写真報告書のテンプレート（Excel）

写真報告書とは、現場で撮った写真に、撮った場所・日時・状況の説明を添えて、相手に作業や点検の結果を伝える書類です。点検の指摘事項、作業の完了報告、清掃の前後の記録などに使います。

このテンプレートは、写真の枠と説明の欄があらかじめ並んでいるので、写真を貼って文字を入れるだけで、毎回同じ体裁になります。

テンプレートの中身

どのシートも、上に「宛先・報告日・件名・報告者・物件名・作業日・場所・担当」の欄、下に「備考」の欄があります。A4縦で1ページに収まるように、印刷の設定（ページに合わせて縮小）をしてあります。

写真ごとの説明の書き方

写真の下の4つの欄は、次のように書くと、読む人が写真だけ見て迷いません。

内容の欄は「事実」と「おすすめ」を分けて書くのがコツです。「錆があります」で終わらせず、「漏水はありません。次回も確認します」のように、相手が次に何をすればいいかまで書くと、問い合わせが減ります。

写真の撮り方

• 近くと遠くの2枚を撮る：近くの写真だけでは場所がわかりません。設備の全体が入る1枚と、不具合の部分に寄った1枚をセットにします
• 大きさがわかるものを入れる：ひび割れや錆は、メジャーやスケールを当てて撮ると、幅や長さが伝わります
• 同じ位置から撮る：前回の点検と比べる箇所は、立つ位置と向きをそろえます。前後の比較がしやすくなります
• 撮ったらすぐ名前を付ける：現場でフォルダを分けるか、撮影の順に番号をメモしておくと、あとで貼る順番に迷いません

よくある書き間違い

• 写真と説明の順番がずれる：貼り直したときに、説明だけが元の位置に残る失敗です。写真を入れ替えたら、No.の欄も必ず見直します
• 場所が「1階」だけ：同じ階に同じ設備が複数あると探せません。部屋名や方角まで書きます
• 前回の報告書をコピーして直し忘れる：日付や物件名が前回のままになっていないか、送る前に上の欄から確かめます

毎月の作成を楽にするには

件数が少ないうちは、このテンプレートに貼っていくのがいちばん早い方法です。毎月の件数が増えてきたら、次のどれかを考えます。

おまかせレポートでは、現場で撮った写真とメモを共有ドライブに入れるか、チャットで送っていただくだけで、御社の書式のまま写真報告書を作ります。作った報告書は、御社で内容を確かめてから、御社の名前でお客様に出していただきます。点検報告書としてまとめる場合の完成形は、点検報告書の実物サンプルで見られます。

まずは今の報告書を1件分お預かりして、同じ型で作る無料のお試しからどうぞ。