オーナー報告書の作成を外注する：任せられる範囲と、管理会社に残す確認

オーナー報告書の外注とは、賃貸管理会社がオーナーに毎月送る報告書（収支と送金額、入居状況、修繕や入居者対応の記録など）を作る作業を、外部に任せることです。外に任せるのは「作成」までにして、数字の最終確認、オーナーへの送付と説明は管理会社に残します。

先に結論を書きます。

• 任せやすいのは、データから毎月同じ手順で作る部分です。 集計、収支表・入居状況の図・グラフ、オーナーごとの報告書への流し込み、文の下書き、元データとの数字の突き合わせです
• 管理会社に残すのは、お金と判断とオーナーとのやりとりです。 入金の照合と送金（振込）、提案の中身、最終確認、管理会社の名前での送付、オーナーへの説明は外に出しません
• 渡すデータは4種類とメモが基本です。 入出金、入居状況、修繕・クレームの記録、巡回の写真とチェック表、それに予定と提案のメモ。入居者の氏名や連絡先は外し、部屋番号で区別します
• 始める前に、管理会社の側で契約と法令を確かめます。 外に頼んでよいかの判断は、この記事では書きません

報告書そのものの書き方（記載項目と記入例）は、柱の記事「オーナー報告書（管理業務報告書）の作り方」にまとめています。この記事は、その報告書づくりを外に出すときの範囲・流れ・確認に絞ります。

この記事は、レポート作成代行（おまかせレポート）を提供している inovie株式会社 が書いています。法令と国土交通省の資料は、2026年11月3日に原文で確かめた事実だけを引用しています。報告書づくりを外に頼むことが法令や契約の上でどう扱われるかの判断は書いていません。サンプルの会社名・数字はすべて架空です。

オーナー報告書の作成は、どこまで外に任せられる？

毎月の報告書づくりを工程に分けると、外に任せやすい工程と、管理会社に残す工程がはっきり分かれます。おまかせレポートは「こちらで作り、管理会社が確認して、管理会社の名前で出す」形でお受けしています。その前提での分担です。

数字の確認を2回に分けるのは、照らす相手が違うからです。外注先が確かめられるのは、受け取ったCSVと報告書の数字が合っているかまでです。CSVの書き出しに漏れがないか、送金額が実際に振り込んだ額と同じかは、振込の記録を持っている管理会社にしか確かめられません。

文の下書きも、同じ考え方で分けます。「203号室の原状回復88,000円の支払いで、送金額が前月より減った」のように記録から書ける文は、外注先が下書きできます。一方で「家賃は下げずに、インターネット無料化を提案する」といった判断は、物件とオーナーを知っている管理会社が決めます。外注先は、決まった内容を報告書の体裁に整えます。

外注先から届くのは、管理会社が確認する前の報告書です。宛名と物件の取り違えがないか、オーナーに書いてよい内容かを最後に見るのは管理会社です。

外に頼む前に、管理会社で確かめておくことは？

法令と標準契約書に書かれている事実

賃貸住宅の管理業務等の適正化に関する法律（賃貸住宅管理業法）には、オーナーへの報告と秘密について、次の条文があります（2026年11月3日に e-Gov で確認）。

• 第20条（委託者への定期報告）：「賃貸住宅管理業者は、管理業務の実施状況その他の国土交通省令で定める事項について、国土交通省令で定めるところにより、定期的に、委託者に報告しなければならない。」
• 第21条第1項（秘密を守る義務）：「賃貸住宅管理業者は、正当な理由がある場合でなければ、その業務上取り扱ったことについて知り得た秘密を他に漏らしてはならない。賃貸住宅管理業を営まなくなった後においても、同様とする。」

国土交通省の賃貸住宅標準管理受託契約書では、オーナーへの定期報告の内容と頻度を頭書（8）に書き、それに従って報告する形になっています（第15条）。同じ資料の「作成にあたっての注意点」は、報告すべき事項として「家賃等の収受状況等」「維持保全の実施状況」「建物・設備の法定点検等の状況」「入居者等からのクレーム対応」の4種程度を挙げています。「コメント」は第15条の報告の頻度の例として、「毎月の家賃の受領については毎月、建物・設備の維持管理状況について四半期ごとに報告すること」を挙げています。第19条では、オーナーと管理業者が個人情報保護法などを守るよう、互いに協力すると定めています。

この記事で書かないこと

報告書づくりを外部に手伝ってもらうことが、法令や管理受託契約の上でどう扱われるか、問題が起きたときに誰が責任を負うかは、この記事では書きません。管理会社で判断し、必要に応じて顧問の弁護士などの専門家に確かめてください。

判断の材料として、次の3つを社内でそろえておくと、相談と見積りが進めやすくなります。

1. オーナーとの管理受託契約：頭書（8）などで、報告の内容と頻度をどう決めているか。オーナーごとに違うか
2. 秘密と個人情報の扱い：契約の条項と、自社の個人情報の取扱いの決まり
3. 外注先と結ぶ約束：秘密保持契約、再委託、データの保管と削除、生成AIの扱い、事故のときの連絡

外注先には何を渡す？データの種類と渡し方

毎月渡すもの

入出金の数字は、送金明細書にも、月次の報告書の収支のページにも使います。同じCSVから両方を作れば、2か所で数字が食い違いません。送金明細書の項目と差引送金額の計算は「送金明細書の書き方」に、巡回の写真の撮り方は「巡回報告書の書き方」にまとめています。

