインを作り終えたこと（デザインの作成）と、貴社が確認を終えたこと（デザインのご確認）を、別のタスクにしています。

計画を見直したときは、全体の量や終了予定を書き換え、変えたことと理由を、遅れ・課題の欄か結論に書きます。黙って予定の量を書き換えると、遅れが表から消えてしまいます。

遅れと判定する差は、初めは10ptです。期間が短い案件や、少しの遅れも見逃せない案件では、5ptなどに下げます。

よくある書き間違い

• 「おおむね順調」「鋭意対応中」で済ませる：予定と実績の数字と、遅れの量を書きます
• 予定を毎回書き換えて、遅れが見えなくなる：計画を変えたときは、変えたことと理由を書きます
• 発注者の作業を表に入れない：原稿・確認・判断も、担当を「貴社」にしてタスクの表に入れます
• 作業を始めたら50%と書く：進捗率は終えた量で出します。始めただけのタスクは、終えた量が0なら0%です
• 遅れを最後に小さく書く：遅れは結論と全体の状況に書きます。遅れが大きくなってから知らされると、発注者が打てる手が減ります

業務報告書・ほかの報告書との使い分け

進捗報告書と業務報告書は、どちらも委託先から発注者に定期的に出しますが、伝えることが違います。進捗報告書は「プロジェクトが予定どおりか」、業務報告書は「毎月続く業務の実績（件数・時間・目標の達成）」です。サイトの制作のように終わりがある仕事は進捗報告書、カスタマーサポートの運用のように毎月続く仕事は業務報告書を使います。立ち上げの期間は進捗報告書、運用が始まってからは業務報告書、と切り替えることもあります。

毎週・毎月の報告書づくりを楽にするには

集計を自動にする方法は「月次報告書を自動で作る方法」で比べています。

おまかせレポートでは、毎週・毎月同じ型で出す報告書を、データや集計表を共有ドライブに入れていただくだけでお作りします。発注者ごとの書式もそのまま再現します。当社の名前は入れず、所見やコメントは下書きとしてお渡しし、御社で確かめてから御社の名前で出していただきます。

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