施工報告書・工事完了報告書の書き方：写真台帳の作り方と記入例

施工報告書・工事完了報告書とは、請け負った工事が終わったことと、どこをどのように施工したかを、工事をした会社からお客様（建物のオーナーや管理会社など）に伝える書類です。お客様が知りたいのは「注文した工事は終わったか」「見えなくなる部分も含めて、きちんと施工されたか」「これから何を受け取り、何に気をつければいいか」の3つです。1枚目の報告書で完了を伝え、施工の中身を写真台帳で見せ、引き渡す書類を書き出す。この3つの部品で作ると、どの問いにも答えられます。

この記事では、設備・内装・修繕の工事会社が出す施工報告書・工事完了報告書について、書類の違い、入れる項目と記入例、工事写真台帳の撮り方と並べ方、引き渡しのときに添える書類を説明します。記入例は、工事完了報告書のテンプレート（写真台帳つき・Excel）の記入例と同じ、架空のビルの空調機の入れ替え工事です。

この記事は、民間の建物のオーナーや管理会社に出す報告書の書き方です。国や自治体の公共工事で発注者が決めている様式や、建設業法などの法令で作成や保存が決まっている書類は扱いません。

施工報告書と工事完了報告書の違いは？作業報告書・工事写真台帳との比べ方

施工報告書と工事完了報告書に、決まった区別はありません。同じ中身の書類を、会社によって施工報告書と呼んだり、工事完了報告書と呼んだりします。違いが出るのは、どの問いを中心に置くかです。

見積書と注文書のある工事なら、工事完了報告書を1枚目にして、施工の詳しい中身と写真台帳を別紙にする形が扱いやすくなります。1枚目だけで「何の工事が、いつ終わったか」がわかり、詳しく見たい人は別紙を読めば済むからです。お客様から「施工報告書」の名前で求められたときも、中身はこの組み方のままで構いません。書類の名前だけをお客様の言い方に合わせます。

修理や部品の交換のような、見積りのない小さな作業の報告は、作業報告書の書き方の項目と例文が合います。

工事完了報告書に入れる項目は？空調機の入れ替え工事の記入例

記入例は、架空のビル「北町第一ビル」の3階事務所で、天井カセット形の空調機（室内機2台・室外機1台）を入れ替えた工事です。社名・数字はすべて架空です。

1枚目は、工事の内容が7行あってもA4縦1枚に収まります（テンプレートの記入例）。収まらないときは、工事の内容を見積書の大きな区分でまとめ、細かい内訳は別紙に回します。

工事名は「建物・場所・対象・工事の種類」の順に

工事名は、報告書・写真台帳・請求書のすべてに出てくる、書類どうしをつなぐ名前です。記入例の「北町第一ビル 3F 事務所 空調機更新工事」は、建物（北町第一ビル）、場所（3F 事務所）、対象（空調機）、工事の種類（更新工事）の順に並べています。

「空調工事」「エアコン交換」のような短い名前は、同じ建物で工事が続くと、どの工事の書類か区別できなくなります。注文書に工事名が書かれているときは、自社の呼び方に直さず、注文書の名前をそのまま使います。お客様は、注文書の名前で社内の書類を探すからです。

工事の内容は、見積書の行と同じ順・同じ言葉で

工事の内容は、お客様が見積書と並べて「頼んだものが全部終わったか」を確かめる欄です。見積書の項目と同じ順に、同じ言葉で並べ、1行に「何を（対象と数）」「どうしたか」を書きます。数量の単位も、見積書と同じ「台」「1式」にそろえます。

とくに試運転・調整の行には、何を確かめたかまで書きます。「試運転」だけでは、完了と言える根拠が報告書に残りません。

特記事項には、見積りと違ったことと、お客様に伝えること

特記事項に書くのは、工事の内容の表に入らないことです。次の3つに分けて考えると、書き漏れが減ります。

• 見積りになかった作業：何を、なぜ行ったかを1文で書きます。記入例：「既設機の撤去後、開口部まわりの天井ボードに汚れがあったため、2枚を交換しました」
• 撤去したもの・残したもの：撤去した機器や材料をどうしたかを書きます。記入例：「撤去した機器は当社で引き取りました」
• お渡しした書類：何を、誰に渡したかを書きます。記入例：「新しい機器の取扱説明書・保証書は、3F 事務所のご担当者様にお渡ししました」

