業務委託の月次報告書の書き方：稼働報告の項目と記入例【サンプル付き】

業務委託の月次報告書とは、委託された業務を1か月でどれだけ、どの水準で行ったかを、取引先（委託元）に数字と文で伝える書類です。稼働報告書、月次業務報告書、業務実績報告書とも呼ばれます。時間で精算する契約なら稼働時間、件数や品質の水準で見る契約なら処理件数と目標（SLA）の達成が中心になります。

先に結論を書きます。

• 入れる項目は、対象期間、業務の範囲、処理件数・稼働時間、品質（ミス・差し戻し）、SLA・目標の達成、問題と対応、改善の提案、来月の予定の8つ
• 文は「数字 → 要因 → 対応」の順で書く。目標に届かなかった月ほど、最初に数字を書く
• 項目・頻度・期限・数字の定義は、契約書や仕様書に書かれていることがある。書き始める前にそこを確かめる

この記事では、BPO の月次業務報告書の実物サンプル（全6ページ）を使って、項目の並べ方と書き方の例文を示します。

この記事は、レポート作成代行（おまかせレポート）を提供している inovie株式会社 が書いています。サンプルの会社名と数字はすべて架空です。法令は e-Gov で本文を確かめた条文だけを引用し、個別の契約がどの種類に当たるかの判断はしていません。

社内の上司や経営者に出す業務報告書（日報・週報・月報）の書き方は「業務報告書の書き方」にまとめています。この記事は、委託先から委託元に出す月次の報告を扱います。

業務委託の月次報告書とは？稼働報告書・作業報告書との違い

呼び方は会社や契約によってばらばらで、決まった区別はありません。この記事では、中心になる中身で次のように分けて呼びます。

どの呼び方でも、取引先が月次の報告で確かめたいのは次の3つです。

1. 約束した仕事をしたか：業務の範囲と量（件数・時間）
2. 約束した水準を守ったか：品質と目標（SLA）の達成
3. 何が起きて、来月どうするか：問題と対応、改善の提案、来月の予定

SLA（サービスレベルアグリーメント）は、取引先と取り決めたサービスの水準のことです。「応答率95%以上」「平均処理時間4分30秒以内」のように、数字で決めます。

月次報告書に入れる項目は？8項目の一覧

月次報告書には、次の8項目を入れます。記入例は、後で見る BPO のサンプル（株式会社サポートワンがサンプル通販株式会社に出す、カスタマーサポート業務の2026年10月度の報告書）の数字です。

1と2は毎月ほとんど同じなので、先月のファイルを写したまま期間や宛先が古い、という間違いが起きやすいところです。3〜5は数字、6〜8は文が中心になります。数字は仕組みで集計できても、6〜8の理由と打ち手は、現場を知っている人にしか書けません。

実物で見る：BPOの月次業務報告書のサンプル（全6ページ）

ここからは、おまかせレポートで作った BPO の月次業務報告書のサンプルで、8項目の並び方を見ます。カスタマーサポートを受託している会社から委託元へ毎月出す報告書で、元データは、コールセンターのシステム（CTI）と問い合わせ管理ツールのログ、シフトと稼働の記録、品質チェックの結果です。ページ番号は表紙を1ページ目として数えています。

2ページ目：業務ハイライトで、4つの数字と目標を1枚に見せる

最初のページで、取引先が気にする4つの数字（対応件数・応答率・平均処理時間・処理ミス）を、前月との差と目標とあわせて並べています。項目でいうと、3の処理件数、4の品質、5の SLA・目標の達成が1枚にまとまっています。

見出しは「対応件数は前月比+7.8%の18,436件」のように、今月の結論を数字で1文にします。下の帯の「シフトを前倒しして応答率を保ちました」は、6の問題と対応です。いちばん大きな出来事を1文添えると、取引先は最初のページで月の全体をつかめます。

3〜4ページ目：件数の中身と、問題と対応

3ページ目は日別の対応件数です。最多は13日の911件で、横の「ポイント」に、平日は1日600〜700件、土日は400件前後であること、13〜14日はセールの配送に関する問い合わせが中心だったこと、セール前にシフトを2名増やしたことを書いています。ピークの日と理由、取った対応が1か所にそろっているので、6の問題と対応の書き方の見本になります。

