作業報告書の書き方：項目・記入例・お客様に伝わる書き方の例文

作業報告書とは、設備の修理、部品の交換、清掃、保守などの作業をしたあとに、いつ・どこで・何をして、結果どうなったかを、作業を頼んだお客様に伝える書類です。お客様が知りたいのは「何をしたか」「直ったか」「こちらで何かする必要があるか」「次に何が要るか」の4つです。この4つに答える順に項目を並べ、作業前と作業後の写真を添えると、誰が書いても伝わる報告書になります。

この記事では、設備・修繕・清掃の会社が、建物のオーナーや管理会社、テナントに出す作業報告書について、入れる項目の一覧、修理・交換・清掃の記入例、悪い例と良い例を並べた例文、よくある失敗を説明します。記入例の会社名・物件名・数字はすべて架空です。

定期点検の結果を伝える報告書は「点検報告書の書き方」、Excel に写真を貼る手順は「Excelで写真付き報告書を作る方法」で説明しています。消防署など役所に提出する報告書は、この記事では扱いません。

現場の作業ではなく、日々・毎月の業務を上司や取引先に報告する書類の書き方は「業務報告書の書き方」にまとめています。

作業報告書とは？点検報告書・工事完了報告書との違い

建物の現場から出す報告書は、現場で何をしたかで分かれます。国土交通省が官庁施設の保全業務の標準として定める建築保全業務共通仕様書（令和5年版）では、言葉を次のように分けています（第1編 1.1.2）。

• 点検：損傷・変形・腐食・異臭などの異常がないかを調べ、保守などが必要かを判断すること
• 保守：点検の結果に基づき、機能を回復させたり危険を防いだりするために行う、消耗部品の取替え・注油・塗装などの軽微な作業
• 清掃：汚れを取り除き、汚れを防いで、仕上げ材を守り、よい環境を保つための作業

点検は「調べて判断する」、作業は「手を動かして直す・替える・きれいにする」です。報告書もこれに合わせて分けると、お客様が読み違えません。

作業報告書は、このうち「点検の指摘を受けて直した」「お客様から連絡を受けて修理した」「頼まれて臨時に清掃した」といった、1回ごとの作業の報告に使います。見積りと注文書のある大きな工事なら工事完了報告書、毎月の定期清掃なら清掃報告書の形のほうが、お客様の手元の書類と照らし合わせやすくなります。

工事の完了を報告する書類（施工報告書・工事完了報告書と写真台帳）の書き方は「施工報告書・工事完了報告書の書き方」にまとめています。

作業報告書に入れる項目は？

項目は「いつ・どこで・誰が」「何を、なぜ、どうしたか」「お客様に何をお願いし、次に何をすすめるか」の3つに分かれます。記入例は、このあとの記入例1（北町第一ビルの小便器の詰まりの修理。架空）から取っています。

いちばん抜けやすいのは「原因」と「作業後の状態」です。原因が書いていないと、お客様は同じことがまた起きるかどうかを判断できません。作業後の状態が「交換しました」だけだと、直ったかどうかがわかりません。

作業の種類ごとに、書いておくこと

作業の内容と結果に何を書くかは、作業の種類で変わります。先ほどの共通仕様書では、点検の結果に応じて行う保守の範囲として、汚れや詰まりの清掃、調整、ボルト・ねじの増締め、ランプ類やパッキンなどの消耗部品の交換、注油、軽微な損傷の補修、塗装（タッチペイント）を挙げています（第2編 1.1.3）。種類ごとに書いておくことは、次のとおりです。

作業報告書の記入例：修理・交換・清掃

ここからは、3件の作業の記入例です。会社名・物件名・数字はすべて架空です。北町第一ビルは、点検報告書のサンプルやテンプレートの記入例と同じ架空のビルで、サンプルハイツ北町は「巡回報告書の書き方」で使った架空のマンションです。

記入例1：修理（北町第一ビルの小便器の詰まり）

テナントからの連絡を受けて、その日のうちに直した修理の例です。

修理の報告では、原因と、直ったことを確かめた方法の2つが要になります。原因が「尿石」とわかれば、お客様は日常清掃で防げるかを考えられます。

記入例2：交換（サンプルハイツ北町のエントランスの照明）

巡回で見つかった照明の切れを、管理会社の依頼で交換した例です。巡回報告書の記事の記入例で「交換を手配」とした1件の、その後の報告にあたります。

管理会社に出す作業報告書は、管理会社がオーナーに報告するときの元の資料にもなります。国土交通省の賃貸住宅標準管理受託契約書（管理会社とオーナーが結ぶ契約のひな形）では、オーナーへの定期報告で報告する事項の例に「維持保全の実施状況」が挙がっています。また、災害や事故で、オーナーの承認を待つ時間がない緊急の業務を行ったときは、管理会社が速やかに書面で、業務の内容と費用をオーナーに知らせることになっています（第11条）。

