日報を集計して月報にする方法：フォーム・スプレッドシートでの自動化

日報を集計して月報にするとは、毎日の日報から件数や時間を数えて、月の合計・内訳・推移を出し、月報の数字と文の材料にすることです。日報を文章だけで書いていると、月末に全員分を読み返して数えることになります。日報の書き方を「数えられる形」に変えてフォームで集め、表で集計すれば、月報の数字は式で出せます。

先に結論を書きます。

• 日報の項目は、月報に載せる数字から逆にたどって決めます。 数えたいものは選択肢、量は数字だけの欄、事実と気づきは文の欄にします
• フォームで集め、回答のシート（1回答1行）には手を入れません。 別のシートで日ごと・人ごと・月の合計を出し、提出の数と合計が合ってから月報に流します
• 月報の数字は集計を参照し、所見の文は人が書きます。 生成AIで要約するなら、件数は数えさせず、元の回答に戻って確かめます

日報・週報・月報それぞれの書き方と例文は「業務報告書の書き方」にまとめています。この記事は、集めた日報を月報にまとめる流れに絞ります。

この記事は、月次レポートの作成代行（おまかせレポート）を提供している inovie株式会社 が書いています。Google フォーム・Microsoft Forms・スプレッドシート・Excel の機能は、2026年11月3日に各社の公式ヘルプ（日本語）で確かめた範囲で書いています。画面の名前は変わることがあります。記入例の会社名・人・数字はすべて架空です。

日報が月報にまとめにくいのはなぜ？集計できない日報と集計できる日報

月報を作るときに日報から拾いたいのは、件数、時間、問題の数と中身、来月に生かす気づきです。日報が文章だけだと、どれも数えられる形で残っていません。月末には、次の3つが起きます。

• 読み返して数える：「50件くらい」「午後は返品対応」と書かれた日報を全員分開き、手で数えて表にする
• 書き方がそろわない：同じ業務を「返品」「返品・交換」「返品受付」と書く人がいて、数えるたびに読み替える
• 出ていない日がわからない：合計が少ないのは件数が少なかったからか、日報が出ていないからか、1人ずつ確かめないと区別できない

集計できる日報は、文の欄を残したまま、数えたいことを選択肢と数字の欄に分けたものです。

日報の項目はどう決める？月報の数字から逆にたどる

項目は、日報の画面からではなく、月報の表から考えます。月報に載せない数字は、毎日書いてもらっても使いません。

1. 月報の指標を書き出す：月報の「主な数字」に載せる指標（件数、時間、問題の数など）と、内訳を出したい切り口（業務の種類、問題の分類）を並べます
2. 日報から出すか、システムから出すかを分ける：電話の件数のように、システムが数えている数字は、月報にはシステムの数字を使います。日報でも集めるなら、人ごとの内訳と、システムの合計と大きくずれていないかの確認に使います。同じ指標の数字が2つあると、合わない月にどちらを載せるかで迷います
3. 数えたいものは選択肢にする：業務の種類、問題の分類は、選ぶだけで済む形にします。選択肢の名前が、そのまま月報の内訳の名前になります
4. 量は数字だけの欄にする：単位は質問の名前に書き（「稼働時間（時間）」）、回答には数字だけを入れてもらいます
5. 文の欄は2つまでにする：「問題の内容」と「気づき・相談」のように、何を書く欄かを分けます。文の欄が多いほど、書く手間も、月末に読む量も増えます

日付は、送信した日時ではなく、日付の質問で取ります。翌朝に出した日報が翌日の件数に入らないようにするためです。

営業・現場・サポートの項目の例

月報で使う数字の多くは、件数・時間・金額と、その内訳です。どの仕事でも、この3つを数字の欄で取り、内訳の切り口を選択肢で取ります。

選択肢は、月の途中で名前を変えない

選択肢の名前を月の途中で変えると、変える前と後の回答が別のものとして数えられます。名前を変えるのは月初にし、変えた日と前の名前を、集計のファイルの説明のシートに書いておきます。「その他」を選んだ回答は月に1回中身を見て、多いものは翌月の初めに選択肢に足します。

