業務報告書の書き方：項目・例文と、月次でまとめるときの型

業務報告書とは、担当した業務の進み具合と結果、起きた問題と次の予定を、上司・経営者・取引先に伝える書類です。出す間隔によって日報・週報・月報と呼び分けることが多く、読み手はこの報告をもとに、指示を出したり、人や予算を動かしたりします。

先に結論を書きます。

• 入れる項目は、期間と宛先、結論、実績の数字、理由、問題と対応、次の予定、相談・お願いの7つ
• 文は「結論 → 数字 → 理由 → 次の行動」の順で書く。「順調です」「頑張ります」で終えない
• 月報は、指標・数字の定義・並び順を毎月変えない。テンプレートに今月の数字と文を入れるだけで作れる状態にする

この記事は、レポート作成代行（おまかせレポート）を提供している inovie株式会社 が書いています。記入例と例文の部署・会社・数字はすべて架空です。取引先に出す業務委託の月次報告書は「業務委託の月次報告書の書き方」、修理や清掃のあとに出す報告書は「作業報告書の書き方」で説明しています。

業務報告書とは？日報・週報・月報・作業報告書との違い

「業務報告書」は広い呼び方で、決まった区別はありません。この記事では、業務の進み具合と結果を伝える書類をまとめて業務報告書と呼び、出す相手と間隔で次のように分けます。

日報・週報・月報は、同じ「業務の報告」を出す間隔で分けたものです。間隔が長くなるほど、したことの一覧より、数字の比較と理由の比重が上がります。日報は「何をしたか」が中心で、月報は「結果どうなったか、なぜか、来月どうするか」が中心です。

法令で決まった「業務報告書」は別のもの

同じ「業務報告書」という名前でも、法令で作成と提出が決まっている書類があります。たとえば建築士事務所の開設者は、事業年度ごとに業務の実績の概要などを書いた報告書を作り、事業年度が終わってから3か月以内に、登録をした都道府県知事に出すことになっています（建築士法 第23条の6）。株式会社が事業年度ごとに作る「事業報告」も、会社法で作成が決まっている書類です（会社法 第435条第2項）。

こうした書類は、法令や提出先が決めた様式と項目に従うもので、この記事では扱いません。この記事で扱うのは、社内の上司や経営者、取引先に出す、様式が決まっていない業務報告書です。

業務報告書に入れる項目は？7つの項目と記入例

業務報告書には、次の7つを入れます。記入例は、架空の会社の営業2課が、10月の月報として営業部長に出す場合です。

いちばん抜けやすいのは、2の結論と7の相談です。結論がないと、読み手は数字の表から自分で読み取ることになります。相談を報告書の途中に書くと、読み飛ばされて返事が来ません。相談は最後に項目を分けて、いつまでに何を決めてほしいかを書きます。

報告書の題名には、何の報告かがわかる言葉を入れます。文化審議会の「公用文作成の考え方」は、題名に「報告」「提案」などの言葉を使って文書の性格を示すよう勧めていて、例として「令和２年度文化庁予算の執行状況（報告）」を挙げています（公用文作成の考え方 Ⅲの2）。「業務報告書」だけでなく「2026年10月度 営業2課 業務報告」のように、期間と部署まで題名に入れておくと、あとで探しやすくなります。

日次・週次・月次で、型はどう変わる？

7つの項目は、日報でも月報でも変わりません。変わるのは、数字を何と比べるかと、どの項目に重みを置くかです。

テンプレートに入れる欄

テンプレートを作るなら、次の欄を用意しておくと、毎回の書き出しに迷いません。

• 日報：日付、氏名、今日の結論（1行）、したこと、予定との差、明日の予定、困っていること・相談
• 週報：期間、部署・氏名、今週の結論、目標と実績の表、遅れているものと理由、来週の予定、相談
• 月報：期間、宛先、作成者、今月の結論、実績の表（実績・目標・前月・差）、理由、問題と対応、来月の予定、相談

