オーナー報告書（管理業務報告書）の作り方：記載項目と記入例

オーナー報告書とは、賃貸管理会社が物件のオーナーに、家賃の入金と送金、入居状況、修繕や入居者対応の記録をまとめて伝える報告書です。このうち、賃貸住宅管理業法で作成と交付が求められているものを「管理業務報告書」といいます。法令で決まっているのは記載事項と時期で、様式は各社で作ります。

この記事では、法律で求められる定期報告の中身、毎月のオーナー報告書との違い、記載項目と記入例、送金明細書との違い、オーナーに伝わる書き方を、記入済みのサンプルで説明します。

法令の内容は、e-Gov の条文と国土交通省の資料で確かめたものだけを書いています（2026年11月2日時点）。個別の契約での扱いは、管理受託契約の内容に照らして決めてください。サンプルの会社名・数字はすべて架空です。

法律で求められる定期報告とは？管理業務報告書の項目と時期

>賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（賃貸住宅管理業法）第20条は、賃貸住宅管理業者は、管理業務の実施状況などについて、定期的に委託者（オーナー）に報告しなければならないと定めています。報告の時期と中身は、>同法の施行規則第40条で決まっています。

国土交通省の>賃貸住宅管理業法ポータルサイト「管理業者の業務」は、この報告を「少なくとも年１回以上の頻度」と説明し、管理業務の実施状況の中身を「家賃等の金銭収受状況、維持保全の実施状況等」としています。

国交省の「解釈・運用の考え方」に書かれていること

国交省の>賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律の解釈・運用の考え方（第20条関係）には、報告書を作る人に関係する次の点が書かれています。

• 管理業務の実施状況は、法律の定義の管理業務に限らず、管理受託契約で委託された業務の全てを報告することが望ましい
• 苦情は、発生した日時、申し出た者の属性、苦情の内容、対応状況などを、把握できる限り記録して報告する。単純な問い合わせは記録・報告の義務はないが、苦情を伴う問い合わせは対応状況も含めて報告する
• 報告する事項によっては、1年に1回より多く報告することが望ましい
• 記載事項以外のことも、オーナーの求めに応じて報告することが望ましい
• 説明の方法は問わないが、オーナーと方法を話し合い、双方向でやりとりできる環境を整えて、内容を理解したことを確かめる

電子メールやPDFで出すときの留意点（承諾を記録に残る方法で得る、出力して書面にでき改変がないか確かめられる形にする、データを保存する）は、国交省の>賃貸住宅管理業法 制度概要ハンドブックにまとまっています。

様式と記載例はある？

管理業務報告書の様式や記載例は、ポータルサイトの「管理業者の業務」「各種書類準備」「制度解説」「よくある質問」のページには見当たりませんでした（2026年11月2日に確認。重要事項説明書と標準契約書の様式はあります）。国交省の>賃貸住宅標準管理受託契約書では、オーナーへの定期報告の内容と頻度を契約書の頭書（8）に書き、それに従って報告する形になっています（第15条）。書式を作る前に、自社の管理受託契約で「何を、どの頻度で報告する」と決めているかを確かめます。

法律の定期報告と、毎月のオーナー報告書は何が違う？

管理会社がオーナーに毎月送っている報告書は、法律の定期報告とは別のものです。違いを表にします。

毎月の報告書と年1回の管理業務報告書を別々に作ると、同じ記録を2回まとめることになります。毎月の報告書の「対応・修繕の履歴」と「苦情」の欄を、年間の表にそのまま集計できる形にしておくと、年1回の作成が転記と集計で済みます。毎月の報告書で法定の報告を兼ねるかどうかは、契約で決めた報告の内容と頻度に照らして、管理会社で判断してください。

オーナー報告書に書く項目は？（法定の項目と、喜ばれる追加項目）

管理業務報告書で必ず書く項目

表紙には、宛先（オーナー名）、物件名と所在地、管理会社名と担当者に加えて、報告の対象となる期間を書きます。本文の欄は、規則第40条の記載事項に合わせて次のように分けます。

「家賃等の収受」と「維持保全」は、ポータルサイトが実施状況の中身として挙げているものです。募集や契約の更新も委託している場合は、解釈・運用の考え方にならって、委託された業務の全てを並べます。

オーナーに喜ばれる追加項目

毎月の報告書には、法定の項目のほかに、オーナーが物件の判断に使う情報を足します。

実物で見る：オーナー月次報告書のサンプル（7ページ）

賃貸管理会社（株式会社みどり住宅管理・架空）が、24戸の賃貸マンションのオーナーに送る10月分の月次報告書の例です。

全7ページはオーナー報告書のサンプル（賃貸管理の月次報告書）で見られます。このサンプルは毎月の報告書なので、入居者からの連絡は「対応・修繕の履歴」にまとめています。年1回の管理業務報告書にするときは、苦情を別の表に分けて、次の記入例のように並べます。

記入例：収支・苦情・年間の管理業務報告書

収支の記入例

サンプルの収支報告のページを表にしたものです（単位：円、数字は架空）。

表の下に、増減の理由を1〜2文で添えます。

今月の送金額は1,485,888円で、前月より41,300円少なくなりました。203号室の原状回復88,000円と、共用灯のLED交換19,800円の支払いがあったためです。402号室の更新料66,500円の入金で、一部を補っています。

