スプレッドシートとGASで月次レポートを自動作成する手順：PDF・メールまで

スプレッドシートとGASで月次レポートを自動作成するとは、Google スプレッドシートにためた元データを関数で集計し、GAS（Google Apps Script）で毎月の報告書のファイル作り、PDF への変換、メールの下書きまでを決まった手順で動かすことです。数字を確かめる、所見を書く、メールを送る、の3つは人に残します。

先に結論を書きます。

• ファイルを「集計」（元データ・集計・説明のシート）と「報告書のひな形」に分ける。集計は QUERY 関数と SUMIFS に任せ、GAS は数字を運ぶだけにする
• GAS の処理は2回に分ける。月初に時間主導型トリガーで報告書を作って数字を入れ、所見を書いた後に手で実行して PDF の保存と下書きメールを作る。送信は人がする
• コードにシート名やセルの番地を書かず、名前付き範囲とファイルの ID で指す。集計に確認のセルを置き、合わないときは GAS を止める
• トリガーは作った人のアカウントで動き、失敗はメールで届く。担当が替わるときはトリガーを作り直す

方法の全体の比べ方は「月次報告書を自動作成する6つの方法を比較」、Excel で作る場合は「Excelで月次報告書を自動作成する手順」にあります。数字を毎日見るダッシュボードが目的なら、Looker Studio のほうが向きます（Looker Studio の構築代行を頼む前に読む記事）。

この記事は、月次レポートの作成代行と自動化（おまかせレポート）を提供している inovie株式会社 が書いています。GAS のコードは、Google の公式リファレンス（developers.google.com/apps-script、2026年11月3日に確認）に載っているクラスとメソッドだけで書き、名前と引数を1つずつ確かめましたが、実行はしていません。動作は Google の公式リファレンスで確かめた範囲です。使う前に、テスト用のファイルとフォルダで試してください。 作業時間は測っていないため、どれだけ減るかは書いていません。

スプレッドシートとGASで、月次レポートのどこまで自動にできる？

集計から PDF とメールの下書きまでは自動にできます。人に残るのは、元データの取り込み（CSV で受け取る場合）、数字の確認と所見、送信の3つです。

例にするのは、カスタマーサポートを受託する BPO の会社が委託元へ毎月出す月次業務報告書のサンプルです（全6ページ、社名と数字はすべて架空です）。元データは、コールセンターのシステム（CTI）から書き出す日別の CSV です。

GAS の処理を2回に分けているのは、所見を人が書くからです。数字が入った時点で PDF とメールまで進めると、所見のない報告書ができてしまいます。

作る前に何を決める？ファイルとシートの分け方

集計のファイルと、報告書のひな形を分ける

報告書を別のファイルにするのは、PDF にするときにファイルごと変換するからです。集計のシートが同じファイルにあると、それも PDF に入ります。グラフの元になる表は報告書のファイルの中に置き、PDF に出したくない表の置き場所は、テスト用のファイルで PDF を出して決めます。

シートとセルは「名前付き範囲」で指す

集計のシートとひな形の両方に、範囲を選んで［データ］→［名前付き範囲］で同じ名前を付けます。名前に使えるのは文字・数字・アンダースコアで、先頭に数字、空白、句読点は使えません（Google「セル範囲に名前を付ける」）。この記事では英字の名前にしています。

コードにシート名やセルの番地（C2 など）を書くと、枠を動かすたびにコードを直すことになります。名前で指しておけば、［名前付き範囲］の画面で範囲を選び直すだけで済み、JavaScript を読めない人でも直せます。

名前付き範囲を削除すると、その範囲を参照する数式は動かなくなります（同じヘルプ）。名前の一覧は説明のシートに書いておきます。

手順1：集計のシートはQUERY関数とSUMIFSでどう作る？

元データは1日1行で、下に足していく

元データのシートは、CTI から書き出す日別の CSV と同じ列にします。

CSV は、元データのシートを開いて［ファイル］→［インポート］を選び、読み込みのオプションで「現在のシートに行を追加する」を選ぶと、いちばん下の行の下に足されます（Google「データセットとスプレッドシートを読み込む」）。CSV に見出しの行があると、それも1行として足されるので、取り込んだら消します。