追加の作業で費用がかかるものは、報告書には事実だけを書き、費用の相談は見積書や請求書と一緒に別に行うと、報告書の役目がぶれません。

施工報告書として詳しく書くときは、別紙に「したこと」と「確かめたこと」

お客様から施工の中身を詳しく求められたときは、工事の内容の No. ごとに「したこと」「確かめたこと」「写真 No.」を並べた別紙を付けます。1枚目と同じ No. を使うので、どの行の詳しい説明かがすぐにわかります。

写真の欄の No.1〜3 は、テンプレートの写真台帳に入っている3枚です。「施工中に撮る」とした配管のように、写真台帳にない行は、次の節のように撮る写真を足します。

工事写真台帳の撮り方は？撮る写真を先に決める

工事写真台帳とは、工事の写真を、撮った時期・場所・施工の状況の説明と一緒に並べた書類です。写真は、撮り忘れに気づいたときには撮れないものが多くあります。天井を閉じたあとの配管や、撤去してしまった既設の機器は、二度と写せません。そこで、着工前に、工事の内容の行ごとに「着工前・施工中・完了のどこで、何を撮るか」を一覧にしておきます。

国の営繕工事の写真の決まりである営繕工事写真撮影要領（令和5年改定）でも、工事の種類ごとに撮影の対象と時期を表にしています。機械設備の工事では、撤去する前の機器の状況、天井内などに隠れる配管、据え付けた機器の本体と銘板、試験の状況、完成後の事務室や屋上の機器、作業中の養生などが挙がっています。これを記入例の工事に当てはめたのが図2です。

テンプレートの写真台帳は、着工前・施工中・完了の代表の3枚で1ページです。施工報告書として詳しく見せるときは、図2の写真を足し、写真台帳のシートをコピーして増やします。

着工前と完了は同じ位置から。引きと寄りを分ける

• 着工前と完了は、立つ位置と向きをそろえる：同じ位置から撮ると、何が変わったかがひと目で伝わります。記入例の着工前の写真は、フィルターの汚れを見せるために寄って撮った1枚です。完了の写真と見比べてもらうなら、完了と同じ位置から撮った引きの写真をもう1枚足します
• 引きと寄りを分ける：場所がわかる引きの写真と、状態がわかる寄りの写真（汚れ・接続部・銘板）を別の写真にします。1枚で両方を見せようとすると、どちらも伝わりません
• 見えなくなる部分は、閉じる前に撮る：天井裏の配管・保温材、ドレン配管のつなぎ目などは、天井を閉じる前の施工中にしか撮れません
• 養生と、撤去した機器の搬出も撮る：机や床の養生は、お客様や入居者の物を守ったことの記録になります。撤去した機器の引き取りを特記事項に書くなら、搬出の写真も残します

写真の撮り方の基本（引きと寄りの2枚、大きさが大事なものはメジャーを当てる）は、点検報告書の書き方の写真の節でも説明しています。

黒板を使わないときは、何を写して何を書く？

国の営繕工事では、写真に黒板（白板）を写し込むのが原則です。黒板には、次の項目のうち必要なものを書きます（営繕工事写真撮影要領 3.(3)）。

1. 工事名
2. 工事種目
3. 撮影部位
4. 寸法、規格、表示マーク
5. 撮影時期
6. 施工状況
7. 立会者名、受注者名
8. その他

黒板を持ち込む代わりに、撮影と同時に黒板の情報を写真へ電子的に書き込む「小黒板情報電子化」もあります。改ざんを検知できる機能を持つ機器を使い、監督職員の承諾を得て行う決まりです（国土交通省「デジタル工事写真の小黒板情報電子化について」令和5年3月）。

民間の工事で黒板を使うかどうかは、お客様との取り決めしだいです。黒板を使わないときは、要領でも、黒板を写し込まない場合は必要な事項を添付するとしています（5.(2)）。黒板の項目を、写真台帳の欄と写真の中に振り分ければ、黒板がなくても同じ情報が残ります（図3）。