フォームの項目の例：サポートの日報を Google フォーム・Microsoft Forms で集める

ここからは、業務報告書のテンプレートの記入例と同じ、架空のBPO会社のカスタマーサポート業務（体制は平日12名・土日8名）を例にします。オペレーターが1日の終わりに1回ずつ出す日報です。この例では対応件数も日報で集めています。問い合わせ管理のシステムで件数を数えているなら、前の節の2のとおり、月報にはシステムの件数を使います。

1〜6は必須にします。7の分類の選択肢は、たとえば「対応の誤り」「システムの不具合」「案内の不足（FAQ・回答のひな形にない）」「問い合わせの集中」「その他」です。

Google フォームの形式は、公式ヘルプの「フォームの質問の形式を選択する」に一覧があります。記述式の質問には［回答の検証］で「数値」のルールを付けられ、「21～42 の数字」のように範囲も決められます（「フォームのルールを設定する方法」）。稼働時間なら0〜12のように、ありえない値を入れられないようにしておきます。

6の「あり」のときだけ7と8を見せるには、Google フォームは［回答に応じてセクションに移動］を使います。ヘルプでは、この設定はラジオボタン（多肢選択式）とプルダウンの質問で使えるとしています。Microsoft Forms は質問の［分岐の追加］で、後に続く質問にだけ分岐できます（「Microsoft Forms で分岐ロジックを使用する」）。

毎日出す日報で、オンにしてはいけない設定

アンケート用の設定をそのまま使うと、2日目から日報が出せなくなります。

• Google フォームの［回答を 1 回に制限する］：1人1回しか送れなくなります。オンにすると、回答する人は Google アカウントへのログインが要ります（「フォームを公開して回答者と共有する」）
• Microsoft Forms の［1 人 1 つの回答］：同じく、1人1回に制限されます（「Microsoft Forms でフォームまたはテストの設定を調整する」）

誰の回答かを残したいときは、Google フォームは設定でメールアドレスを収集し、Microsoft Forms は［組織内のユーザーのみが回答可能］にして［名前を記録］を使います。氏名の質問を残すかどうかは、代わりに入力する人がいるかで決めます。

回答を表に送る：Google フォームとスプレッドシート

Google フォームは、［回答］の［概要］から［回答の送信先を選択］で、新しいスプレッドシートか既存のスプレッドシートを選びます。以後の回答は、そのスプレッドシートに1回答1行で入ります。ヘルプによると、新しく作った回答用のスプレッドシートには、フォームの共同編集者が自動でアクセスできるようになり、その後にフォームの権限を変えても、スプレッドシートには自動で反映されません（「フォームの回答の保存先を選択する」）。日報には氏名と仕事の中身が入るので、共有の範囲はフォームとスプレッドシートの両方で確かめます。

回答を表に送る：Microsoft Forms と Excel

Microsoft Forms は、［回答の表示］から［Excel で結果を開く］を選ぶと、職場または学校用の OneDrive（グループのフォームは SharePoint）にブックが保存されます。このブックはフォームとつながっていて、新しい回答が反映されます。［コピーをダウンロード］で開いたブックは、フォームとつながっていません。ブックの最初の5列は、回答者 ID、開始時刻と完了時刻、回答者の名前とメールアドレスで、質問の回答はその右に並びます（「フォームの結果を確認して共有する」）。集計の式は、この列の並びに合わせて書きます。

集計の表の例：回答のシートから、日ごと・人ごと・月の合計へ

回答のシートには手を入れません。並べ替えたり、列を足したり、数字を直したりすると、どれがフォームから届いた回答なのかがわからなくなります。集計は、同じファイルの別のシートに式で作ります。回答に誤りがあったときは、回答のシートは直さず、集計のシートに「直した値」の欄を作って、直した理由を書きます。