月ごとにシートを分けると集計の式も毎月増えるので、1枚のシートに下へ足していきます。

日別の表は QUERY 関数で作る

集計のシートに対象月のセルを1つ置き、target_month と名前を付けます（例：2026/10/1）。日別の対応件数は次の式で出します。

=QUERY(元データ!A:F, "select A, sum(D) where A >= date '"&TEXT(target_month,"yyyy-mm-dd")&"' and A < date '"&TEXT(EDATE(target_month,1),"yyyy-mm-dd")&"' group by A order by A", 1)

「対象月の1日以上、翌月の1日より前の行を選び、日付ごとに対応件数（D 列）を合計して並べる」という意味です。クエリの中では、列を A・B のような列の記号で、日付を date '2026-10-01' の形で書きます（Google「QUERY 関数」、クエリ言語のリファレンス）。対象月のセルは、TEXT 関数で 2026-10-01 の形の文字にしてからクエリに組み込んでいます。TEXT の mm は、時・秒と一緒に使わなければ月を表します（TEXT）。

結果は見出しの1行と、日付ごとの行です。名前付き範囲 daily は、見出しを除いた31行に付けます。30日までの月は、最後の行が空になります。

この31行が、サンプル3ページ目の棒グラフの元になります。いちばん多い日（13日の911件）は MAX 関数で出せます。一方で「セール明け」「シフトを2名増やした」は元データにないので、人が書きます。

4ページ目の問い合わせの内訳（名前付き範囲 breakdown）は、問い合わせ管理ツールの書き出しを別の元データのシートに取り込み、同じように QUERY で分類ごとに数えます。分類は、生成AIの下書きを担当者が確かめたものを使います。

月の合計は SUMIFS で出す

対応件数の月の合計は、次の式で出します（SUMIFS、EDATE）。

=SUMIFS(元データ!D:D, 元データ!A:A, ">="&target_month, 元データ!A:A, "<"&EDATE(target_month,1))

応答率は応答数の合計 ÷ 入電数の合計、平均処理時間は処理時間の合計 ÷ 対応件数で出します。直近6か月の推移は、target_month を EDATE で1か月ずつずらした6行の表にすると、表の大きさが毎月変わらず、グラフの範囲も直さずに済みます。

ピボットテーブル（［挿入］→［ピボット テーブル］）でも集計でき、元のデータを変えると更新されます（Google「ピボット テーブルを作成、使用する」）。ただ、分類が増えると行の数や並びが変わるので、報告書の枠に運ぶ数字は QUERY と SUMIFS で作り、ピボットテーブルは中身を確かめる用に使います。

確認のセルを置き、合わないときは GAS を止める

集計のシートに次の2つを確かめる式を置き、両方を満たすと TRUE になるセルに ready と名前を付けます。

• 月末の日付の行が、元データにちょうど1行ある：=COUNTIF(元データ!A:A, EOMONTH(target_month,0))=1。0なら取り込み前、2なら同じ月を二重に取り込んでいます
• QUERY で出した日別の合計と、SUMIFS で出した月の合計が同じ

GAS は、ready が TRUE でなければ止まるように書きます（手順2）。2つめの確認を置く理由は、後の「壊れやすいところ」で説明します。

手順2：GASで、毎月の報告書を複製して数字を入れるには？

集計のファイルを開き、［拡張機能］→［Apps Script］でエディタを開きます。ここで作ったスクリプトはファイルに結び付き（コンテナ バインド スクリプト）、ドライブの一覧には出てきません（Google「Container-bound Scripts」）。

