巡回報告書の書き方：記入例と、オーナーに伝わる写真の撮り方

巡回報告書とは、賃貸マンションやビルの共用部・外構・設備などを定期的に見回った結果を、オーナーに伝える報告書です。いつ・誰が・どこを見て、何があり、その場で何をしたかを、巡回1回ごとに残します。作るときは、基本情報、チェック表、写真、特記事項の4つを毎回同じ順に並べます。

この記事では、巡回で見る場所ごとのチェック表、1回分の記入例、オーナーに伝わる写真の撮り方（良い例と悪い例）、指摘の例文を、架空の物件「サンプルハイツ北町」を使って説明します。

物件名・会社名・日付・指摘の内容・例文の数字はすべて架空です。法令の内容は、e-Gov の条文と国土交通省の資料で確かめたものだけを書いています（2026年11月3日時点）。巡回の頻度や報告の内容は、オーナーとの管理受託契約に合わせてください。

巡回報告書とは？点検報告書・オーナー報告書との違い

管理会社がオーナーに出す報告書は、巡回報告書のほかにもあります。役割の違いを表にします。

巡回報告書は、ほかの2つの元になる記録です。巡回で見つけた設備の不具合は点検会社や工事会社への依頼につながり、巡回の結果は月次のオーナー報告書に要約して載せます。

法律で決まっていること、契約で決めること

賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（賃貸住宅管理業法）は、管理業務の1つである「維持保全」を、住宅の居室などについて点検、清掃その他の維持を行い、必要な修繕を行うことと定めています（第2条第2項第1号）。巡回で共用部を見て回り、清掃し、修繕を手配する作業は、この定義と重なります。

オーナーへの報告について、同法第20条は、賃貸住宅管理業者は管理業務の実施状況などを定期的に委託者（オーナー）に報告しなければならないと定めています。報告の時期と中身は同法の施行規則第40条にあり、管理受託契約を結んだ日から1年を超えない期間ごとと、契約期間の満了後遅滞なく、管理業務報告書を作って交付し、説明します。記載事項は「報告の対象となる期間」「管理業務の実施状況」「入居者からの苦情の発生状況と対応状況」の3つです。

巡回の頻度や、巡回報告書という書類の形は、この2つの条文には書かれていません。国土交通省の賃貸住宅標準管理受託契約書では、点検・清掃等を行う箇所と、その内容・回数や頻度を契約書の頭書に書き、オーナーへの定期報告の内容と頻度も頭書に書く形になっています。アットホームの不動産用語集「巡回管理」も、マンションの巡回管理について、訪問の頻度や滞在する時間はまちまちなので、管理を委託するときは頻度を確かめておく必要があると説明しています。

巡回報告書の書式を作る前に、自社の契約で「どこを、どの頻度で見て、何を報告する」と決めているかを確かめます。年1回の管理業務報告書の作り方は、オーナー報告書（管理業務報告書）の作り方にまとめています。

巡回報告書に書く項目は？

1回分の巡回報告書に入れる欄です。オーナーが読んで「いつ、どこを見て、何があったか」がわかれば足ります。

巡回で何を見る？場所ごとのチェック表

チェック表は、場所だけでなく「何を見るか」まで書いておくと、担当者が替わっても同じところを見られます。賃貸マンションの巡回を想定した例です。建物にない設備は消し、ある設備は足して使います。

消火器、エレベーター、ポンプ室などは、巡回では外から見てわかる異常だけを書きます。設備そのものの点検は点検会社が行い、結果は点検会社の点検報告書で確かめます。点検報告書の項目と所見の書き方は、点検報告書の書き方で説明しています。

記入例：サンプルハイツ北町の10月20日の巡回

前の節のチェック表で、架空の物件「サンプルハイツ北町」を巡回したときの記入例です。20項目を見て、指摘は4件、ほかの16項目は異常なしでした。

基本情報

チェック表

結果は「異常なし」「指摘あり（対応済み・次回に確かめる）」「指摘あり（修理・手配が必要）」の3つに分けます。異常がなかった項目は、区分ごとにまとめて載せています。