4ページ目は問い合わせの内訳です。最も多い配送・お届け（6,268件、34.0%）から、その他（1,107件、6.0%）までの6分類を、件数と割合の両方で載せています。右の「前月からの変化」には、返品・交換が FAQ 12本の追加で9%減ったことを書いています。件数の内訳に、改善の結果を添えた形です。

5ページ目：品質の推移と目標の線

5ページ目は、応答率と一次解決率の5月から10月までの推移です。応答率は93.1%から96.2%に、一次解決率は78.2%から84.0%に上がっています。応答率のグラフには目標の95%の線を引き、目標を上回った月と下回った月がひと目でわかるようにしています。

横の「改善の理由」には、4月から始めた回答テンプレートの整備で一次解決率が毎月上がっていること、9月は新人の配属で応答率が一時的に下がったことを書いています。下がった月があっても、その理由を書いておけば、取引先は数字の動きを納得して読めます。

6ページ目：改善のご報告と来月の提案

最後のページは、7の改善と8の来月の予定です。3つの改善について、何を変えたか（電話での聞き取りをやめ、チャットボットで理由・注文番号・商品の状態を先に集める、など）と、前と後の数字を並べています。下の帯の「発送完了メールを1日早めると、『いつ届くか』の問い合わせを減らせる見込みです」は取引先への提案で、見出しの「来月は配送の問い合わせを減らす施策を試します」が来月の予定にあたります。

受託した側が「言われたことをこなした」だけでなく、件数を減らす提案までしていることを伝えるページです。改善の材料がない月でも空欄にならないよう、毎月1つは改善か提案を載せる型にしておきます。→ BPO の月次業務報告書のサンプルを全ページ見る

サンプルに入っていないもの

このサンプルは件数と水準で見る契約の報告書なので、稼働時間は載せていません。業務の範囲は表紙の業務名だけ、処理ミスは件数と率だけです。時間で精算する契約なら稼働時間を（後の節の記入例を参照）、取引先がミスの内容を求めるなら1件ずつの内容と再発防止を足します。

ほかの業種も含めた6種類のサンプルは、レポートの実物サンプル集にあります。

書き方の例文：数字 → 要因 → 対応の順で書く

月次報告書の文は、数字 → 要因 → 対応の順で書きます。最初に結果の数字（前月比や目標との差を含む）、次にそうなった理由、最後に取った対応か来月の手です。予算と実績の差を説明する予実差異のコメントと同じ組み立てです。

項目ごとの悪い例と良い例

数字は、サンプル（架空）のものです。

悪い例は、数字・理由・来月の手のどれかが欠けています。欠けると取引先から「何件ですか」「なぜですか」と聞き返され、メールの往復が増えます。

目標に届かなかった月の書き方

サンプルの6月は、応答率が94.0%で、目標の95.0%に届いていません。この月の報告なら、次のように書きます（理由と対応は、書き方の例として足したものです）。

応答率は94.0%で、目標の95.0%に1.0pt届きませんでした。月末の2日間に配送の遅れについての問い合わせが重なり、待ち時間が延びたためです。7月からは、配送の遅れがわかった時点でご連絡をいただき、その日のシフトを前倒しする手順に変えます。

未達の月に気をつけることは3つです。

• ハイライトのページに書く：達成した数字だけを前に出し、未達を後ろのページに小さく書くと、後で気づかれたときに報告書全体の信頼を落とします
• 目標の定義を変えない：応答率の分母を変える、対象の時間帯を絞るなどして、数字を目標に合わせない。定義を変える必要があるなら、取引先と相談して合意してから変えます
• 「〜と思われます」で終えない：理由がまだわからないなら「原因は調査中で、11月10日までにご報告します」と、いつわかるかを書きます

稼働時間を報告するときの書き方は？

時間で精算する契約では、稼働時間が請求の根拠になります。件数や品質よりも、何日・何時間、どの業務をしたかを正確に書くことが中心です。次は、フリーランスが事務の業務を請けて、時間で精算している場合の記入例です（すべて架空です）。

書くときの決まりは4つです。

1. 対象期間と締め日を、請求書とそろえる：報告書は月末締め、請求書は20日締め、のようにずれていると、時間が合わなくなります
2. 合計だけでなく、日ごと・業務ごとの時間を出す：合計だけでは、取引先が中身を確かめられません。日ごとの時間は別表にして、業務ごとの合計を本文に書きます
3. 契約で時間の範囲を決めているなら、範囲に入ったかを書く：超えそうな月は、超える前に相談したことも書いておきます
4. 作業は「対応」「その他」で終わらせない：「資料作成、MTG、その他対応 計148.5h」ではなく、何の業務に何時間かを書きます