次のコードを貼り、先頭の3つの ID を自分のファイルとフォルダのものに書き換えます。ID は、URL の「/d/」の後ろ（フォルダは「/folders/」の後ろ）の文字列です。

// 集計のファイルの Apps Script に書く
const SOURCE_ID = '集計のファイルのID';
const TEMPLATE_ID = '報告書のひな形のファイルのID';
const FOLDER_ID = '保存先のフォルダのID';
const RANGES = ['target_month', 'kpi', 'trend', 'daily', 'breakdown', 'quality']; // 集計とひな形に同じ名前で作る

function makeMonthlyReport() {
  const now = new Date();
  const month = new Date(now.getFullYear(), now.getMonth() - 1, 1); // 先月の1日
  const label = Utilities.formatDate(month, Session.getScriptTimeZone(), 'yyyy-MM');
  const props = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (props.getProperty('REPORT_MONTH') === label) throw new Error(label + ' の報告書はもう作ってあります');

  const src = SpreadsheetApp.openById(SOURCE_ID);
  src.getRangeByName('target_month').setValue(month); // 集計の対象月を先月にする
  SpreadsheetApp.flush();
  if (src.getRangeByName('ready').getValue() !== true) throw new Error('集計の確認のセル ready が TRUE ではありません');

  const copy = DriveApp.getFileById(TEMPLATE_ID).makeCopy(label + '_月次業務報告書', DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID));
  const dst = SpreadsheetApp.openById(copy.getId());
  for (const name of RANGES) {
    const from = src.getRangeByName(name);
    const to = dst.getRangeByName(name);
    if (!from || !to) throw new Error('名前付き範囲がありません：' + name);
    to.setValues(from.getValues());
  }
  props.setProperty('REPORT_MONTH', label);
  props.setProperty('REPORT_ID', copy.getId());
}

上から順に、次のことをしています。

• 前の月の1日を対象月にし、「2026-10」のようなラベルを作る（Utilities.formatDate）
• 作った月をスクリプト プロパティに記録しておき、同じ月なら止める（2回作らないため）
• 集計の target_month を書き換え、SpreadsheetApp.flush() で反映してから、確認のセル ready を見る
• ひな形を makeCopy で複製し、名前付き範囲ごとに getValues で読んで setValues で書き込む。範囲がないと getRangeByName は null を返すので、名前を出して止める

setValues は、書き込む先の範囲と同じ大きさの2次元配列を求めます（Google「Class Range」）。集計とひな形で、同じ名前の範囲の行数と列数をそろえておきます。書き込むのは値だけなので、％や桁区切りの表示形式はひな形のセルに付けておきます。

最初の1回は、エディタで makeMonthlyReport を選んで手で実行し、表示される画面でアクセスを許可します。トリガーから動くときは許可の画面を出せないためです。あとから Gmail を使う関数を足したときも、もう一度手で実行して許可します（Google「Troubleshooting」）。

試すときは、集計とひな形のコピーと空のフォルダを作り、その ID で動かします。できた報告書の数字が集計と同じか、グラフが新しいファイルの数字を指しているかを見ます。

タイムゾーンをそろえる

スクリプトのタイムゾーン（エディタの左の［プロジェクト設定］）と、スプレッドシートのタイムゾーン（［ファイル］→［設定］）を、どちらも日本時間にそろえます（Google「プロジェクト」、スプレッドシートの地域と計算の設定）。公式リファレンスにも、2つのタイムゾーンの違いはスクリプトのバグのよくある原因だと書かれています（Class Session）。ずれていると、対象月のセルに入る日付がずれることがあります。

手順3：PDFにしてドライブに保存し、下書きメールを作るには？

報告書に数字が入ったら、担当者が数字を元データと突き合わせ、各ページの見出しと所見を書きます。

サンプル5ページ目の折れ線は、名前付き範囲 quality の6か月分の数字から GAS が埋められます。右の「改善の理由」（回答テンプレートの整備、9月の新人の配属）は、元データからは出てきません。所見の下書きを生成AIに頼む方法は「生成AIでレポートの所見を下書きする方法」にまとめています。