写真に写し込むものの例は、部屋の表示や設備の番号（場所の手がかり）、機器の銘板（型番・製造番号）、メジャー（大きさが大事なもの）です。撮影日は、カメラやスマートフォンの日時を合わせておけば、写真のファイルに残ります。

要領には、工事写真の編集を行ってはならないという決まりもあります（4.）。民間の報告書でも、写真台帳に貼る写真の明るさを変えたり一部を切り取ったりしたときは、元の写真のファイルを消さずに残しておきます。あとで「本当にこの状態だったか」を確かめられるようにするためです。

並べ方：工事の内容の順に、番号をそろえる

• 並べる順：工事の内容の No. の順に並べ、同じ行の中では着工前・施工中・完了の順にします
• 番号をつなぐ：写真の No. を、1枚目の工事の内容か、別紙の写真の欄に書きます（「写真 No.2」）
• 場所がわかりにくいときは図を添える：屋上や天井裏のように、写真だけでは場所がわからないときは、平面図に撮った位置と向きを書いた図を添えます。要領でも、撮影箇所がわかりにくい場合は撮影位置図などを添付するとしています（5.(3)）
• 1ページの枚数を決める：テンプレートは1ページに3枚です。写真だけを多く並べたいときは、写真報告書のテンプレート（1ページに2枚・4枚・6枚）も使えます

Excel の枠に写真を合わせて貼る手順や、PDF にしたときに写真が切れるときの直し方は、Excelで写真付き報告書を作る方法にまとめています。

引き渡しのときに添える書類は？

工事が終わったら、報告書と一緒に、お客様がこれから設備を使い、手入れをするための書類を渡します。何を渡すかは、契約と工事の種類で変わります。

国の改修工事の標準である公共建築改修工事標準仕様書（機械設備工事編）令和7年版では、工事が完成したときに出すものとして、完成図（主要機器一覧表を含む）と、保全に関する資料（機器取扱い説明書、機器性能試験成績書、総合試運転調整報告書など）を挙げています（1.8.3・1.8.4）。民間の工事でも、何を添えるかを決めるときの手がかりになります。空調機の入れ替えのような工事なら、一般に次のようなものが考えられます。

渡したものは、報告書の特記事項に「何を、誰に」書きます。保証書は、故障したときに必要になる書類です。管理会社の担当者が替わっても、報告書を見ればどこに渡したかがわかるようにしておきます。

施工報告書・工事完了報告書でよくある失敗は？

施工報告書の作成を楽にするには？

工事の件数が少ないうちは、工事完了報告書のテンプレートに写真を貼っていくのがいちばん早い方法です。完了報告書と写真台帳の2シートで、この記事の記入例がそのまま入っています。撮る写真の一覧（図2）を工事ごとに作っておけば、写真台帳の並べ替えにも迷いません。

件数が増えると、写真を探して並べ、施工の状況を書き、注文書や見積書と見比べる作業を、工事ごとに繰り返すことになります。この繰り返しを社内で減らす方法が、作成を任せることです。

おまかせレポートでは、現場で撮った写真とメモを共有ドライブに入れるか送っていただくだけで、御社の書式のまま工事完了報告書と工事写真台帳を作ります。写真はスマートフォンで撮ったまま、ファイル名がバラバラでも構いません。施工の状況の文は現場のメモから下書きし、工事名・工期・数量は人が注文書やメモと突き合わせて確かめます。作った報告書は、御社で中身を確かめてから、御社の名前でお客様に出していただきます。料金は初期費用0円、基本料金が月額3万円（税別、5件まで）、6件目から1件 月5,000円です（最低契約期間6ヶ月）。

同じ北町第一ビルの定期点検の報告書を6ページにまとめた完成形は、点検報告書のサンプル（写真付き・定期点検）で見られます（会社名・数字は架空です）。ビルメンテナンス・設備工事の会社向けの料金の例は、ビルメンテナンス・設備点検の会社向けのページに載せています。今お使いの報告書を1件分お預かりして、同じ型で1回分を作る無料のお試しも受け付けています。届いた報告書を見てから、任せるかどうかを決められます。