回答のシート（1回答1行）

10月1日の回答の一部です（架空）。

日ごとの集計：テンプレートの日次シートと同じ列にする

日ごとの集計は、業務報告書のテンプレートの日次シートと同じ列（日付・曜日・業務内容・時間・成果（件数）・メモ）にしておくと、そのまま月報の材料になります。確認のために「提出数」の列を足します。下の数字は、テンプレートの記入例と同じです。

時間・件数・提出数は式で出します。回答のシートで、日付がB列、稼働時間がD列、対応件数がE列なら、日付がA10のセルの行は次のようになります。

時間     =SUMIFS(回答!$D:$D, 回答!$B:$B, $A10)
件数     =SUMIFS(回答!$E:$E, 回答!$B:$B, $A10)
提出数   =COUNTIFS(回答!$B:$B, $A10)

SUMIFS は条件に合う行の合計を、COUNTIFS は条件に合う行の数を返す関数で、スプレッドシートと Excel で同じ形で書けます（COUNTIFS 関数（Microsoft サポート））。業務内容とメモは、その日の「主な業務」と「気づき・相談」を見て、運用の責任者が1行で書きます。

この例では、31日分の合計が2,752時間・18,436件で、テンプレートの月次シートの対応件数と一致します。1時間あたりでは約6.7件です。

人ごと・分類ごとの集計

人ごとの月の合計は、日付の条件を2つ付けて SUMIFS で出します。月の初日（2026/10/1）と翌月の初日（2026/11/1）をそれぞれセルに入れておき、">="&月の初日 と "<"&翌月の初日 を条件にします。問題の分類ごとの件数は、COUNTIFS(問題の分類の列, "案内の不足", 日付の列, ">="&月の初日, 日付の列, "<"&翌月の初日) の形です。

「主な業務」のように複数選べる質問は、選んだものが1つのセルに並んで入ることがあります。最初の回答で入り方を確かめ、条件を "*返品の受付*" のように前後に * を付けた形にすると、その語を含む回答を数えられます。Excel の COUNTIFS 関数のヘルプでは、条件に * をワイルドカード文字として使えるとしています。

関数を書かずに集計するなら、ピボットテーブルも使えます。Google スプレッドシートのヘルプでは、ピボットテーブルの例として「特定の月に最も収益を上げた営業担当者を調べる」使い方を挙げています（「ピボット テーブルを作成、使用する」）。

人ごとの数字は、社内で仕事の配り方を見直すために使います。取引先に出す月報には、ふつう載せません。

月報に流す前に確かめる3つの欄

• 提出の表（人×日）：行に氏名、列に日付を並べ、COUNTIFS(氏名の列, 氏名, 日付の列, 日付) で回答の数を出します。0は出ていない日、2以上は同じ日に2回出したものです。シフト表と見比べ、休みの日の0と、出し忘れの0を分けます
• 数字でない回答：COUNT（数字の入ったセルの数）と COUNTA（空でないセルの数）を、稼働時間と対応件数の列で比べます。数が違えば、「8時間」「約50」のように数字でない回答が混ざっています
• 合計の突き合わせ：日ごとの提出数の合計と、その月の回答の行数を比べます。合わないときは、日付が文字として入っていて式で拾えていない回答がないかを見ます

集計した数字を月報に流すには？Excel と GAS の使い分け

月報のシートには数字を打ち込まず、集計のシートを参照するだけにします。集計のどの部分が、月報のどこに入るかは次のとおりです。

応答率や平均処理時間のように、日報からは出ない数字もあります。それはシステムの書き出しを同じ集計のファイルに取り込み、日報の集計と並べておきます。

日ごとの集計を月報にすると、このページのようになります。おまかせレポートで作った、BPO の月次業務報告書のサンプルの3ページ目です（表紙を1ページ目として数えています。会社名と数字は架空です）。棒グラフは日ごとの表に、見出しの「最多は13日の911件」は表の最大値に、右の「シフトを2名増やし」は日ごとの表のメモに当たります。このサンプルの件数はシステムのログから集計したものですが、日報から集計した数字でも、月報の形は同じです。→ 業務報告書のサンプルを全6ページ見る