所見を書き終えたら、次の2つの関数を使います。どちらも手順2と同じエディタに書き足します（FOLDER_ID などの定数を共有するため）。まず、報告書を PDF にして保存先のフォルダに置く関数です。

// 手順2の makeMonthlyReport が記録したファイルを PDF にして、保存先のフォルダに置く
function savePdf() {
  const props = PropertiesService.getScriptProperties();
  const label = props.getProperty('REPORT_MONTH');
  const report = DriveApp.getFileById(props.getProperty('REPORT_ID'));
  const pdf = report.getAs(MimeType.PDF).setName(label + '_月次業務報告書.pdf');
  return DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID).createFile(pdf);
}

次に、決まった宛先に、PDF を添付したメールの下書きを作る関数です。

// 所見を書き終えたら、エディタでこの関数を選んで実行する。送信はしない
const TO = '[email protected]'; // 委託元の担当者のアドレス

function createDraft() {
  const label = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('REPORT_MONTH');
  const pdf = savePdf(); // PDF をフォルダに保存してから添付する
  const subject = '【月次業務報告書】' + label + ' 分のご報告';
  const body = [
    'ご担当者様',
    '',
    label + ' 分の月次業務報告書を添付いたします。',
    'ご確認のほど、よろしくお願いいたします。',
  ].join('\n');
  GmailApp.createDraft(TO, subject, body, { attachments: [pdf.getBlob()] });
}

createDraft を実行すると、中で savePdf も呼ばれ、PDF の保存と下書きの作成が1回で終わります。

• savePdf は、手順2で記録したファイルの ID から報告書を開くので、担当者が報告書のファイル名を変えても動きます
• getAs は、ファイルを指定した形式に変換します。引数は変換先の形式だけで、用紙の向きや余白を指定する引数はありません（Google「Class File」）。最初の数か月は、できた PDF を必ず開いて、ページの切れ方とグラフを確かめます
• GmailApp.createDraft は、4つ目の引数の attachments で添付できます。公式の例も、ドライブのファイルを PDF にして添付しています（Google「Class GmailApp」）

GmailApp には送信する sendEmail もありますが、宛先・添付・本文を人が見てから送るため、下書きにとどめます。下書きは、関数を実行した人の Gmail の［下書き］に入ります。

手順4：時間主導型トリガーの設定と、止まったときの気づき方

トリガーを作る

makeMonthlyReport を毎月決まった日に動かすには、時間主導型トリガーを作ります。画面で作るときは、エディタの左の［トリガー］を開き、右下の［トリガーを追加］から、実行する関数に makeMonthlyReport を選び、時間主導型で毎月の日と時刻を指定して［保存］します（Google「インストール可能なトリガー」）。

コードで作る場合は、次の関数を1回だけ実行します。

// 1回だけ実行する。毎月3日の9時台に makeMonthlyReport を動かす
function createTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('makeMonthlyReport').timeBased().onMonthDay(3).atHour(9).create();
}

実行するたびにトリガーが1つずつ増えるので、［トリガー］の画面で1つだけになっているかを見ます。日にちは、元データがそろう日より後にします（この例では、CSV を2日までに取り込む前提で3日）。時刻は多少ずれ、9時に設定すると9時から10時のあいだで動きます（同じページ）。

止まったときは、どこで気づく？

インストール可能なトリガーで動いた関数が失敗しても、画面にエラーは出ません。代わりに、次のような場所で気づきます。

通知の頻度は、トリガーが有効なあいだは変えられます（同じページ）。締め日に間に合う頻度を選び、だれがそのメールを見るかを決めておきます。いちばん確実な目印はフォルダの中の報告書なので、毎月の手順に「4日の朝にフォルダを見る」を入れます。

