点検報告書の書き方：構成・所見の例文・写真の入れ方【記入例つき】

点検報告書とは、建物や設備を点検した結果と、直したほうがよい箇所・時期を、建物のオーナーや管理会社に伝える書類です。読み手が最初に知りたいのは「すぐ直すものがあるか」です。1ページ目で件数と結論を伝え、指摘ごとに写真と対応案を添える構成にすると、毎月同じ型で迷わずに作れます。

この記事では、点検報告書に入れる項目、ページ構成の例、所見の書き方と例文、写真の撮り方と並べ方、よくある失敗を、記入済みのサンプルを使って説明します。

この記事は、建物のオーナー・管理会社など、お客様に出す点検報告書の書き方です。消防署など役所に提出する法定の報告書は様式が決まっているため（>消防庁：点検結果報告書の様式）、この記事では扱いません。

点検報告書には何を書く？入れる項目の一覧

点検報告書の項目は、「どの建物を、いつ、誰が点検したか」「結果はどうだったか」「何を、いつまでに直すか」の3つに分かれます。記入例は、この記事で使うサンプル（会社名・数字は架空）から取っています。

判定の記号は、報告書の中で1種類にそろえます。サンプルでは「◎＝異常なし、△＝要観察、×＝異常あり」の3段階にして、サマリーと点検項目一覧の両方で同じ記号を使っています。「良・可・否」や「A・B・C」でも構いません。どの記号を使うかを最初にお客様と決めて、毎月変えないことが大切です。

実物で見る：6ページの定期点検報告書（記入例）

ここからは、ビルメンテナンス会社が管理会社に出す、月次の定期点検報告書のサンプルで説明します。会社名・物件名・数字はすべて架空です。

各ページの見出しは「点検結果」のような名詞ではなく、結論の1文にしています。見出しだけを順に読んでも、今月の点検の中身がわかるようにするためです。

表紙と過去の点検との比較を含めた全6ページは、点検報告書のサンプル（写真付き・定期点検）で見られます。

小さな建物なら2ページでもよい

点検項目が少ない建物や、作業報告に近い点検なら、2ページにまとめる型もあります。

是正の費用は、報告書に入れずに見積書を別に添える形でも構いません。ページ数を減らしても、「件数と結論が最初にある」「写真と指摘の番号がそろっている」の2点は変えないようにします。

点検報告書の作り方の手順

毎月の作成は、点検者・報告書を作る人・確認する人の3人の手を通ります。急ぐ不具合だけは、この流れを待たずに連絡します。

作る人の作業は、次の順に進めると手戻りが減ります。

1. 点検表の判定を確かめる：現場の点検表（紙・Excel・点検アプリ）の判定が、点検者の確認済みであることを確かめます。報告書を清書する人は、判定を変えません
2. 写真を整理する：指摘ごとに写真を選び、No.1から番号を振ります。点検表の備考にも同じ番号を書きます
3. 点検項目一覧に転記する：点検表の判定と備考を、設備ごとに並べます
4. 件数を数える：◎・△・×の件数を出し、前回と比べます
5. 指摘事項の所見を書く：次の節の「事実→判定→推奨→優先度」の順に書きます
6. 是正の提案をまとめる：指摘ごとに、内容、概算費用、優先度、時期を表にします。費用が出ていないものは「見積り中」と書きます
7. サマリーを最後に書く：件数と、いちばん急ぐ指摘を1文で書きます。先に書くと、所見を書くうちに中身とずれます
8. 見直してPDFにする：日付、物件名、件数、写真の番号を確かめ、PDFにして送ります

報告書の型は、最初にお客様と決めておきます。国土交通省が官庁施設の保全業務の標準として定める>建築保全業務共通仕様書（令和5年版）でも、点検の報告は、あらかじめ施設の担当者と打ち合わせて定めた様式で行うことになっています（第1編 1.4.7）。民間の建物でも、項目・記号・提出日を先に決めてから作ると、毎月の書き直しが減ります。

