清掃報告書の書き方：日常清掃・定期清掃の記入例と写真の撮り方

清掃報告書とは、清掃会社やビルメンテナンスの会社が、行った清掃の内容と結果を、建物のオーナーや管理会社に伝える書類です。お客様が知りたいのは「頼んだ清掃をしたか」「できなかった作業はあるか」「きれいになったか」「次に何をすればいいか」の4つです。日常清掃の報告は場所ごとの実施の記録を、定期清掃の報告は作業の中身と作業前・作業後の写真を中心に書くと、この4つに答えられます。

この記事では、清掃報告書のテンプレートの記入例と同じ架空のビル「北町第一ビル」を使って、日常清掃と定期清掃の報告の違い、作業の書き方、写真の撮り方、気づいた点と次回のご提案の例文を説明します。会社名・物件名・数字はすべて架空です。

退去後の空室の清掃のように、頼まれて1回だけ行う清掃の報告は「作業報告書の書き方」の記入例3が近い形です。貯水槽・排水槽のように法令で方法が決まっている設備の清掃の記録や、役所に出す書類は、この記事では扱いません。

清掃報告書とは？日常清掃と定期清掃で中身はどう違う？

清掃には、毎日くり返す日常清掃と、月1回・年1回などの周期で行う定期清掃があります。国土交通省が官庁施設の保全業務の標準として定める建築保全業務共通仕様書（令和5年版）の第4編「清掃」では、次のように分けています（1.1.2 用語の定義）。

• 日常清掃：1日単位の短い周期で、日常的に行う清掃
• 定期清掃：週・月・年単位の周期で、定期的に行う清掃
• 日常巡回清掃：1日1回の日常清掃のあと、巡回しながら部分的な汚れを取り、ごみを集める作業

同じ仕様書の廊下・エレベーターホールの表（表2.2.4）では、日常清掃として床の除塵・水拭き、ごみの収集、手すりの拭きを「1D」（毎日）に、定期清掃として床の洗浄を「1M」（毎月）、窓ガラスの洗浄を「2M」（2か月ごと）、照明器具（蛍光灯）の拭きを「1Y」（毎年）に置いています。官庁施設のための標準ですが、民間の建物でも、作業の名前と周期を書くときの参考になります。

作業の周期が違うので、報告書で伝えることも変わります。

日常清掃の報告の単位は、お客様との契約で決めます。この記事では、1か月分をまとめる形を例にしています。

日常清掃の報告の記入例（北町第一ビル 10月分）

北町第一ビルの共用部の日常清掃を、1か月分まとめて報告する例です。作業は平日（10月12日のスポーツの日を除く）の21日、8:00〜10:00、株式会社みなと設備サービスの清掃担当1名です。

気づいた点の欄には、次のように書きます。

• 1F エントランスの玄関マットの下に、砂がたまっている日が多くありました。10月15日の定期清掃のご報告でご提案した、玄関マットの交換とあわせてご検討ください。
• 3F 給湯室の排水口のぬめりについて、日常清掃の作業に排水口の洗浄を加えるかを、ご相談させてください。

日常清掃の報告は、毎日同じ作業が並ぶので、すべて「実施」で埋まりがちです。お客様が知りたいのは、できなかった日があったか、その理由は何か、毎日見ていて気づいたことは何か、です。実施を「20/21日」のように日数で書くと、できなかった日がひと目でわかります。定期清掃の日と重なった日のように、別の報告書に書いた作業は、どちらの報告に書いたかを備考に残します。

清掃報告書は、お客様の記録としても残る

共通仕様書は、清掃が終わったら、指定された書類（日常・定期作業実施報告書など）で施設管理担当者に報告し、職員の依頼でやむを得ず清掃を省略した場所は、その旨を報告書に書くとしています（第4編 1.1.9）。