Excel で回すなら

Microsoft Forms の回答のブックと、システムの書き出しを1つのブックに集め、集計と月報のシートを置きます。CSV をフォルダから取り込む Power Query、対象月のセルと SUMIFS で作る集計、グラフの範囲、PDF への書き出しまでの手順は、「Excelで月次報告書を自動作成する手順」にまとめています。

スプレッドシートと GAS で回すなら

Google フォームの回答のスプレッドシートに集計のシートを足し、月報のひな形を毎月複製して数字を入れ、PDF とメールの下書きを作るところまでを GAS（Google Apps Script）に任せられます。QUERY 関数での日別の集計、トリガーの設定、止まったときの気づき方は、「スプレッドシートとGASで月次レポートを自動作成する手順」にあります。

どちらでも、自動にするのは数字とグラフまでです。月報の結論と、問題と対応の文は、次の節のように人がまとめます。取引先に出す月次の業務報告書で、項目の並びと例文を確かめたいときは、「業務委託の月次報告書の書き方」を見てください。

日報の文章（所見）は、どうまとめる？

日報の文の欄は、全部をつなげても月報になりません。月報に書くのは、月の数字を動かした出来事と、その対応です。次の順にまとめます。

1. 絞る：問題の欄が「あり」の回答を、日付の順に全件読みます。「なし」の回答の気づき・相談は、分類ごとに目を通します
2. 分類で並べる：選択肢の分類（案内の不足、問い合わせの集中など）ごとに並べます。同じ分類の中で、同じ話を1つに束ねます
3. 数字を添える：束ねた話に、集計の表から件数と日付を添えます。件数は文から数えず、COUNTIFS で数えたものを使います
4. 月報に書く：「起きたこと → 影響の数字 → 取った対応 → 状況（済・対応中）」の順に1件ずつ書きます。数字を一番動かしたものは、今月の結論にも書きます
5. 確かめる：書いた内容を、日報を書いた本人か現場の責任者に見てもらいます。日報は書いた人の見え方なので、原因の書き方は事実と推測を分けます

テンプレートの記入例では、「問題と対応」が次の2件になっています。1件目は「問い合わせの集中」に分類された日報と、日ごとの表（13日の911件、提出数14人）から書けます。応答率の95.8%は日報からは出ないので、システムの数字を使います。2件目は「案内の不足」に分類された日報から書けます。

生成AIで日報を要約するときの注意

文の量が多いと、生成AIに要約させたくなります。使うなら、次の5つを決めてからにします。

• 件数を数えさせない：「返品の話が何件あったか」は、選択肢の集計で数えます。要約の文に出てきた件数は使いません
• 「問題あり」の回答は要約に任せない：1件だけの重い報告が、要約で短くなったり、ほかの話に混ざったりすることがあります。問題ありの回答は、件数が多くても人が全件読みます
• 要約に出たことは、元の回答に戻って確かめる：どの日の、誰の日報に書いてあるかを確かめてから月報に使います。元の回答が見つからない話は消します
• 名前を記号に置き換える：日報には、社員の氏名、お客様の名前、注文番号などが入ります。入力する前に「担当A」「お客様1」のように置き換えます。個人情報保護委員会は、生成AIサービスに個人情報を含むプロンプトを入れる場合、利用目的を達成するために必要な範囲かを十分に確かめるよう求めています（生成AIサービスの利用に関する注意喚起等）
• 会社が認めたサービスだけを使う：入力が学習に使われない設定・契約になっているかを確かめます

要約や所見の下書きを AI に頼むときの渡し方と、出てきた文の確かめ方は、「生成AIでレポートの所見を下書きする方法」にまとめています。

日報の集計でよくある失敗は？

毎月の月報づくりを楽にするには？

日報をフォームで集めて集計すれば、月報の数字とグラフは毎月同じ式で出ます。残るのは、システムの数字の取り込み、文のまとめ、月報の確認です。取引先が増えて月報の本数が増えると、月初の数日にこの作業が重なります。

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