売上報告書や月次決算報告書など、記入例つきの Excel のテンプレートはテンプレート一覧に置いています。

日報と週報の記入例

同じ営業2課の、担当者の日報と課の週報の例です（架空）。

日報（10月28日・担当者）

• 今日の結論：A社に見積りを出しました。B社の訪問は、先方の都合で11月4日に変わりました
• したこと：訪問2件（A社・D社）、見積りの提出1件（A社、320万円）、電話でのご連絡5件
• 明日の予定：D社の提案書を作り、10月30日に出します
• 相談：A社から、納期を1週間早められないかと聞かれました。製造部への確認をお願いします

週報（10月27日〜31日・営業2課）

• 今週の結論：受注額は月の目標に届きました。新規の商談は今週2件で、月の目標まで6件足りません
• 目標と実績：受注額は月の累計1,240万円（目標1,100万円）。新規の商談は月の累計14件（目標20件）
• 遅れているものと理由：新規の商談。出展する展示会が、11月12〜13日に延びたためです
• 来週の予定：展示会で配る資料を、11月7日までに仕上げます
• 相談：展示会のあとの連絡に、他の課からの応援をお願いしたいです（詳しくは月報で）

日報は「今日の結論」を1行目に置くだけで、読む側の負担が大きく変わります。したことの一覧は、そのあとに続けます。

月報の記入例：1枚目に結論と数字を置く

月報の1枚目は、項目の表の記入例を、次の並びで1枚にまとめます。上から読めば、結論 → 数字 → 理由 → 次の行動の順になります。

数字の表には、実績だけでなく比べる相手を並べます。受注額1,240万円は、目標の1,100万円より140万円多く（目標比112.7%）、前月の1,060万円より180万円多い、と表から読めるようにします。差の列を作っておけば、文で「目標を12.7%上回りました」と書くときにも、計算し直さずに済みます。

業務報告書の例文：結論 → 数字 → 理由 → 次の行動の順で書く

業務報告書の文は、次の順に書きます。

1. 結論：何が起きたか、目標に届いたかを1文で
2. 数字：実績と、比べる相手（目標・前回）との差
3. 理由：そうなった原因。わかっていなければ「まだわかっていない」と書く
4. 次の行動：何を、いつまでにするか

この順は、政府が文書を作るときの手引きとも合っています。文化審議会の「公用文作成の考え方」は「結論は早めに示し、続けて理由や詳細を説明する」としていて、解説では「文書の結論は、できれば最初の段落で示しておく」と書いています。文の書き方としては、一文を短くする、一文の論点は一つにする、三つ以上の情報を並べるときは箇条書にする、の3つを挙げ、一文が50〜60字ほどになったら読みにくくなっていないか意識するとよい、としています（公用文作成の考え方 Ⅲの3・4と解説）。

予算と実績の差を説明する文の組み立ては、「予実差異のコメントの書き方と例文」でも詳しく扱っています。

悪い例と良い例10組

部署・会社・数字はすべて架空です。良い例は、どれも結論 → 数字 → 理由 → 次の行動の順に並べています。

悪い例を直すときの3つの見方

• 形容詞を数字に置き換える：「順調」「好調」「少し遅れ」は、読み手によって受け取り方が違います。「予定の9部署のうち7部署」のように、何と比べてどれだけかを書きます
• 「頑張ります」を、期限のある行動に置き換える：「挽回します」「引き続き努めます」では、上司は何を待てばいいかわかりません。「11月14日までに見積りを2件出す」のように書きます
• 「調査中」には、いつわかるかを添える：原因がまだわからないこと自体は悪くありません。誰に何を頼んでいて、いつ結果が出るかを書きます

月次でまとめる型：毎月同じ並びで数字を出すには？

月報を読む上司や経営者は、今月の数字を、前月や前年、目標と比べて読みます。比べられるのは、毎月同じ指標を、同じ計算のしかたで、同じ場所に出しているときだけです。先月は「受注額」、今月は「売上」と指標を変えたり、表の並びを変えたりすると、読み手は比べる準備から始めることになります。

「公用文作成の考え方」の解説も、文書の構成はその都度工夫するとしたうえで、「定期的に作成する文書など、同じ構成を用いた方が読み手に安心感を与えるものもある」と書いています。毎月出す月報は、その代表です。