また、トリガーは作った人のアカウントで動き、ほかのアカウントからは見えません（同じページ）。どのアカウントで作ったかを説明のシートに書いておきます。

上限は公式の割り当てページで確かめる

主な上限は次のとおりです（Google「Google サービスの割り当て」、2026年11月3日に確認）。上限は予告なく変わることがあります。

上限を超えると例外になり、実行はそこで止まります。委託元ごとに繰り返す形に広げるときは、6分に収まるかをテスト用のファイルで確かめます。

壊れやすいところは？列の追加・シート名・持ち主の退職

作った直後は動いていても、数か月後に止まったり、止まらずに違う数字を出したりします。気をつけたいのは後者です。エラーにならないので、だれも気づかないまま委託元に届くおそれがあります。

作った人が抜けても回るように

ファイルは、担当者の個人のアカウントではなく会社のアカウントで作ります。共有ドライブのファイルはチームが所有し、作ったメンバーのアカウントが削除されても残ります（Google「共有ドライブとは」）。ただし、この記事のコードで使う DriveApp の公式リファレンスは、共有ドライブには高度なドライブ サービスを使うよう案内しています（Google「Class DriveApp」）。共有ドライブに置くなら、テスト用のフォルダで動くかを確かめてから使います。

トリガーは作り直しが要ります。引き継ぐ人が自分のアカウントで makeMonthlyReport を一度手で実行して許可し、トリガーを作ります。元の担当者のトリガーは、その人が script.google.com の［マイ トリガー］から削除します。両方残すと同じ月に2回動きます（2回目は「もう作ってあります」で止まります）。外注先から仕組みを受け取るときの持ち主の確かめ方は、「レポートの自動化を外注する：仕組みごと納品してもらうときの確認項目」にまとめています。

説明のシートに書くこと

集計のファイルの先頭に説明のシートを置き、次の担当者がそれだけ読めば1か月分を回せるようにします。

• 毎月の手順：2日までに CSV を取り込む、4日の朝に報告書を見る、所見を書いたら createDraft を実行する、下書きを確かめて送る
• ファイルとフォルダの ID、名前付き範囲の一覧、元データの列の一覧と「列は右端に足す」
• トリガーを作ったアカウントと、通知メールを見る人
• 止まったとき：通知メール →［実行］のログ → 今月分は手で作って出す → 原因を直す

自分で作るのが難しいときは？仕組みづくりを頼む・作成を任せる

名前付き範囲の設計、確認のセル、トリガーの持ち主まで含めると、最初に決めることは多くあります。社内に JavaScript を読める人がいない、作った人が異動したら止まりそう、という場合は、次の2つの頼み方があります（おまかせレポートはどちらも受けています）。

• 自動化の仕組みづくりを頼む：個別見積りです。御社のスプレッドシートとアカウントで動く仕組みを作り、手順書と一緒に仕組みごと納品します（月額の保守はありません）。毎月の CSV の取り込み、確認と所見、送信は社内に残ります
• 作成そのものを任せる：初期費用0円、基本料金 月額3万円（税別、5件まで）、6件目から1件 月5,000円、最低契約期間6ヶ月（7ヶ月目から1ヶ月単位で解約可）です。データを共有ドライブに入れていただくだけで、御社の型のまま作ります。所見は下書きとしてお出しし、御社が確かめて御社の名前で出します

頼む前に、今の報告書を宛先・件数・元データ・締め日で書き出しておくと、依頼の内容を伝えやすくなります。書き出す用紙として、レポート作成・自動化の依頼シート（Excel・無料）を用意しています。

BPO・業務委託の会社の、委託元ごとの月次業務報告は、BPO・業務委託の月次報告書の作成代行で、扱える報告書と料金の例を載せています。

おまかせレポートでは、今の報告書を1本お預かりして、同じ型で1回分を作る無料のお試しを受け付けています。スプレッドシートと GAS で動く仕組みを作って受け取りたい場合の相談も、同じフォームから受け付けています。