管理業務報告書・オーナー月次報告書のひな形（Excel）

オーナー報告書とは、賃貸管理会社が物件のオーナーに、家賃の入金と送金、入居状況、修繕や入居者対応の結果などを伝える書類です。このうち、法律で作り方が決められているのが「管理業務報告書」です。

賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の施行規則 第40条では、管理業者が、管理受託契約を結んだ日から1年を超えない期間ごとと、契約期間が終わったあと遅滞なく、次の3つを書いた管理業務報告書を作り、オーナーに交付して説明することになっています（>e-Gov 法令検索：賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律施行規則）。

1. 報告の対象となる期間
2. 管理業務の実施状況
3. 管理業務の対象となる賃貸住宅の入居者からの苦情の発生状況及び対応状況

このひな形は、この3つに沿った管理業務報告書と、多くの管理会社が毎月送っている月次の報告をまとめたものです。

ひな形の中身（3シート）

項目ごとの書き方

2. 管理業務の実施状況

ひな形には、多くの管理受託契約に入っている業務（家賃等の収納・送金、入居者の募集・契約、定期清掃・巡回、設備の点検、修繕、退去の立会い・精算）をあらかじめ並べています。契約書の業務の範囲に合わせて、足したり消したりしてください。「実施の内容」には何をしたか、「回数・件数」には期間中の合計を書きます。

3. 入居者からの苦情

受付日・場所・内容・対応の順に1件1行で書きます。対応の欄は「何をしたか」と「その後どうなったか」まで書くと、オーナーが状況を判断できます（記入例：「上階に注意の文書を配布。以後の連絡なし」）。苦情がなかった期間は「なし」と書いておきます。

月次報告の収支

収入と支出を項目ごとに並べ、前月と比べます。送金額は一番下に置き、前月と大きく違う月は「今月の主な動き」にその理由（更新料の入金、原状回復の支払いなど）を書きます。オーナーがいちばん気にするのは「なぜ今月は送金額が少ないのか」です。

ご提案・ご相談

空室が続いている部屋や、修繕の時期が来ている設備があれば、費用と見込みを添えて提案します。毎月の報告を、次の打ち手の相談につなげる欄です。

よくある書き間違い

• 前月の数字が残っている：前月のファイルをコピーして作ると、送金日や対象月が前月のまま残りがちです。上の欄から順に見直します
• 送金明細と金額が合わない：月次報告の送金額は、送金明細書と同じ数字になっているかを必ず突き合わせます
• 苦情の対応が「対応中」のまま：前回「対応中」だった件は、次の報告で結果を書きます

毎月の作成を楽にするには

おまかせレポートでは、管理システムの入出金データ・入居者台帳・対応記録から、御社の書式のままオーナー報告書の下書きを作ります。管理会社の方が内容を確かめて、管理会社の名前でオーナーに交付・説明していただく形です。完成形はオーナー報告書の実物サンプル（全7ページ）で見られます。

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