民間のビルでは、建築物における衛生的環境の確保に関する法律（ビル管理法）も関係します。この法律の「特定建築物」は、事務所や店舗などに使う部分の延べ面積が3,000㎡以上の建築物などです（施行令 第1条）。特定建築物の掃除は、日常行うもののほか、大掃除を6か月以内ごとに1回、定期に、統一的に行うものとされています（施行規則 第4条の5）。また、所有者などは、清掃などの状況を記載した帳簿書類を備え、5年間保存することになっています（同 第20条）。厚生労働省の「建築物環境衛生管理基準について」にも、清掃の基準がまとめられています。

お客様の建物が特定建築物に当たるか、清掃報告書をどう記録として残すかは、建物ごとにお客様が決めることです。清掃会社の側では、日付・場所・作業・実施の有無が、あとから読んでもわかる形で出しておくと、お客様が記録を整理しやすくなります。

清掃報告書に入れる項目は？

定期清掃の報告書に入れる項目は、テンプレートの記入例（北町第一ビルの2026年10月14日の定期清掃）で見ると、次の画像のとおりです。

テンプレートには「使った洗剤・機材」の専用の欄はありません。書くときは、作業の表の備考か、気づいた点の欄に「使用資機材：…」と1行足します。

いちばん抜けやすいのは、しなかった作業の行と、気づいた点です。ここからは、書き方に迷いやすい作業の内容、写真、気づいた点を順に見ていきます。

作業の内容はどう書く？場所・作業・洗剤と機材・実施の有無

作業の内容は、契約の仕様書（作業の一覧）に書かれた作業を、場所ごとに1行ずつ並べます。1行には次の4つを入れます。

1. 場所：階と場所の名前。「1F 共用廊下」「各階 給湯室」のように、仕様書と同じ呼び方にする
2. 作業：作業の名前と、回数や範囲。「床の洗浄・ワックス塗布（2回塗り）」
3. 実施：した作業は「〇」、しなかった作業は「－」。行は消さない
4. 備考：しなかった理由、写真の番号、気づいたこと

作業の書き方の例文

「清掃」「済」だけでは、どの作業をしたのかがわかりません。床なら、除塵（ほこりを取る）、水拭き、洗浄、ワックス塗布、剥離洗浄（古いワックスをはがして塗り直す）のどれをしたかで、仕上がりも費用も変わります。作業の名前は、仕様書の言葉にそろえます。

文で書く欄があるときは、手順の順に書くと伝わります。

1F 共用廊下の床を、表面洗浄用の洗剤と床磨き機で洗い、汚れた水を吸い取って水拭きしたあと、樹脂ワックスを2回塗りました。

使った洗剤・機材と回数

床の洗浄やワックス、カーペットのしみ取りのように、仕上げ材に薬剤を使う作業は、洗剤やワックスの種類と、塗った回数を書いておきます。床の傷みやワックスのはがれを相談するとき、前回なにを使ったかを確かめられます。共通仕様書では、清掃に使う資機材は、あらかじめ施設管理担当者の承諾を受けることになっています（第4編 1.1.11）。

ワックスの回数は契約の仕様で決まります。共通仕様書の弾性床（ビニル床タイルなど）の例では、表面洗浄のあとのワックス（樹脂床維持剤）は原則1回、古いワックスをはがす剥離洗浄のあとは特記がなければ3回です（表2.1.1）。記入例の「2回塗り」は、北町第一ビルの契約（架空）に合わせた回数です。報告書には、仕様と同じ回数を塗ったことがわかるように書きます。

しなかった作業は、理由を添えて残す

共通仕様書では、家具や什器があって清掃できない部分、通電中の機器の近くなど清掃が危険な部分、執務中で施設管理担当者から指示を受けた場所は、清掃を省略できるとしています（第4編 1.1.4）。しなかった作業は、理由ごとに次のように書きます。