苦情の記入例

解釈・運用の考え方が挙げる「日時、申し出た者の属性、苦情内容、対応状況」を列にします。申し出た人は、名前ではなく「入居者（部屋番号）」「近隣の住民」のように属性で書きます。毎月の報告書でこの形で記録しておけば、年1回の報告では1年分を並べるだけで済みます（1年分の例。内容は架空です）。

年間の管理業務報告書の記入例

1年分を1枚にまとめた例です。細かい明細は別紙にして、本文では業務ごとの内容と回数・件数を書きます。この例は、記事の最後で紹介するひな形の記入例シートと同じ内容です（名前・数字はすべて架空です）。

ひな形では、法令で決まっている3つの記載事項に加えて、説明した日・説明者・交付の方法の欄を表紙の表に置いています。規則が「交付して説明」としているため、いつ・誰が・どの方法で説明したかを同じ紙に残しておくと、あとから確かめやすくなります。

送金明細書とオーナー報告書は何が違う？

国交省の標準管理受託契約書では、管理会社は入居者から受け取った当月分の家賃等を毎月オーナーに振り込み、あらかじめ承諾を得た管理報酬を差し引けるとしています（第7条）。この入金・差し引き・送金の内訳を示すのが送金明細書です。

サンプルの「収支報告」のページは、送金明細の役割も兼ねています。送金明細を別の書類で出している会社は、報告書の収支ページを要約にして、明細は添付にする形もあります。どちらの形でも、送金額は明細と同じ元データから出し、2か所で別々に打ち込まないようにします。

オーナーに伝わる書き方は？（収支の増減の理由、修繕の提案）

オーナーが報告書で知りたいのは、「今月いくら入ったか」「物件に困ったことは起きていないか」「自分が決めることはあるか」の3つです。この順に答えます。

• 1ページ目に結論を置く：送金額・入居率・家賃の回収を先に書きます。サンプルの見出しは「今月の送金額は1,485,888円です。入居率は95.8%、家賃の回収率は100%でした」です
• 増減には理由を1文つける：送金額が前月と変わった月は、どの支払い・入金が理由かを書きます
• 修繕は「事実→提案→費用→判断の期限」で書く：サンプルの提案ページは、203号室について「家賃は下げずに、全戸のインターネット無料化を提案」「費用 月額 1戸あたり2,200円（税込）」「見込み 空室期間を1ヶ月短縮（約6.4万円）」「ご判断 11月20日までにご連絡ください」と並べています
• 言葉をオーナー向けにする：「原状回復」は「退去後の修理と清掃（原状回復）」のように言い添えます

すぐに使える例文です（部屋番号・金額は架空です）。

1. 今月の家賃はすべて期日内に入金されました。滞納はありません。
2. 108号室の10月分が未入金です。10月28日に督促し、11月5日に入金すると連絡を受けています。
3. 203号室は退去から1か月がたちました。今月の内見は2件で、1件は検討中です。
4. 305号室から、11月30日に退去するとの通知を受けました。立会いのあと、原状回復の見積りをお送りします。
5. 402号室の契約を2年で更新しました。更新料66,500円を今月の収入に計上しています。
6. 共用部の階段灯3か所をLEDに交換しました（19,800円）。電気代が月1,200円ほど下がる見込みです。
7. 外壁の北面に、ひび割れが2か所あります。広がる前の補修として、12月までの実施をご提案します。概算は15万円です。11月20日までにご判断ください。
8. ゴミ置き場に、分別されていないゴミが2回ありました。掲示で注意を呼びかけました。

建物の点検会社から届く点検報告書を添付するときは、指摘の件数と、急ぐものだけを本文に1行で書きます。点検会社に出してもらう報告書の型は、点検報告書の書き方を参考にしてください。

オーナー報告書でよくある失敗は？

毎月の作成を楽にする方法（ひな形・管理システム・作成を任せる）

オーナーの数が増えると、報告書の作成が月初の仕事を圧迫します。楽にする方法は3つあります。

ひな形を使う：書式がまだない会社や、作り直したい会社は、管理業務報告書・オーナー月次報告書のひな形（Excel）から始められます。この記事の記載項目の表と照らして、自社の契約で報告すると決めた項目が欄にあるかを確かめてから使ってください。

管理システムの帳票機能を使う：入出金や入居状況は、管理システムの帳票でそのまま出せる場合があります。増減の理由や修繕の提案のように、帳票にない文章は人が書き足します。

作成を任せる：おまかせレポートでは、管理システムから書き出したCSVと、修繕・巡回の写真を共有ドライブに入れるだけで、御社の書式のまま、オーナーごとの報告書を作ります。数字は人が元データと突き合わせて確かめます。コメントや提案は下書きとしてお出しし、管理会社が確認して、管理会社の名前でオーナーに出します。法令の要件の確認と、オーナーへの説明は御社で行っていただきます。料金は初期費用0円、基本料金が月額3万円（税別、5件まで）、6件目から1件 月5,000円です。オーナー40名の場合の料金の例は、賃貸管理会社向けのページに載せています。

今のオーナー報告書を1本お預かりして、同じ型で1回分を作る無料のお試しも受け付けています。外注するかどうかの考え方は、月次レポート・報告書の作成代行とはにまとめています。