特記事項

報告書には、次のように書きます。

・今回の指摘は4件です。3階共用廊下の排水口は、その場で落ち葉を取り除きました（写真4）。 ・エントランスの照明1灯は、交換を手配しました。10月22日に交換します（写真1）。 ・駐輪場の放置自転車3台に警告札を貼りました。次回の巡回でも残っていれば、撤去の進め方をご相談させてください（写真2）。 ・ゴミ置き場に分別されていないゴミ袋が2袋あり、掲示で分別をお願いしました。次回の巡回で確かめます（写真3）。

特記事項の1行は、指摘ごとに「状況→対応→次回」の順で書いています。書き方は、このあとの例文の節で説明します。

この記入例は、巡回報告書のテンプレート（Excel）の記入例と同じ内容です。テンプレートには、チェック表、写真4枚、特記事項の欄があります。区分や項目は、担当する物件に合わせて足したり消したりして使ってください。

オーナーに伝わる写真の撮り方は？良い例と悪い例

オーナーは現場を見ていません。写真には「どこで」「何が」「どのくらい」を伝える役割があり、1枚で全部を伝えようとせず、役割ごとに撮り分けます。

1. 引き：場所がわかる写真。入口、階数や部屋番号の表示、建物の目印が入る位置から撮る
2. 寄り：状態がわかる写真。切れた照明、ゴミ袋の中身、排水口のつまり具合
3. 比べる写真：前回と同じ位置・同じ向きから撮った写真。対応の前と後、前回と今回
4. 数がわかる写真：放置自転車3台のように、数が大事なものは1枚に全部を収める

記入例の4件で見る、良い例と悪い例

撮るときの決まり

• 撮る位置を物件ごとに決める：「エントランスは入口の外から正面」「駐輪場は入口から奥に向けて」のように、場所ごとの撮影位置を決めて、毎回同じ位置・同じ向きで撮ります。最初の巡回で撮った写真を見本として残しておくと、担当が替わっても同じ写真になります
• 横向きにそろえる：報告書の写真の枠に合わせて、縦と横を混ぜないようにします
• 明るさとぶれ：暗い場所は共用灯をつけるか、スマホのライトを当てます。両手で持ち、脇を締めて撮ります
• 撮影日時を残す：スマホやカメラの日時を合わせておきます。写真の下に撮影日を書いておくと、前回の写真と取り違えません
• 写してはいけないものを避ける：入居者の顔、車のナンバー、郵便受けや表札の名前、開いた玄関から見える室内は写さないようにします。写ってしまったときは、ぼかしてから報告書に貼ります
• 異常がない場所も撮っておく：決めた位置から1枚ずつ撮って社内に保存します。報告書に載せるのが指摘の写真だけでも、次に不具合が見つかったときに前の状態と比べられます

指摘が多い月は、写真を別紙に分けると読みやすくなります。写真の枠と説明欄が決まった写真報告書のテンプレート（Excel）も使えます。写真の番号の振り方と並べ方は、点検報告書の書き方の写真の節と同じ考え方です。

指摘はどう書く？「状況→対応→次回」の例文

指摘の文は、次の3つを順に書くと、オーナーが読んで次に何が起きるかまでわかります。

• 状況：場所、何が、数や大きさ。「エントランスの天井の照明4灯のうち1灯が切れています」
• 対応：その場でしたこと、手配したこと、誰に知らせたか。「交換を手配しました」
• 次回：いつ、何を確かめるか。オーナーに決めてほしいことがあれば、その内容と期限

オーナー向けの報告書なので、専門用語は言い換えるか、言葉を添えます。たとえば「シーリング」は「窓まわりなどのすき間を埋めるゴム状の材料（シーリング）」、「エフロレッセンス」は「外壁に出る白い粉のような汚れ」のように書きます。

場所ごとの例文

記入例の4件（1・7・11・13）に、ほかの場所でよくある指摘の例文を足しています。数字は架空です。

共用部

1. エントランスの天井の照明4灯のうち1灯が切れています。交換を手配し、10月22日に交換します。交換後に点灯していることを確かめます。
2. 2階の共用廊下で、階段の手前の床シートが10cmほどめくれています。つまずかないよう、その場でテープで留めました。補修の見積りを取り、届きしだいお送りします。
3. 4階の共用廊下に、ベビーカーと段ボールが置かれています。避難の通路になるため、該当の部屋に移動をお願いする文書を入れました。次回の巡回で片付いたかを確かめます。