作業報告書に、作業の内容と結果、費用のわかる見積りや注文の番号を書いておくと、管理会社はそのままオーナーへの説明に使えます。読み手は、目の前のお客様だけではありません。

記入例3：清掃（北町第一ビルの空室の清掃）

テナントが退去したあとの空室を、次の入居に向けて清掃した例です。毎月の定期清掃は、場所ごとに実施の有無を並べる清掃報告書の形が向いています。

清掃の報告では、落ちなかった汚れと、できなかった作業を書くことが大切です。書いていないと、お客様が現地で見たときに「清掃が終わっていない」と受け取られます。

作業報告書の例文：悪い例と良い例

報告書の文は、読む人が現場を見ていない前提で書きます。「交換しました」「きれいにしました」は、作業した人には十分でも、お客様には何がどう変わったかが伝わりません。1件の作業は、「作業前の状態と原因」「したこと」「結果」「お願い・次回」の4つを順に書くと、抜けがなくなります。

次の例文は、場所・数・時刻を実際の作業に合わせて書き換えて使ってください。

作業の内容

結果

「直りました」「問題ありません」は、何を見てそう判断したかが抜けています。点灯、通水、試運転など、確かめた方法を書きます。

お客様へのお願い

お願いは、誰が、いつまでに、何をすればいいかがわかるように書きます。お客様がしなくてよいことは書きません。

次回のご提案

提案は「何を」「なぜ」「いつ」をそろえます。費用がかかるものは、見積りを出すかどうかまで書くと、お客様が次に動けます。

できなかった作業・追加した作業

できなかった作業を書かないと、あとで「頼んだのにやっていない」と言われる原因になります。頼まれていない作業をしたときは、何を、なぜしたか、費用がかかるかを書きます。

記入例2（エントランスの照明の交換）をそのまま入れた「作業報告書のテンプレート（Excel）」を無料で配っています。

作業報告書の写真はどう撮る？

写真は、文より先に見られます。作業報告書の写真は、次のように撮ります。

• 作業前・作業中・作業後を同じ位置から撮る：立つ位置と向きをそろえると、何が変わったかがひと目でわかります
• 交換した部品は、外した部品と新しい部品の両方を撮る：大きさや型番の表示が読める寄りの写真を1枚入れます
• 見えなくなる部分は作業中に撮る：天井裏、配管の中、床下などは、作業が終わると写せません
• 場所がわかる引きの写真を1枚入れる：部屋の表示や設備の銘板を入れると、どこの作業かがわかります
• 写真の番号を、作業の内容の番号とそろえる：「写真 No.2：排水トラップを外した状態」のように、文と写真を結び付けます

写真2枚・4枚・6枚の枠が並んだ書式は写真報告書のテンプレート（Excel）で配布しています。Excel に写真をまとめて貼る手順や、PDF にしたときに写真が切れるときの直し方は、冒頭に挙げた Excel の記事で説明しています。

作業報告書でよくある失敗は？

作業報告書の作成を楽にするには？

作業が月に数件のうちは、テンプレートで型を決めて、写真と文を入れていくのがいちばん早い方法です。件数が増えると、写真を探して並べ、現場のメモを清書し、宛先や番号を確かめる作業を、作業ごとに繰り返すことになります。

テンプレートは、作業の内容に合わせて選べます。写真を中心に並べるなら写真報告書、工事として請け負った作業なら工事完了報告書（写真台帳つき）、清掃なら清掃報告書のテンプレートが使えます。どれも記入例つきの Excel で、この記事と同じ架空のビルの例が入っています。

おまかせレポートでは、現場で撮った写真と作業のメモを共有ドライブに入れるか送っていただくだけで、御社の書式のまま作業報告書を作ります。写真はスマホで撮ったまま、ファイル名はバラバラで構いません。作業の内容や結果の文は現場のメモから下書きし、部材の数や日時は人がメモと突き合わせて確かめます。作った報告書は、御社で中身を確かめてから、御社の名前でお客様に出していただきます。料金は初期費用0円、基本料金が月額3万円（税別、5件まで）、6件目から1件 月5,000円です。月20件の報告書の場合の料金の例は、ビルメンテナンス・設備点検の会社向けのページに載せています。

今お使いの作業報告書を1件分お預かりして、同じ型で作る無料のお試しも受け付けています。届いた報告書を見てから、任せるかどうかを決められます。