稟議書のテンプレート（Word・Excel・記入例と例文4つ）

稟議書（りんぎしょ）とは、備品の購入や契約、取引の開始など、担当者だけでは決められないことについて、関係する上司や部署に順に回し、承認と決裁をもらうための書類です。決裁する人が知りたいのは「何を、いくらで、いつ」「なぜ今それが要るのか」「ほかの案と比べてどうか」の3つです。

このテンプレートは、稟議書をA4縦の1枚（Wordは2ページ）にまとめたものです。冒頭に「申請の内容（何を・いくらで・いつ）」の欄を置き、結論を最初に書く形にしました。金額の内訳は、Excelでは数量と単価を入れると、金額・小計・消費税・合計（税込）が数式で出ます。比べた案の表では、最も安い案との差が数式で出るので、いちばん安い案を選ばないときに、いくら多く払うのかがひと目でわかります。WordとExcelは同じ欄・同じ記入例です。

テンプレートの中身（稟議書の欄）

区分（備品の購入、システムの導入、外注・業務委託、取引の開始、契約の更新、出張・研修、採用、その他）、採用の「○」、判断（承認・条件付き承認・差し戻し・否認）は、Excelでは一覧から選べます。空欄のファイルの金額の内訳は5行、比べた案は3行、承認の欄は5行です。

Excelには、もう1枚「稟議の台帳」のシートがあります。稟議番号・起案日・件名・区分・起案者・金額（税込）・結果の日・結果を1件1行で書くと、日数（結果の日−起案日）と、件数・承認の件数・承認した金額の合計・平均の日数が数式で出ます。

WordとExcelのどちらを使う？

Excel版はA4縦1枚で、金額の内訳と比べた案を数式で計算します。品目が多い購入や、見積りを比べて決めるものに向いています。稟議の台帳のシートで、出した稟議をまとめて管理することもできます。

Word版は同じ欄をA4縦2ページにしたもので、1ページ目に申請の内容・理由・金額の内訳、2ページ目に比べた案・効果とリスク・日程と、承認の欄を置いています。理由や効果を文章で多めに書くもの（取引の開始・採用など）や、会社の書式がWordで決まっているときに向いています。Word版には数式がないので、金額と最も安い案との差は計算して書き入れます。

記入例：点検用のタブレット端末8台の購入

記入例は、架空の設備会社「株式会社みなと設備サービス」の業務管理課が、点検の写真を撮るタブレット端末を買う稟議です。点検報告書1件の作成時間（平均74分、うち写真の整理31分）は、基本の報告書の社内向けの記入例と同じ数字です。

金額の内訳は、次のとおりです。

比べた案は3つです。最も安い案との差は、Excelでは数式で出ます。

選んだ理由の欄には「B案はA案より24,000円（税抜）高くなりますが、初期設定まで任せられます。A案では設定に約2日かかり、12月1日に間に合わないおそれがあります。」と書いています。

承認の欄は、回付の順に5人です。記入例は、決裁まで終わった状態です。

社名・人名・機種・金額・取引先はすべて架空です。実際の機器の価格は、時期や販売店で変わります。

項目ごとの書き方

件名と区分

件名は「何を、どうするか」を1行で書きます。「タブレットの件」ではなく、「点検用のタブレット端末8台の購入」のように、数量まで入れると、台帳で探すときにも見分けがつきます。区分は、会社が決めている稟議の種類に合わせます。会社によっては、区分で回付の順や決裁者が変わります。

申請の内容：結論を先に

決裁する人が最初に読む欄です。何を、どこから、いくらで、いつ、を2〜3文で書きます。金額は税込か税抜かを必ず書き添えます。理由や経緯は、次の欄に分けます。

• 良い例：「点検用のタブレット端末8台と保護ケースを、B社から購入します。金額は675,664円（税込）です。12月1日の点検から使います。」
• 直したい例：「点検の写真の扱いについて、かねてより課題となっておりましたので、端末の導入を検討いたしました。」（何を、いくらで、がわからない）

理由・目的：今の課題を数字で

今どんな問題があるかを、数字で書きます。「業務の効率化のため」だけでは、決裁する人は効果を比べられません。記入例は「点検報告書1件の作成に平均74分、そのうち31分が写真の整理」と、時間で書いています。なぜ今決める必要があるのか（使い始めたい日、値上げの前、契約の更新の期限など）も、ここに書きます。

金額の内訳：税抜と税込を分ける

見積書の品目どおりに、品名・数量・単位・単価を書きます。Excel版は、数量と単価を入れると金額が出て、小計（税抜）・消費税・合計（税込）まで数式で計算します。消費税は小計×税率で、1円未満は切り捨てにしています。見積書の消費税と1円ずれるときは、見積書の額に合わせて直してください。

月額のサービスは、月額だけでなく、契約の期間の合計（1年分など）も書きます。初期費用と月額を分けて行にすると、2年目からいくらかかるかもわかります。金額をどう会計で扱うか（どの科目にするかなど）は、このテンプレートでは決めていません。経理の担当者に確かめてください。