取引先によっては、報告書に確認の印や承認を求めることがあります。誰がいつまでに確認するかも、契約書や取引先の決まりで確かめておきます。

報告の項目・頻度・期限は、契約書と仕様書で決まっていることがある

月次報告書に何を書くか、いつまでに出すかは、受託した側が自由に決めてよいとは限りません。契約書や仕様書（業務の明細）に、報告の項目・頻度・期限、数字の計算式まで書かれていることがあります。書き始める前に、まずそこを確かめます。

公開されている仕様書の例

自治体が委託したコールセンター業務の仕様書のうち、公開されている2つを見ると、報告を次のように決めています。

出典：吹田市「新型コロナウイルスワクチン接種コールセンター・ヘルプデスク運営業務 仕様書」（11 コールセンターサービス要件、12 業務報告）、宮城県「令和7年度介護サービス事業者電子申請・届出システム利用促進業務仕様書」（業務報告の表）。2026年11月3日に原文を確認。

どちらも、月次報告に件数だけでなく傾向の分析と改善の提案まで求めています（この記事の6〜8の項目）。期限は翌月5営業日（5運用日）と短く、応答率の計算式や元の記録との突き合わせまで決めています。計算式が決まっているなら報告書もその式で出し、欄外に式を書いておきます。民間どうしの契約でも、取引先の指定する様式や項目があれば、それが報告書の骨組みになります。

民法の条文には何が書いてある？

民法には「業務委託」という名前の契約はありません。民法が定める契約には、請負（第632条）や委任（第643条）などがあり、委任の節には報告についての条文があります（民法 第645条・第656条、e-Gov 法令検索）。

第六百四十五条　受任者は、委任者の請求があるときは、いつでも委任事務の処理の状況を報告し、委任が終了した後は、遅滞なくその経過及び結果を報告しなければならない。

第六百五十六条　この節の規定は、法律行為でない事務の委託について準用する。

第656条は、委任の節の決まりを、法律行為でない事務の委託（準委任）にも当てはめる条文です。一方、請負の節（第632条〜第642条）には、報告について定めた条文はありません。

第645条が書いているのは「委任者の請求があるとき」と「委任が終了した後」の報告で、毎月の報告の項目や期限までは書かれていません。そのため、月次の報告を出すなら、上の仕様書のように契約書や仕様書で決めておくのが確実です。自分の契約が請負・委任・準委任のどれに近いかは契約の中身によるため、この記事では判断しません。迷うときは、契約書を確かめたうえで専門家に相談してください。

サンプルと同じ項目で作れる「業務報告書のテンプレート（Excel）」もあります。記入例はこの記事の数字と同じです。

月次報告書でよくある失敗は？

毎月の作成を楽にするには？

取引先が増えるほど、月初の数日で何本もの報告書を、それぞれの書式で作ることになります。楽にする方法は、大きく3つです。

自動化の方法（Excel、GAS、Looker Studio、生成AI など）の比べ方は、同じ BPO のサンプルを使って「月次報告書を自動作成する6つの方法を比較」にまとめています。問題と対応・改善の提案の文を生成AIに下書きさせるときの頼み方と確かめ方は、「生成AIでレポートの所見を下書きする方法」にあります。作成を外に任せるときに頼めることと費用の相場は、「月次レポート・報告書の作成代行とは」を見てください。

取引先ごとに、どの報告書がデータ待ちで、どれが確認待ちかを1枚で見るには、月次レポートの作成進捗の管理表（Excel）が使えます。

おまかせレポートでは、システムのログやシフト表の書き出しを共有ドライブに入れていただくだけで、取引先ごとの月次報告書を御社の書式のまま作ります。料金は基本料金 月額3万円（税別、5件まで）で、6件目から1件 月5,000円（税別）です。取引先10社なら月額55,000円（税別）になります（初期費用0円、最低契約期間6ヶ月）。BPO・業務委託の会社向けの案内は「BPO・業務委託の月次報告書の作成代行」にまとめています。今お使いの報告書を1本お預かりして、同じ型で1回分を作る無料のお試しも受け付けています。