所見はどう書く？「事実→判定→推奨→優先度」の順に

所見とは、点検で見つけたことと、それに対する点検会社の見立てを書いた文です。次の4つの要素を、この順に1〜2文で書きます。

書くときの決まりは次の5つです。

• 事実と見立てを分ける：「劣化しています」ではなく、何がどうなっているかを書きます
• 判定は写すだけにする：判定は点検した資格者の結果をそのまま写します。清書のときに△を◎に丸めたり、×を△に軽くしたりしません。迷う記録は点検者に確かめます
• 大きさ・数・場所は数字で書く：「幅0.3mm程度、長さ約60cm」「3灯のうち1灯」のように書きます
• 「様子見」で終わらせない：次にいつ、何を確かめるかを書きます
• 異常のない項目は短くする：全項目に文章をつけると、大事な指摘が埋もれます。異常のない項目は判定だけで十分です

優先度は、お客様と目安を決めておくと、毎月の書き方がぶれません。たとえば次のような目安です。

あいまいな書き方は、次のように言い換えます。

所見の例文20本（空調・給排水・電気・建築・消防設備）

次の例文は、点検者の判定が出ている前提で、お客様向けに清書した形です。場所・数字・判定は、実際の点検記録に合わせて書き換えてください。

総合所見（サマリー）

1. 48項目中、異常（×）は1項目、要観察（△）は5項目でした。B1F 階段の誘導灯の不点灯は、避難経路のため11月中の交換をおすすめします。
2. 今月は異常（×）はありませんでした。要観察（△）の3項目は前回と同じ箇所で、状態に変化はありません。

空調

3. 3F 事務室の室内機（No.3-2）のフィルターに、ほこりの詰まりがあります。判定は△です。次回の点検時の清掃をおすすめします。（優先度：低）
4. 屋上の室外機（No.R-1）から、運転中に金属がこすれるような音がしました。判定は×です。メーカー点検を手配し、原因を確かめることをおすすめします。（優先度：高）
5. 2F 会議室の吹出口のまわりの天井に、直径約20cmのしみがあります。判定は△です。室内機のドレン配管が詰まっていないかを、次回の点検で確かめます。（優先度：中）
6. 室外機の架台のボルト4本に、表面の錆があります。ぐらつきはありません。判定は△です。年度内の錆止め塗装をおすすめします。（優先度：低）

給排水

7. 5F パイプスペースの排水管の継手に、錆があります。漏水・にじみはありません。判定は△です。12月までに錆の除去と防錆塗装をおすすめします。次回の点検でも状態を確かめます。（優先度：中）
8. 受水槽の水位と外観に、異常はありません。判定は◎です。
9. 1F 男子トイレの小便器2台のうち1台で、水が流れきるまでに時間がかかります。判定は△です。排水管の洗浄をおすすめします。（優先度：中）
10. 地下ピットの排水ポンプ（No.2）が、水位が上がっても自動で動きませんでした。手動では動きます。判定は×です。フロートスイッチの交換を今月中におすすめします。（優先度：高）

電気

11. 3F 東側の非常照明1灯の点灯が弱くなっています。判定は△です。11月中のバッテリー交換をおすすめします。（優先度：中）
12. キュービクルの扉のパッキンがはがれ、下側に約1cmのすき間があります。判定は△です。雨水や小動物が入らないよう、パッキンの交換をおすすめします。（優先度：中）
13. 共用廊下の照明3灯が点きませんでした。1灯は点検時にランプを交換しました。残る2灯は器具の交換が必要です。判定は×です。（優先度：中）

建築

14. 南面2F付近の外壁に、幅0.3mm程度、長さ約60cmのひび割れがあります。判定は△です。3か月ごとに幅を測り、広がれば補修をご検討ください。（優先度：中）
15. 屋上のドレンのまわりに落ち葉がたまっていました。点検時に清掃しました。（優先度：済）
16. 屋上の防水シートの継ぎ目（北東の角）に、浮きが1か所あります。判定は△です。雨漏りにつながる前に、部分補修の見積りをお出しします。（優先度：中）
17. 外階段の手すりの支柱1本に、ぐらつきがあります。判定は×です。点検時に注意の表示を付けました。早めの補修をおすすめします。（優先度：高）