比べた案：いちばん安い案でない理由

見積りを2〜3社から取り、同じ条件（台数・付けるもの・税抜）で並べます。比べた案がないと、「ほかに安いところはないのか」と差し戻される原因になります。

いちばん安い案を選ばないときは、その差を払う理由を「選んだ理由」に書きます。記入例は、最も安いA社より24,000円高いB社を選んだ理由を、「設定まで任せられ、使い始めの日に間に合う」と書いています。Excel版の「最も安い案との差」の列を見ると、差額がそのまま書けます。

効果とリスク：見送った場合まで

期待する効果は、何がどれだけよくなるかと、いつ確かめるかを書きます。リスクは、起きそうな問題と、その備えを1行ずつ書きます。「見送った場合」は、決めなかったときに今の問題がどうなるかです。この欄があると、決裁する人は「やらない」という選択と比べて判断できます。

日程・支払い・予算、添付資料

発注日・納品日・使い始め、支払いの時期と方法（例：納品の翌月末に振込）、予算内か予算外かと使う予算の名前を書きます。添付資料には、見積書・カタログ・仕様書・契約書の案など、本文の数字の出どころになる資料を書き、本文の数字と添付資料の数字が合っているかを出す前に確かめます。

承認の欄：回付の順と判断

承認する人を、回付する順に上から書きます。記入例は、課長 → 部長 → 総務部（情報の管理）→ 経理部 → 取締役（決裁者）の順です。判断の欄には承認・条件付き承認・差し戻し・否認のどれかを、意見・条件の欄には条件や差し戻しの理由を書いてもらいます。

決裁の権限（いくらから誰が決めるか）と回付の順は、会社の規程（職務権限規程など）で決まっています。このテンプレートの5行は一つの例なので、自社の規程に合わせて行を足したり消したりしてください。

書き出しと締めの言葉

稟議書は社内の書類なので、拝啓・敬具などのあいさつは要りません。このテンプレートは欄に書き込む形なので、締めの言葉も入れていません。文章だけで書く稟議書では、最後に「以上、ご承認のほど、よろしくお願いいたします。」と1文添えるのが一般的です。

稟議書の例文4つ（備品の購入・システムの導入・外注・取引の開始）

例文の社名・数字はすべて架空です。

例文1：備品の購入（記入例）

例文2：システムの導入（勤怠管理のクラウドサービス）

月額のサービスは、月額・人数・期間をかけた1年分の合計を書きます。2年目以降の費用（月額×12か月）も一言添えると、決裁する人が続けたときの費用を見積もれます。

例文3：外注（ホームページの施工事例のページの更新）

外注の稟議では、何を・どこまで頼むか（成果物、修正の回数、納期）を書きます。頼む範囲があいまいだと、あとで追加の費用が出たときに、稟議を出し直すことになります。

例文4：取引の開始（配管の部品の新しい仕入先）

取引の開始の稟議は、金額が決まっていないことが多いため、年間の見込みの額と、その出し方（月の平均×12か月など）を書きます。

差し戻されやすい稟議書（よくある書き間違い）

• 結論が最後にある：経緯から書き始めると、何を決めてほしいのかが最後までわかりません。申請の内容を先に書きます
• 税込か税抜かがわからない：見積書の額と本文の額が合わない原因になります。小計（税抜）と合計（税込）を分けて書きます
• 見積りが1社だけ：比べた案がないと、「ほかに安いところはないのか」と聞かれます。2〜3社を同じ条件で比べます
• 「効率化のため」だけで数字がない：今の課題を、時間・件数・金額で書きます
• 月額だけで、年額や契約の期間がない：月額のサービスは、1年分や契約の期間の合計を書きます
• 添付資料と本文の数字が違う：見積書を取り直したあと、本文を直し忘れることがあります。出す前に突き合わせます

稟議の台帳で、決裁までの日数を見る

Excelの「稟議の台帳」のシートは、出した稟議を1件1行で残す表です。記入例は、みなと設備サービスが2026年10月〜11月に出した7件です。7件目が、上の記入例のタブレット端末の稟議です。

日数は「結果の日−起案日」で、結果の日がまだない（回付中の）稟議は数えません。金額が決まっていない稟議（記入例では取引の開始）は、金額を空欄にしています。差し戻しになった稟議の結果の日は、差し戻された日です。平均の日数が長いときは、どこで止まっているかを承認の欄で確かめ、回付の順や決裁の権限を見直すきっかけにできます。

稟議書と、ほかの書類の使い分け

稟議書は「これから決めること」、報告書は「やったことの結果」を書く書類です。記入例のタブレット端末なら、稟議書で購入を決め、12月の調査の結果は報告書で伝えます。報告書の書き方は「報告書の書き方と例文」にまとめています。

毎月の書類づくりを楽にするには

稟議書のような1回ごとの書類は、このテンプレートで足ります。手間がかかるのは、毎月同じ型で出す報告書です。稟議で導入したものの効果を毎月報告する、取引先に毎月の実績を報告する、といった書類は、数字の転記と集計、前月との比較、所見の文、体裁を整えることが、毎月の締めのたびに重なります。

おまかせレポートは、毎月の報告書や月次レポートを、御社の書式のまま作るサービスです。元のデータを共有ドライブに入れていただくだけで作り、人が元データと数字を突き合わせてから納品します。所見やコメントは下書きとしてお渡しし、御社で確認して、御社の名前で出していただきます。ほかのテンプレートはテンプレートの一覧にあります。今お使いの報告書を1回分お預かりして、同じ型で作る無料のお試しも受け付けています。