外構

4. 北側の外壁に、長さ30cmほどのひび割れが1か所あります。前回の巡回の写真と同じ位置から撮って比べたところ、長さは変わっていません。次回も同じ位置から撮って比べます。
5. 植栽が歩道側に大きくはみ出し、通る人の妨げになっています。剪定の見積りを依頼しました。金額がわかりしだい、実施してよいかをお伺いします。

設備

6. 3階の階段灯が、ときどきちらついています。電気工事の会社に見てもらう日程を調整しています。結果は次回の報告でお知らせします。

清掃

7. 3階共用廊下の排水口に、落ち葉がたまっていました。その場で取り除き、清掃しました。落ち葉の多い時期のため、12月までは巡回のたびに確かめます。
8. 1階の共用廊下に、鳥のふんの汚れが3か所ありました。その場で清掃しました。同じ場所で続くようであれば、鳥よけの対策をご提案します。

掲示物

9. 掲示板に、掲示の期限が過ぎたお知らせが2枚残っていました。外して、掲示板を整えました。
10. 管理会社の緊急連絡先の掲示が、日に焼けて読みにくくなっています。新しいものに貼り替えました。

駐輪場

11. 駐輪場に、放置とみられる自転車が3台あります。3台に警告札を貼りました。次回の巡回でも残っていれば、撤去の進め方をご相談させてください。
12. 駐輪場の屋根の留め具が1か所外れ、風の強い日に音がしています。修理の見積りを依頼しました。

ゴミ置き場

13. ゴミ置き場に、分別されていないゴミ袋が2袋あり、回収されずに残っていました。掲示で分別をお願いしました。次回の巡回で確かめます。
14. ゴミ置き場のネットがめくれ、カラスにごみを散らかされていました。その場で片付け、ネットを留め直しました。続くようであれば、扉の付いたごみ収納庫への交換をご提案します。

異常がなかったとき・前回の指摘のその後

15. 今回の巡回では、指摘はありませんでした。チェック表の20項目すべてで、異常は見られませんでした。
16. 前回お知らせしたエントランスの照明は、交換が終わり、点灯していることを確かめました。

費用がかかる対応は、金額と「いつまでに決めてほしいか」を添えると、オーナーが判断しやすくなります。修繕の提案の書き方は、オーナー報告書の作り方の「オーナーに伝わる書き方」の節も参考にしてください。

巡回の結果を、毎月のオーナー報告書にどうつなげる？

巡回報告書を毎回そのまま送るか、月次のオーナー報告書に要約を載せるかは、契約とオーナーの希望で決めます。要約を載せる場合は、次の4つがあれば足ります。

• 巡回した日
• 場所ごとの結果（異常なし／対応あり）
• 対応があったものの内容と、済・対応中の別
• オーナーに決めてほしいことと、その期限

同じ管理会社（株式会社みどり住宅管理・架空）が、別の物件（コーポ北町）のオーナーに送る月次報告書のサンプルでは、月2回の巡回の結果を3行にまとめ、対応のあった行にだけ内容を書いています。

全7ページはオーナー報告書のサンプル（賃貸管理の月次報告書）で見られます。巡回報告書のチェック表と区分をそろえておくと、月次の報告書へは転記するだけで済みます。年1回の管理業務報告書では、巡回の回数と主な指摘を「管理業務の実施状況」に書きます。ゴミの分別のように入居者からの苦情につながったものは、苦情の記録とも照らし合わせます。

巡回報告書でよくある失敗は？

巡回報告書の作成を楽にするには？

楽にする方法は3つあります。どれを選んでも、現場でチェック表をつけ、写真を撮る作業は残ります。違いは、事務所に戻ってからの作業です。

テンプレートを使う：書式がまだない会社は、この記事の記入例と同じ内容の巡回報告書のテンプレート（Excel）から始められます。

作成を任せる：おまかせレポートでは、巡回のチェック表（紙をスマホで撮った写真でも構いません）と現場の写真を共有ドライブに入れるだけで、御社の書式のまま、物件ごとの巡回報告書や、オーナー月次報告書の巡回の結果のページを作ります。写真はスマホで撮ったまま、ファイル名はバラバラで構いません。指摘の文は現場のメモから下書きし、御社が確認して、御社の名前でオーナーに出します。料金は初期費用0円、基本料金が月額3万円（税別、5件まで）、6件目から1件 月5,000円です。賃貸管理会社での料金の例は、賃貸管理会社向けのページに載せています。

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