最初の1回だけ渡すもの

• 今の報告書の実物（オーナー1名分・1か月分）と、書式のファイル（Excel・Word・PowerPointなど）
• ロゴと、言い回しの決まり（入居者の呼び方、敬語の度合いなど）
• オーナーと物件の一覧（オーナーごとに出す項目が違えば、その違い）
• 推移のグラフを載せるなら、過去12か月の送金額と入居率

渡し方と、渡すデータの減らし方

委託先ごとのフォルダを共有ドライブに作り、相手の担当者のアカウントに閲覧だけの権限で共有するのが基本です。元データ、部屋番号と氏名の対応表、ほかのオーナーのデータは、共有しないフォルダに置きます。おまかせレポートでは、管理システムのCSVと写真を共有ドライブに入れていただくだけで作成します。写真はスマホで撮ったまま、ファイル名はバラバラで構いません。

入居者台帳から外せる列の例、パスワード付きZIPをメールで送る方式を避ける理由、委託先に確かめる6つの項目は「レポート作成を外注するときのセキュリティ」にまとめています。

実物で見る：外に任せるページと、管理会社が確かめるところ

おまかせレポートで作った、賃貸管理のオーナー月次報告書のサンプル（全7ページ）で分担を見ます。架空の管理会社（株式会社みどり住宅管理）が、24戸の賃貸マンション「コーポ北町」のオーナーに送る10月分です。社名・数字はすべて架空です。

表紙と各ページの右上に入るのは、管理会社の名前とロゴだけです。外注先の名前は、どこにも入りません。

推移のグラフは、データがそろえば毎月同じ手順で作れるので、外に任せやすいページです。下の注記は記録から下書きできますが、「3月は退去が2件重なり」のような理由が事実どおりかは、管理会社が確かめます。

提案のページは、中身を決めるのが管理会社、体裁を整えるのが外注先です。サンプルでは、203号室について「家賃は下げずに、全戸のインターネット無料化を提案」「費用 月額1戸あたり2,200円（税込）」「見込み 空室期間を1ヶ月短縮（約6.4万円）」「ご判断 11月20日までにご連絡ください」と並べています。この費用と見込みは、担当者が業者の見積りや募集の状況から決めるものです。

全7ページはオーナー報告書のサンプル（賃貸管理の月次報告書）で見られます。

毎月の確認で見るところ

届いた報告書は、次の8点を決めて見ます。

1. 宛名・物件名・対象月が、そのオーナーのものか
2. 送金額が、実際に振り込んだ額と同じか
3. 管理手数料の料率と計算の元が、契約どおりか
4. 修繕費などの支出が、請求書の金額と同じか
5. 入居・空室・退去予定が、月末時点の状態か
6. 増減の理由と対応の説明が、事実どおりか
7. 入居者の個人の事情など、オーナーに伝えないと決めたことが書かれていないか
8. 提案の費用・見込み・判断の期限が、担当者の決めた内容か

直す点があれば、外注先に返して直してもらいます。どこを直したかを書き残して外注先と共有しておくと、翌月の作成に反映できます。

頼む前のチェックリスト

外注先に相談する前に、次の12項目を社内で決めておきます。

用意するもの

1. 今の報告書の実物（オーナー1名分・1か月分）と、書式のファイル
2. 毎月の報告書の本数（オーナーの数。物件ごとに分けるか、オーナーごとにまとめるか）
3. 管理システムから書き出せるデータの種類と、書き出す人
4. 修繕・クレームの記録の置き場所（システム、Excel、紙、メール）
5. 巡回のチェック表と写真の置き場所

決めること

6. 書式：今の書式のまま任せるか、作り直すか。書式がまだない、オーナーごとにばらばら、という場合は先に1つに決めます。管理業務報告書・オーナー月次報告書のひな形（Excel）を元にしても構いません
7. 日程：締め日、データを入れる日、報告書が届く日、確認する日、オーナーに送る日
8. 任せる範囲：送金明細書も作るか、文の下書きをどこまで頼むか、年1回の管理業務報告書も頼むか
9. 確認する人：毎月の確認を誰がするか。担当者が休んだときに代わりに見る人
10. 外に出さない情報：外す列と、部屋番号への置き換え方

管理会社で確かめること

11. 管理受託契約で決めた報告の内容と頻度、秘密と個人情報の条項
12. 外注先との秘密保持契約、データの保管と削除、最低契約期間と解約の条件

1〜5は、レポート作成・自動化の依頼シート（Excel・無料）に書き出すと、相談のときにそのまま使えます。

おまかせレポートに頼む場合の料金は？

おまかせレポートのレポート作成代行は、初期費用0円、基本料金が月額30,000円（税別、5件まで）、6件目からは1件につき月5,000円です。オーナー1名に毎月1本の報告書を送る場合を1件として計算すると、次のようになります（賃貸管理会社向けのページの料金の例と同じ数え方です）。

最低契約期間は6ヶ月で、7ヶ月目から1ヶ月単位で解約できます。

お引き受けするのは報告書の作成だけです。御社のテンプレートとトンマナ（書式・色・言い回し）をそのまま再現し、AIと人で作ったうえで、人が元データと数字を突き合わせて確かめます。増減の理由や対応の説明は下書きとしてお出しし、御社が確認して、御社の名前でオーナーに出していただきます。入金の確認、送金（振込）、オーナーへの説明は御社で行ってください。

入居者の情報を社外に出せない場合は、「レポート自動化」（個別見積り）で、御社の環境で報告書が自動で出る仕組みを作り、手順書と一緒に仕組みごと納品する方法もあります。月額の保守はありません。

外注するかどうかの考え方と、ほかの頼み先との違いは「月次レポート・報告書の作成代行とは」にまとめています。今のオーナー報告書を1本お預かりして、同じ型で1回分を作る無料のお試しから始められます。