一部だけした作業は「〇」にして、しなかった範囲を備考に書きます。次にいつするかが決まっていれば、日付まで書きます。

作業前・作業後の写真はどう撮る？

定期清掃の報告で、お客様が最初に見るのは写真です。前後の違いが伝わるかどうかは、撮り方で決まります。

• 同じ位置に立ち、同じ向き・同じ高さで撮る：廊下なら端に立ち、奥に向けて撮ると、床全体のくすみやつやの違いが写ります。立つ位置は、床の目地や扉の位置で覚えておきます
• 目印を入れる：消火栓の表示灯、奥の窓、部屋の扉など、作業で変わらないものを入れると、同じ場所だとわかります
• 作業前は、養生や物の移動の前に撮る：記入例では、作業前を8:45、作業後を15:10に撮っています
• 作業後は、片付けを終えてから撮る：養生のシートや機材が写っていると、仕上がりが見えません
• 床のつやは、照明や窓の光が床に映る向きで撮る：洗浄とワックスの違いは、光の映り込みで伝わります
• 落ちなかった汚れや傷みは、寄りの写真を足す：しみ、床材の欠け、ワックスのはがれは、引きの写真ではわかりません。大きさが大事なものは、メジャーを当てて撮ります
• 撮影の日時を残す：スマホやカメラの日時を合わせておき、写真の下に撮影日時を書きます

日常清掃では、毎日の写真は要りません。飲み物のこぼれ、落書き、水漏れの跡のような汚れや、設備の不具合に気づいたときに、場所がわかる引きと、状態がわかる寄りの2枚を撮ります。

場所ごとの写真を多く並べたいときは、写真報告書のテンプレート（Excel）が使えます。Excel の枠に写真をそろえて貼る手順や、PDF にしたときに写真が切れるときの直し方は「Excelで写真付き報告書を作る方法」にまとめています。

気づいた点・次回のご提案はどう書く？例文（悪い例→良い例）

気づいた点は、お客様が次に何をするかを決めるための欄です。「場所」「見たこと」「原因（わかる範囲で）」「おすすめ（何を・いつ）」の順に書くと、抜けがなくなります。

清掃は点検ではありません。設備が故障しているか、交換が要るかの判断は書かず、見たことを書いて、点検や設備の担当へのお伝えをおすすめします。

次の表の良い例のうち「記入例」と付けたものは、テンプレートの記入例（北町第一ビル）の文です。それ以外は、場所や数を実際に合わせて書き換えて使う例文です。

床の摩耗・ワックスのはがれ

床の傷みは、毎月少しずつ進みます。前回からの変化（「先月より広がった」「今月は変わりなし」）を書くと、剥離洗浄や床材の張り替えの時期を、お客様が判断しやすくなります。

排水口のぬめり・詰まり

したこと（洗浄した、ごみを取り除いた）と、まだ残っていること（日常清掃の作業に入っていない、排水管の中は見ていない）を分けて書きます。

設備の不具合に気づいたとき

点検の結果を伝える所見の書き方と例文は「点検報告書の書き方」にまとめています。清掃の報告書では、見たことと場所を正確に書き、判断は点検に任せます。

次回の予定・お客様へのお願い

お願いは、誰が、いつまでに、何をすればいいかがわかるように書きます。

清掃報告書でよくある失敗は？

清掃報告書の作成を楽にするには？

物件が数件のうちは、テンプレートで型を決めて、写真とメモを入れていくのがいちばん早い方法です。物件が増えると、現場のチェック表から実施日数を数え、作業前と作業後の写真を探して組にし、気づいた点を清書する作業を、物件ごとに毎月くり返すことになります。

おまかせレポートでは、現場の写真、チェック表、作業のメモを共有ドライブに入れるか送っていただくだけで、御社の書式のまま清掃報告書を作ります。写真はスマホで撮ったまま、ファイル名はバラバラで構いません。実施日数や日付は、人がチェック表と突き合わせて確かめます。気づいた点・次回のご提案は現場のメモから下書きし、御社で内容を確かめてから、御社の名前でお客様に出していただきます。料金は初期費用0円、基本料金が月額3万円（税別、5件まで）、6件目から1件 月5,000円です。

同じ北町第一ビルの10月の定期点検報告書（全6ページ）は点検報告書の実物サンプルで、ビルメンテナンス・清掃の会社向けの料金の例はビルメンテナンス・設備点検の報告書の作成代行で見られます。

今お使いの清掃報告書を1件分お預かりして、同じ型で作る無料のお試しも受け付けています。届いた報告書を見てから、任せるかどうかを決められます。