消防設備（外観）

消防設備の判定も、点検を行った資格者の結果をそのまま写します。お客様向けの報告書では、その結果と、外観で気づいたことを伝えます。

18. B1F 階段室の誘導灯が点灯していません。判定は×です。避難経路のため、11月中の器具交換をおすすめします。（優先度：高）
19. 3F 廊下の消火器の前に段ボールが置かれ、取り出しにくくなっていました。テナント様に移動をお願いし、点検時に移動を確かめました。（優先度：済）
20. 2F 事務室の間仕切りが変わり、天井の感知器の近くに新しい壁ができています。次回の消防設備の点検で、感知の範囲に影響がないかを点検者が確かめます。（優先度：中）

写真はどう撮って、どう並べる？

写真は、文章よりも先に見られます。撮り方と並べ方を決めておくと、誰が撮っても同じ報告書になります。

撮り方

• 指摘1件につき、場所がわかる「引き」と、状態がわかる「寄り」の2枚を撮る
• ひび割れ・錆・しみのように大きさが大事なものは、メジャーやクラックスケールを当てて撮る
• カメラやスマホの日時を合わせ、撮影日時が残るようにする（サンプルは写真の右下に写し込んでいます）
• 部屋番号の表示や設備の銘板など、場所の手がかりを1枚に入れる
• 直したあとは、同じ位置・同じ向きで撮る。前後を並べて見せられます
• 縦と横を混ぜない。報告書の写真の枠に合わせて、どちらかにそろえる

並べ方

• 写真の番号は、点検項目一覧の備考と同じにする（「写真 No.1」）
• 並べる順は、優先度の高い順か、点検項目一覧の順のどちらかに決めて、毎月変えない
• 1ページに3〜4枚にして、写真の下に「場所・状況・対応案」の3行を置く
• 指摘箇所は赤い丸や矢印で示す。印を入れる前の元の写真も残しておく

写真の枠と説明欄が決まった型を使うと、貼り付けと並べ替えの手間が減ります。写真を並べる型として、写真報告書のテンプレート（Excel）も用意しています。

よくある失敗と防ぎ方

最後の点について、先ほどの建築保全業務共通仕様書では、点検で脱落・落下・転倒のおそれがあるものを見つけたときは、簡単な方法で応急措置をして、速やかに施設の担当者に報告することになっています（第2編 1.1.7）。報告書は記録であって、急ぎの連絡の代わりにはなりません。

毎月の作成を楽にする方法（テンプレート／自動化／作成を任せる）

毎月の点検報告書で手間がかかるのは、点検表からの転記、件数の集計、写真の貼り付けと番号付け、所見の清書です。楽にする方法は3つあります。

テンプレートで型を固める：型が決まっていない会社は、ここから始めます。設備の定期点検向けの点検報告書のテンプレート（Excel）を用意しています。表紙、点検結果、指摘事項（写真）、是正のご提案のシートがあり、この記事のサンプルと同じ内容の記入例も付いています。この記事の項目一覧と照らして、足りない欄を足して使ってください。

自動にする：点検表の結果の転記、◎・△・×の集計、写真の貼り付けと番号付け、過去との比較のグラフは、仕組みにすれば自動で作れます。人は、所見の言い回しと、判定が正しく写っているかの確認に時間を使えます。おまかせレポートの自動化は個別見積りで、御社の環境で動く仕組みを手順書と一緒に納品します。

作成を任せる：おまかせレポートでは、判定済みの点検表と現場の写真を共有ドライブに入れるか送るだけで、御社の書式のまま報告書を作ります。数字と判定は人が点検表と突き合わせて確かめます。所見は点検者のメモから下書きし、御社が確認して御社の名前で出します。点検結果の判定と、役所に出す書類の作成はしません。料金は初期費用0円、基本料金が月額3万円（税別、5件まで）、6件目から1件 月5,000円です。ビルメンテナンス会社向けの料金の例は、ビルメンテナンス・設備点検の会社向けのページに載せています。外注するかどうかの考え方は、月次レポート・報告書の作成代行とはにまとめました。

今の点検報告書を1本お預かりして、同じ型で1回分を作る無料のお試しも受け付けています。届いた報告書を見てから、任せるかどうかを決められます。