実物で見る：同じ指標を6か月並べる

おまかせレポートで作った、BPO の月次業務報告書のサンプルの5ページ目です（表紙を1ページ目として数えています。会社名と数字は架空です）。応答率と一次解決率を毎月同じ計算のしかたで出しているので、6か月の推移と目標の線が1枚に並びます。見出しは「応答率と一次解決率は、半年でそれぞれ3.1pt・5.8pt改善」と、このページの結論を数字で書いています。9月に応答率が下がった理由も横に書いてあるので、下がった月があっても読み手が迷いません。→ 業務報告書のサンプルを全ページ見る

経営会議に出す月次の業績報告なら、1枚目に「売上高・営業利益ともに単月で予算を達成。ただし累計の営業利益は予算比98.9%で、未達が残ります」と結論を書いた経営会議資料のサンプルも参考になります。

Excelで型を固定する4つの手順

1. 報告書のファイルをテンプレートとして保存する：Microsoft の公式ヘルプは、月次報告書のように同じ種類の文書を何度も作るなら、テンプレートとして保存しておけば毎回最初から作り直さずに済むと案内しています。Excel では、ファイルの種類に［Excel テンプレート (.xltx)］を選んで保存します。マクロが入っているブックは［Excel マクロ有効テンプレート (.xltm)］です（テンプレートを作成する（Microsoft サポート））
2. 数字を入れるシートと、報告書のシートを分ける：元データを貼るシートと集計のシートを作り、報告書のシートは集計のシートを参照するだけにします。報告書のシートに直接数字を打ち込むと、前月の数字が残ったままになりやすくなります
3. 指標の定義を書いておく：「受注額＝その月に注文書を受け取った案件の金額（税別）」のように、計算のしかたを説明のシートか欄外に書きます。担当者が替わっても、同じ数字が出せます
4. ファイル名と置き場所を決める：「2026-10_業務報告_営業2課.xlsx」のように年月を先頭にした名前で、決まった共有フォルダに置きます。前月のファイルを開いて上書きせず、毎月テンプレートから新しく作ります

元データの取り込み、グラフの範囲、PDF の書き出しまでを Excel の中で自動にする手順は、「Excelで月次報告書を自動作成する手順」にまとめています。

この型をそのまま使える「業務報告書のテンプレート（Excel・月次・週次・日次）」を無料で配っています。達成率は数式で出ます。

提出する前に確かめる7つ

1. 期間・日付・宛先が、今回のものになっている（前月のファイルの写し残しがない）
2. 最初の段落に結論がある
3. 数字に、比べる相手（目標・前回）と単位が付いている
4. 指標の名前・計算のしかた・並び順が、前回と同じ
5. 理由は、わかっている事実と推測を分けて書いている
6. 次の行動に、期限と担当が書いてある
7. 相談・お願いが、最後に項目を分けて書いてある

1と4は、毎月同じ型で作るほど起きやすい間違いです。表紙・題名・ファイル名の期間は、作り始めにまとめて直しておきます。

毎月の作成を楽にするには？テンプレート・自動化・作成を任せる

日報や週報は、本人がしたことを書くので、本人が書くのが基本です。手間がかかるのは、締めのあとにいくつものシステムから数字を集めて、表とグラフを作る月報のほうです。部署や取引先が増えると、月初の数日に何本もの報告書が重なります。

自動化の方法（Excel、GAS、Looker Studio、生成AI、代行）の比べ方は、「月次報告書を自動作成する6つの方法を比較」にまとめています。理由や次の行動の文を生成AIに下書きさせるときの頼み方と、数字の確かめ方は「生成AIでレポートの所見を下書きする方法」にあります。外に任せるときに頼めることと費用の相場は、「月次レポート・報告書の作成代行とは」を見てください。

おまかせレポートでは、システムの書き出しや Excel を共有ドライブに入れていただくだけで、月次の業務報告書を御社の書式のまま作ります。所見やコメントは下書きとしてお渡しし、御社で確認したうえで、御社の名前で出していただきます。料金は基本料金 月額3万円（税別、5件まで）で、6件目から1件 月5,000円（税別）です（初期費用0円、最低契約期間6ヶ月）。取引先ごとに業務報告書を出している BPO・業務委託の会社向けの案内は「BPO・業務委託の月次報告書の作成代行」にあります。今お使いの報告書を1本お預かりして、同じ型で1回分を作る無料のお試しも受け付けています。